Як виписати рахунок на оплату Як виставити рахунок на оплату від ІП: докладна інструкція Зразок заповнення рахунку

Часто до накладної або до договору прикладається рахунок на оплату - дуже специфічний документ, який одночасно здатний відігравати істотну роль у вчиненні правочину, але при цьому не є документальним підтвердженням витрат з метою бухгалтерського обліку. Однак цей документ практично завжди присутній у ділових відносинах, а тому вимагає правильного складання та своєчасного виконання.

Що це за документ

Основна мета цього документа в тому, щоб повідомити одну із сторін угоди про необхідність провести перерахування коштів у рахунок майбутніх робіт, послуг або постачання активів та продукції, або про оплату вже скоєної операції. Рахунок на оплату завжди виставляється продавцем покупцю та підлягає обов'язковій оплаті. Зазвичай оплата за цим документом провадиться у безготівковій формі, але це нічим не регламентовано. Тому рахунок може використовуватись і для готівкових розрахунків.

Форма цього документа, порядок його складання та зміст не регулюються законодавством, а склалися у процесі тривалої практики його застосування. Як правило, рахунок містить у собі:

• повні банківські реквізити постачальника чи підрядника;
• дату виставлення та порядковий номер;
• інформацію про предмет договору (тобто про послугу, товар, тощо) та про його вартість.

Для складання платіжного доручення цього достатньо. Однак це не вся інформація, яку дає рахунок, зокрема:

У яких випадках оформляється

Єдине призначення цього рахунку – повідомлення про передоплату, у якому знаходить своє відображення базова інформація з угоді, і навіть банківські реквізити продавця (підрядника).

Оформляється документ продавцем або виконавцем робіт при здійсненні будь-яких угод – з придбання активів або товарів, з оренди, на надання послуг, з транспортування вантажів, тощо. Виставляється він зазвичай, як було зазначено, на передоплату. При цьому не має значення, яким чином проводитиметься ця передоплата – у безготівковій або готівковій формі.

Проте нерідко рахунок на оплату супроводжує й операції, якими попередній розрахунок не передбачено. У цьому випадку сам платіж за угодою здійснюється на підставі накладних, актів або рахунків-фактур, а рахунок використовується для правильного переказу коштів, оскільки в ньому містяться банківські реквізити постачальника, що діють.

Сторони можуть обійтися без рахунку, використовуючи для цього інший документ, але обов'язково передбачений у договорі. Але зазвичай використовується саме рахунок.

Відео — пояснення щодо порядку виставлення рахунку на оплату:

Як правильно оформити та виставити рахунок на оплату

Варто зазначити, що рахунок на оплату не є бухгалтерським документом, оскільки за ним не можна ухвалити актив, продукцію чи послугу на облік; він не є документальним підтвердженням витрат. А це означає, що вимоги закону «Про бухгалтерський облік» №402-ФЗ щодо первинних документів з цього приводу на оплату не поширюються. Тому їм можна в строгості не дотримуватися.

Незважаючи на те, що уніфікованої форми цей документ не має і ніде не прописано, як його складати, у ньому все-таки повинні знайти своє відображення наступні реквізити:

• назва фірми - продавця, включаючи її правову форму. Наприклад, ТОВ "Квадрат";
• якщо продавцем є підприємець, то вказується його найменування повному обсязі, тобто. без скорочень і обов'язково дається посилання на правову форму бізнесу. Наприклад, "Індивідуальний підприємець Петров Роман Сергійович";
• повна юридична адреса або адреса фактичного провадження діяльності;
• для підприємця – обов'язково ІПН, для організації – ІПН та КПП;
• порядковий номер рахунку та дата його виставлення. Як правило, у платіжних документах посилання робиться саме на ці реквізити. Крім того, дата виставлення рахунку є важливою для коректного визначення терміну дії даного документа та пропозиції продавця;
• предмет угоди - точне та повне найменування товару, активу, послуги;
• кількість, якщо об'єкт може бути кількісно. Наприклад, послуга чи робота не мають одиниці виміру;
• ціна за одиницю та (або) загальна ціна всієї угоди;
• валюта, у якій провадиться розрахунок. Якщо угода оцінюється у іноземній валюті, то бухгалтерії доведеться проводити перерахунок операції, з діючого на даний момент оплати курсу цієї валюти, встановленого Банком Росії;
• найменування покупця чи замовника. Найчастіше рахунок доповнюється рядком «Платник», у якому вказується особа, яка оплачує документ. Цією особою може бути не замовник.

В обов'язковому порядку має бути відображена сума податку (якщо підприємство сплачує ПДВ). Як правило, ціна та вартість у рахунку вже виставляються, включаючи податок ПДВ. Це називається «у тому числі» і виглядає так:

Наприклад, вартість операції 200 000 рублів, ПДВ – 10%.

Сума податку складе = 200 тисяч x 10/110 - 18 181,82 руб.

Кінцева вартість за рахунком буде вказана 200 тис. рублів, оскільки податок включений до неї. Проте сам податок буде виділено окремо.

А от якщо ціна та вартість дано без урахування податку і він нараховується зверху, то:

Вартість угоди 200 тисяч рублів, ПДВ – 18%.

Сума ПДВ «згори» = 200 000 x 18% = 36 000 рублів.

Кінцева ціна операції 236 000 рублів.

Компанії та підприємці, які перебувають на податкових спецрежимах та звільнені від ПДВ, у рахунку на оплату не повинні виділяти податок. Вони просто роблять наступний запис: Без ПДВ.

Як тільки документ повністю оформлений, його підписують:

— обов'язково керівник компанії та головний бухгалтер. Натомість можуть поставити свої підписи ті, хто уповноважений на це. У такому разі поруч мають бути зазначені реквізити документа, що дає право підпису, а також розшифрування підписів – П.І.Б. та посаду. Наприклад: "Менеджер Іванов В.В., за довіреністю №1 від 17.04.16";

- Додатково - особа, відповідальна за вчинення правочину, що підлягає оплаті. Підпис цієї особи не є обов'язковим. Все залежить від величини компанії та від рівня контролю угоди.

У разі виставлення рахунку підприємцем він ставить свій підпис замість керівника та головного бухгалтера. Якщо, звісно, ​​він виконує функції зазначених осіб.

І ще один важливий момент в оформленні документа: організація обов'язково має поставити печатку, а ось у підприємця її може не бути. Крім того, підписи на рахунку можуть бути факсимільні, якщо це передбачено договором.

Як направити контрагенту

Для прискорення процесу оплати рахунок може бути направлений і електронною поштою у вигляді відсканованого документа, і факсом. Для цілей оплати підійде копія. Тим більше що документ в електронній формі (у разі передачі його електронною поштою) визнається законом рівним за юридичною силою оригіналу. І тут такий документ вважається підписаним електронним підписом, тобто. логіном та паролем від пошти передавальної сторони.

Але можна і підстрахуватися, якщо мова йдепро початок співробітництва, зажадавши відразу оригінал. Оригінальний рахунок на оплату може бути направлений безпосередньо замовнику через кур'єра, поштою або виставлений під час підписання договору.

Термін оплати

Оплачується рахунок обов'язково у той термін, який передбачено або договором, або самим документом. Дотримання цього терміну важливе для угоди: протягом нього постачальник чи підрядник немає права змінити умови домовленості чи розірвати їх. У разі, якщо при оплаті рахунку в безготівковій формі виявилися невірні банківські реквізити, слід негайно та письмово повідомити про це постачальника. Це продовжить термін дії рахунку!

Висновки

Рахунок на оплату не має уніфікованої форми та його зміст не регулюється жодним законом. Однак цей документ має свій перелік обов'язкових реквізитів, які допомагають замовнику швидше і без праці оплачувати угоду. Виставляється рахунок, як правило, для внесення передоплати та діє протягом строку, обумовленого у договорі. Тому дуже важливо сплачувати його вчасно. Саме в цей період постачальник не має права відмовитися від угоди!

Відео - як виставити рахунок на оплату в 1С:

Іноді підприємцю-продавцю доводиться виставляти рахунки на оплату товарів чи послуг. Форма та зміст цього документа не регулюються законодавствомАле протягом тривалої практики його застосування склалися деякі єдині стандарти. Грунтуючись на них, можна оформити рахунок від ІП та від ТОВ, оскільки єдина відмінність між двома паперами полягає в тому, що на першому розписується лише підприємець, а на другому – керівник та головний бухгалтер підприємства.

Призначення та зміст

Рахунок – це документ, який виставляється продавцем. Весь процес співпраці контрагентів можна описати так:

• Покупець зв'язується з підприємцем та повідомляє про свій намір придбати товар/послугу.
• Продавець виставляє рахунок на оплату та спрямовує його покупцю обговореним способом: онлайн, поштою чи особисто.
• Покупець переказує виставлену грошову суму на р/р продавця.
• Продавець чекає надходження коштів, а потім розпочинає виконання своїх зобов'язань.

У рахунку вказується така інформація:

• дані продавця;
• дані покупця;
• перелік товарів чи послуг;
• їх кількість;
• ціна за одиницю товару/послуги;
• підсумкова сума замовлення;
• реквізити р/р продавця.

Коли потрібно виставляти

Іноді для співробітництва двох сторін достатньо укладення договору, у цьому документі прописуються обсяги поставок, строки та сума до сплати. Якщо ж клієнт замовляє товар іноді у різних кількостях, з кожної окремої угоді здійснюється виставлення рахунки, у якому позначається вартість разової купівлі. Укласти договір все одно доведеться, але в ньому вказуються лише загальні положенняпро співпрацю.

Рахунок виставляється і в таких ситуаціях:

• Контрагенти не встигли укласти договір, а постачання товару потрібно здійснити у стислий термін. Постачальник може сформувати рахунок на оплату, а згодом сторони скріплять свої відносини договором.
• Покупцеві потрібно одноразове постачання, і оформляти довгостроковий договір просто не має сенсу.

Якщо відобразити у документі всі умови співробітництва, властиві договору, він виконуватиме роль оферти. Тобто сплачений рахунок стане підтвердженням укладання угоди між двома контрагентами, і його можна буде використати у суді. Необхідності укладання договору у разі немає.

Як правильно виписати

Рахунок - це не бухгалтерський документ. Він служить підтвердженням витрат, у ньому не можна вести облік активів, продукції і на послуг. Це говорить про те, що вимоги, що висуваються законодавством до оформлення первинних документів бухгалтерського обліку, на рахунки не поширюються. Їх можна виписувати у довільному вигляді.

Реквізити

Головна та єдина вимога, якій має відповідати рахунок – це наявність усіх обов'язкових реквізитів. До таких відносять:

Обов'язковий реквізит	Приклад формулювання
Порядковий номер рахунку та дата його виставлення	Рахунок на сплату №666 від 13.12.2020 р.
Назва фірми продавця та покупця з уточненням правової форми	Постачальник: ІП Козликов Михайло Іванович Покупець: ТОВ «Червоний схід»
Повна юридична адреса покупця та продавця (для ІП та адреса, за якою здійснюється діяльність)	м. Москва, вул. Селезньова, будинок №188 м. Москва, вул. Шевельова, будинок №13
ІПН ІП та ІПН, КПП організації	ІПН 6575849475657 ІПН 757564748575757, КПП 5674775757
Банківські реквізити	Банк одержувача: Ощадбанк Росії ВАТ м. Москва, БІК 6575767, рахунок №4547738378, р/р №57585998686
Предмет угоди (повне найменування товару, послуги, активу)	Товар: Шпик свинячий хребтовий
Кількість (для об'єктів, які можна порахувати)	Кількість: 40 кг
Ціна за одиницю та сума	Ціна: 200 рублів Сума: 8000 рублів
Загальна сума прописом	Всього найменувань 1, у сумі вісім тисяч рублів 00 копійок
Підписи	ІП підписує папір особисто, від організації потрібно 2 підписи: керівника, головного бухгалтера

Якщо замість ІП розписується його довірена особа чи директор, поруч зазначаються реквізити довіреності, що підтверджує його повноваження. А також посада фізичної особи, ПІБ та розшифровка.

Зразок формулювання у рахунку на оплату, який має виставити представник ІП: «Директор Маятников О. Д., який діє на користь ІП Скворцова І. П. за довіреністю №12 від 31.03.2020».

Правила оформлення

Суворих правил щодо оформлення рахунку не існує, але за стандартами, що склалися, інформацію в ньому розташовують у визначеному порядку. Всі так звикли, тому ускладнювати сприйняття інформації, порушуючи усталений порядок, ні до чого.

Як правильно виставити рахунок на оплату від ІП у 2020 році:

• У шапці розміщують особисті дані постачальника та покупця.
• Потім переходять до банківських реквізитів.
• Після цього вказують порядковий номер документа та дату його складання.
• Перелік послуг або робіт, кількість, ціна та вартість.
• Якщо товар реалізується з ПДВ, потрібно додати йому окрему графу. Якщо без – зробити уточнення біля ціни: «Без ПДВ».
• Далі можна зробити виноску із крайніми термінами та іншими умовами постачання товару чи надання послуг.
• На завершення ставиться підпис, друк індивідуальних підприємців ставити не зобов'язані.

Сформувати рахунок можна у будь-якій безкоштовній офісній програмі. Шаблон робиться всього один раз, а потім заповнюється правильними відомостями, актуальними для конкретної угоди.

Якщо возитися з програмами ліньки, можна заповнити готову форму онлайн в одному з безкоштовних сервісів, як варіант Service-Online або «Контур. Бухгалтерія». Перший онлайн-сервіс дозволяє роздрукувати готовий файл, а за допомогою другого можна завантажити його на комп'ютер у форматі Word/PDF або відразу відправити покупцю. Обидва сервіси абсолютно безкоштовні.

Оскільки електронні зразкимають таку ж юридичну силу, як і паперові, простіше виставити рахунок на оплату від ІП онлайн, відіславши його на електронну пошту.

Як правильно відобразити ПДВ

Підприємці сплачують ПДВ лише на загальному режиміоподаткування, на УСН та ЕНВД всі обов'язкові платежі замінюються єдиним податком. Якщо ІП працює з ПДВ, він має виділити його суму у рахунку. Це можна зробити двома способами:

1. Включити податок у підсумкову вартість. Наприклад, якщо ціна операції з урахуванням ПДВ дорівнює 200000 рублів, можна позначити це так: «Сума операції = 200000 р., зокрема ПДВ 18% = 36000 р., разом з оплатою = 200000 р. Тобто податок уже включено у вартість, але все одно виділено окремо.
2. Вказати вартість без ПДВ та нарахувати його зверху. Приклад формулювання: «Вартість операції = 200000 р., зокрема ПДВ 18% = 36000 р., всього до виплати = 236000 грн.

Терміни оплати

Плату за рахунком має надійти у строк, який зазначений у самому документі чи договорі. І краще не зволікати з оплатою, оскільки до закінчення терміну домовленості продавець не має права змінювати умови угодиі не може розірвати її.

Якщо при безготівковій оплаті виявилося, що банківські реквізити одержувача вказані з помилкою, необхідно якнайшвидше повідомити про це постачальника/підрядника у письмовій формі. Ця процедура продовжить термін дії документа!

(Варіант форми № 1)

У шапці рахунку можна розмістити логотип і в переліку товарів та послуг є колонка з ПДВ.

• У шапці розташовується логотип, заповнюється найменування організації, ОГРН, ІПН, КПП, а також адреса організації з індексом. Додатково вказується телефон та факс.
• Під шапкою вказується повне найменування організації.
• Потім зазначаються реквізити Продавця та Покупця. Реквізити продавця повинні містити найменування організації, адресу, ІПН, КПП, ОГРН, розрахунковий або особовий рахунок, найменування банку, БІК та кор.рахунок. Додатково можна вказати телефон, факс, e-mail та веб-сайт компанії.
• Реквізити Покупця можна повністю заповнити за аналогією з реквізитами Продавця.
• Номер рахунку вказується відповідно до облікової політики організації. Це може бути простий номер (з початку року) або спеціальний складовий обліковий номер. Вказується дата складання рахунку.
• Під номером та датою рахунку справа вказується коротке узагальнене найменування товарів чи послуг у рахунку. Наприклад, "комп'ютерні комплектуючі", "ноутбук", "ремонт оргтехніки", "виготовлення поліграфічної продукції".
• У таблиці перераховуються товари та послуги, вартість, кількість, одиниця виміру, ПДВ.
• Після товару можна вказати важливі особливості рахунку, наприклад, "термін доставки товару", "термін оплати рахунку" та ін.
• Наприкінці рахунку необхідно вказати керівника організації та головного бухгалтера. Наявність підпису та друку необов'язкова, але багато компаній вимагають, щоб рахунок був з підписом та печаткою.

(Варіант форми № 2)

Ця форма є спрощеною і використовується за умовчанням у багатьох бухгалтерських програмах.

• На початку рахунку заповнюється таблиця, що нагадує платіжне доручення. У ній зазначаються платіжні реквізити Продавця (одержувача платежу). Це найменування організації, ІПН, КПП, розрахунковий чи особовий рахунок, найменування банку, БІК та кор.рахунок.
• Далі вказується номер рахунку, що відповідає облікової політикиорганізації. Це може бути порядковий номер рахунку (з початку року) або спеціальний складовий номер. Вказується дата складання рахунку.
• Реквізити продавця необхідно вказати повністю. Найменування організації, ІПН, КПП, ОГРН, адреса, розрахунковий або особовий рахунок, найменування банку, БІК та кор.рахунок. Також можна вказати телефон, факс, e-mail та web-сайт компанії.
• Реквізити Покупця вказуються повні чи скорочені. Достатньо вказати лише найменування організації.
• У таблиці перераховуються товари та послуги, вартість, кількість, одиниця виміру.
• Після переліку товарів та послуг можна вказати деталі рахунку, наприклад, "термін оплати товару", "умови доставки або самовивезення" та ін.
• Наприкінці рахунку вказується ПІБ керівника організації та головного бухгалтера. Наявність підпису та друку не є обов'язковою, але деякі компанії не розглядають рахунки без підпису та друку.

Рахунок на оплату - це документ, який виставляється продавцем або виконавцем для оплати його послуги або придбаного у нього товару, зазвичай, за безготівковий розрахунок. Зразок рахунку містить всю основну інформацію щодо укладеної угоди (найменування товару, кількість, вартість), а також докладні реквізити, за якими необхідно перерахувати оплату. Рахунок виконує декілька важливих функцій: є повідомленням покупцю про те, що ви очікуєте оплату за товари, а в деяких випадках є повідомленням покупцю необхідних для оплати реквізитів.

Думки про те, чи потрібно виставляти рахунок на оплату (зразок ви можете в кінці статті) різняться. Чи є рахунок обов'язковим документом? Загалом, ні. Однак є певні випадки, в яких рахунок виставити точно необхідно: наприклад, коли сума до оплати не визначена договором, або договір між покупцем і продавцем не укладено, а також коли обов'язок продавця виставити рахунок прямо закріплено в договорі.

Як правильно заповнити рахунок на оплату

Уніфікованої форми рахунки не затверджено, тому цей документ може відрізнятись у різних компаній. Щоб рахунок на оплату не викликав заперечень з боку вашого контрагента і був своєчасно сплачений, можна завантажити зразок рахунку, який наведено наприкінці статті, та використовуючи його як зразок, скласти свій документ.

Готовий документ може бути оформлений на фірмовому бланку вашої компанії або на звичайному листі А4, цей момент в оформленні не є важливим. Доцільно затвердити єдиний зразок рахунку на оплату, це значно прискорить його складання та допоможе уникнути помилок при подальшій роботі.

Обов'язково варто вказати назву документа: «рахунок на оплату». Окрім найменування вказується унікальний порядковий номер рахунку (номери не повинні повторюватися) та дата, коли рахунок було заповнено. Зверніть увагу, чи проставляється саме дата складання документа, а не дата, наприклад, бажаної оплати рахунку.

Як заповнити рахунок на оплату?

Необхідно зазначити докладні реквізити продавця (постачальника):

• Повне найменування підприємства. Наприклад, товариство з обмеженою відповідальністю "Людмила". Якщо рахунок виставляє підприємець, то вказується ПІБ підприємця.
• Повна адреса компанії;
• ІПН компанії-продавця;
• КПП компанії-продавця;
• Номер розрахункового рахунку одержувача грошових коштів;
• Номер кор.
• Можна вказати контактну інформацію для зв'язку: номер телефону, факс, адресу електронної пошти.

Тільки даних постачальника недостатньо. Приклад рахунку на оплату також має містити реквізити самого покупця:

• для організацій: назва, адреса реєстрації, ІПН, може бути КПП та банківські реквізити;
• для індивідуальних підприємців: повне ПІБ, ІПН, адреса реєстрації, можуть бути включені банківські реквізити ІП; обов'язково – вказівка, що фізособа – індивідуальний підприємець;
• для клієнтів – фізосіб: повне ПІБ, адреса реєстрації.

Правила заповнення рахунку на оплату не встановлюють, як мають бути оформлені реквізити постачальника та покупця. Вони можуть бути оформлені таблицею, оформлені стовпцями у шапці документа, розділяться назвою документа – це не має значення. Головне, щоби реквізити були заповнені коректно і в повному обсязі.

Зразок рахунку на оплату обов'язково містить основну інформацію щодо укладеної угоди (найменування товару, кількість товару, вартість), яку постачальник передбачає отримати оплату. Доцільно оформити цю інформацію у вигляді таблиці:

• Номер по порядку;
• Детальна вказівка, за що передбачається отримати оплату - характеристика товару, опис наданих послуг;
• Одиниця виміру (якщо рахунок виставляється за послуги, одиницю виміру вказати не можна - можна поставити прочерк);
• Кількість одиниць товару;
• Ціна на одну одиницю;
• Загальна вартість цієї категорії товару.

Заповнення рахунку на оплату (основна частина) не повинно викликати запитань у замовника, тому не потрібно підсумовувати послуги у бланку рахунку, поєднуючи рядки, або підсумовувати схожий товар. Покупець має розуміти, за які послуги виставлено рахунок. Некоректна вказівка ​​інформації в цьому розділі може призвести до уповільнення оплати покупця.

Під таблицею підводиться підсумкова вартість за рахунком. Сума до оплати вказується окремо як результат суми цін всіх зазначених вище у рахунку товарів чи послуг. Якщо необхідно, окремо вказується сума ПДВ із зазначенням ставки. Якщо ПДВ відсутня, то в рахунку на оплату відображається без ПДВ.

Можна вказати окремо суму оплати прописом, але це необов'язково. Вказівка ​​суми прописом не засвідчує додатково суму, що підлягає сплаті, але часто застосовується практично аналогічно офіційним формам платіжних документів.

Приклад рахунку на оплату повинен містити посади осіб, відповідальних за здійснення цієї операції (керівник компанії, головний бухгалтер), проставляються їх підписи, вказується розшифрування підпису (прізвище, ініціали). Якщо рахунки на оплату надсилаються електронною поштою або факсом, то в цьому випадку проставляються факсимільні підписи.

Зразок заповнення рахунку на оплату

Під підписами бажано поставити друк, але ця умова не є обов'язковою.

Рахунок можна виставити виходячи з договору, і навіть як самостійний документ. Оформляється він у двох примірниках, один з яких направляється контрагенту електронною поштою або вручається особисто, а другий залишається у підприємця, який його виписав. Рахунок може бути основою як готівкового, так безготівкового розрахунків. Однак у практиці для готівкового розрахунку такий документ, як рахунок, практично не використовується.

Зразок заповнення рахунку наведено нижче. Уважно внесіть усі реквізити, щоб у покупця не виникло проблем з перерахуванням грошей – основною функцією рахунку є отримання грошей за проданий товар.

Рахунок на оплату– документ, який використовують у своїй роботі абсолютно всі підприємці, незалежно від того, на якому рівні вони працюють та до якої сфери бізнесу належать. Як правило, рахунок на оплату виписується після укладання між сторонами письмового договору як доповнення до нього, але іноді він може бути виписаний і як самостійний документ.

Саме рахунок на оплату дає підставу покупцю товару чи споживачеві послуги сплатити їх. Рахунок можна виписати як у передоплату, і на оплату постфактум.

ФАЙЛИ

Чи обов'язковий рахунок?

Законодавство РФ не регламентує обов'язкове використання рахунку в господарській документації, оплату можна робити і просто на умовах угоди. Проте, закон називає неодмінною умовою будь-якої угоди укладання договору. Рахунокне існує окремо від договору, це документ, що супроводжує правочин. Він являє собою як би попередню домовленість про оплату за призначеними продавцем умовами – ціною, яку має сплатити покупець товару чи послуги.

Рахунок робить розрахунки набагато певнішими, тому підприємці вважають за краще використовувати його, навіть якщо ця умова не обумовлена ​​в умовах контракту.

ВАЖЛИВО! Оскільки вимога рахунку є законодавчо обов'язковим, не належить до бухгалтерським звітним документам, а служить для внутрішнього використання.

Коли рахунок беззастережно необхідний?

У законодавстві прописані моменти, коли виставлення рахунку є обов'язковим супроводом правочину:

• якщо у тексті договору суму до оплати не було встановлено (наприклад, за послуги зв'язку тощо);
• за операціями, що передбачають сплату ПДВ;
• якщо організація-продавець має звільнення від сплати ПДВ;
• фірма-продавець, яка перебуває на , від свого імені продає товари або надає послуги за договорами агента;
• якщо замовник вніс підприємству-продавцю аванс або перерахував попередній платіж за товар чи послугу.

Отже, рахунок на оплату не є обов'язковим документом, Як і підзвітним бухгалтерським. Він ніяк не може впливати на рух фінансових коштів, він може бути у будь-який момент припинений або не оплачений – такі явища трапляються досить часто і не мають жодних правових наслідків.
Тим не менш, цей документ має рівне значення для учасників угоди, оскільки дозволяє їм укласти своєрідну попередню угоду про перерахування коштів.

Хто виписує рахунки на оплату

Рахунок на оплату завжди виписує співробітник бухгалтерського відділу. Після того, як форму буде заповнено, документ передається керівнику організації, який засвідчує його підписом. Ставити друк на документі не обов'язково, оскільки ІП-шники та юридичні особи(з 2016 року) мають право не використати друк.

Оформляється рахунок на оплату у двох примірниках, один з яких відправляється споживачеві послуги або покупцю, другий - залишається в організації, що його виписала. Заповнити рахунок можна як у звичайному аркуші А4 формату, і на фірмовому бланку організації. Другий варіант зручніший, тому що не потрібно щоразу вносити відомості про підприємство.

Цей документ не має уніфікованого зразка, тому організації та індивідуальні підприємці мають право розробляти та використовувати власний шаблон або виписувати рахунок на оплату у вільній формі. Як правило, у давно працюючих організацій та ІП форма бланка стандартна, змінюються лише дані про одержувача рахунку, найменування товару чи послуги, а також сума та дата. Іноді організації додатково враховують умови поставки та оплати (наприклад, відсоток або суму передоплати), термін дії рахунку та іншу інформацію.

Якщо у документі при оформленні припускаються будь-які помилки, їх краще не виправляти, а виписати рахунок заново.

Слід пам'ятати про те, що в деяких випадках, при розв'язанні розбіжностей між сторонами в судовому порядку, рахунок на оплату є документом юридичної сили і може бути поданий у суді.

Як надсилати рахунки на оплату

Сам рахунок виставляємо електронно. Один паперовий екземпляр залишаємо у себе, інший можна надіслати контрагенту звичайним листом.

Найчастіше рахунок заповнюється в електронному вигляді та відправляється одержувачу через електронну пошту. Але досвідчені бухгалтери завжди роздруковують документ на паперовому носії, і один «живий» підписаний екземпляр відправляють контрагенту через звичайне поштове повідомлення, а другий зберігають у себе, підшиваючи в папку, яка зазвичай називається «рахунки».

Інструкція з оформлення рахунку на оплату

З погляду діловодства, цей документ не повинен викликати особливих складнощів при розробці та заповненні.

У верхній частині документа вказується інформація про одержувача коштів. Тут потрібно вказати

• повне найменування підприємства,
• його ІПН,
• відомості про обслуговуючий рахунок банку,
• реквізити рахунку.

Потім вказується платник по рахунку (він же вантажоодержувач): тут достатньо вказати лише назву компанії, яка отримала товар чи послуги.

Наступна частина документа стосується безпосередньо наданих послуг чи проданого товару, а також їх вартості. Оформити ці відомості можна як простим переліковим перерахуванням, і у вигляді таблиці. Другий варіант кращий, тому що він дозволяє уникнути плутанини і робить рахунок максимально зрозумілим.

У перший стовпецьтаблиці наданих послуг чи проданого товару слід внести порядковий номер товару чи послуги у цьому документі.
У другому стовпці- Найменування послуги або продукції (без скорочень, ємно та чітко).
У третьому та четвертому стовпцінеобхідно вказати одиницю виміру (штуки, кілограми, літри і т.д.) та кількість.
У п'ятий стовпецьпотрібно поставити ціну за одну одиницю виміру, а в останній- Загальну вартість.

Якщо підприємство працює у системі ПДВ, це потрібно вказати і виділити їх у рахунку. Якщо без ПДВ – цей рядок можна просто пропустити. Потім праворуч нижче вказується повна вартість всіх товарів чи послуг, а під таблицею ця сума вписується прописом.

На завершення документ має підписати головний бухгалтер організації та керівник.

Рахунок-фактура для платників ПДВ

Юрособи та інші платники ПДВ застосовують рахунок-фактуру: відповідальний фінансовий документ, який виставляється не заздалегідь, а за фактом виконаних робіт, наданих послуг чи відвантажених товарів. Він потрібен вже не для прискорення оплати, а для підтвердження того, що збори з акцизів та ПДВ сплачені у повному обсязі, для того, щоб можна було утримати ПДВ із платника (покупця). Цей документ має встановлену форму, в ньому також можуть бути відомості про походження товару, а якщо він імпортний, то і номер митної декларації на нього.

Рахунок-фактуру оформляють у двох примірниках.

Елементи рахунку

Певної форми упорядкування рахунку не передбачено, але є обов'язкові складові, які у ньому мають утримуватися.

1. Реквізитипідприємця-фізичної особи або ТОВ (як продавця, так і покупця):
   • назва підприємства;
   • правова форма організації;
   • юридичну адресу реєстрації;
   • КПП (тільки для юридичних).
2. Відомості про банк, що обслуговує правочин:
   • назва банківської установи;
   • його БІК;
   • номери розрахункового та кореспондентського рахунків.
3. Платіжні коди:
   • ОКПО;
   • ОКОНХ.
4. Номер рахунку та дата його оформлення(Ця інформація для внутрішнього користування фірми; нумерація наскрізна, що починається щорічно спочатку).
5. ПДВ(або його відсутність). Якщо є, вказується його сума.
6. Прізвище, ініціали, особистий підпис укладача.

ДО ВІДОМА! Друк на рахунку, за останніми законодавчими вимогами, не є обов'язковим.

За товар чи послугу?

Рахунок може виставлятися як домовленість про оплату за товар, що постачається або послугу, що надається, а також за вид робіт, що виконується. Різниця полягає у графі «Призначення платежу», яку містить рахунок.

Для розрахунку за товардана графа повинна містити перелік всіх видів товару, що відпускається, а також одиниці, в яких він вимірюється (штуки, літри, кілограми, метри, рублі та ін). Обов'язково потрібно вказати кількість товару та суму за них (окремо без ПДВ, якщо він є, та повну суму).

При оплаті послугу «Призначенні платежу» потрібно вказати вид послуги або роботи, що виконується. Не забудьте відзначити необхідну кількість, а також суму з ПДВ та без.

ДОВІДКА!Якщо підприємець не хоче, може не розшифровувати всі види поставок повністю, вказавши лише номер договору, яким здійснюється угода. Однак, все одно ця інформація повинна бути детально відображена в товарно-транспортній накладній або кошторисі. Тому на користь підприємця вказати на рахунку повний перелік оплачуваних товарів чи послуг.

Не допускайте помилок!

Розглянемо найпоширеніші неточності, які підприємці можуть допустити під час оформлення рахунку.

1. Не розшифровано підпис.Одного розпису недостатньо: мають бути відомості про те, хто поставив підпис. В онлайн-версії документа такої помилки припуститися не вийде, оскільки там потрібний електронний підпис.
2. Перепустка строків рахунку-фактури.Дата оформлення рахунку-фактури зобов'язана співпадати з датою виставлення рахунку та не перевищувати 5 днів з дня відпустки товару чи надання послуги.
3. Прострочення одержання рахунку для оформлення відрахування ПДВ.Податковий вирахування по СР має бути заявлений у тому ж податковому періоді, в якому було отримано документ, це підтверджує, тобто рахунок-фактура. Щоб не допустити цієї проблеми, необхідно зберігати свідоцтва про дату отримання рахунків (поштові повідомлення, конверти, квитанції, записи в журналі вхідної кореспонденції тощо).
4. Переплутані дати на екземплярах рахунку-фактури.Обидва учасники правочину повинні мати ідентичні екземпляри, інакше рахунок не доводить законність правочину.
5. "Шапка" з помилками.При неточностях у назвах організацій, їх ІПН, адресах тощо. документ виявиться недійсним.

ВАЖЛИВА ІНФОРМАЦІЯ!Якщо організація-упорядник рахунку помітила помилку, вона має право виправити їх у тексті рахунку. Для цього неправильно записаний показник закреслюється і замість нього ставиться правильний. Внесена зміна засвідчується підписом керівника, при необхідності – печаткою, і зазначається дата, коли це було зроблено. Інші організації вносити виправлення до рахунку не уповноважені.