Каса за день. Порядок заповнення касової книги в паперовому та електронному вигляді. Касова книга: зразок заповнення вручну
Касова книга форма КО-4 - документ, призначений для відображення руху готівкових грошових коштів через касу підприємства. Ведення касової книги покладається на відповідального касира або бухгалтера, записи вносяться за наявності підтвердних документів (прибуткові та видаткові касові документи).
Касова книга повинна бути пронумерована, прошнурована, кількість аркушів завірено підписами головного бухгалтера і керівника, а також печаткою організації.
Ведення касової книги за формою КО-4 - це обов'язкова процедура для кожної організації, що здійснює готівкові розрахунки, правильність заповнення даного бланка регулярно перевіряється податковим органом. Записи в форму КО-4 вносяться щодня при кожному надходженні або видачі готівки.
На замітку! Також пропонуємо бланки і зразки документів, які щодня повинен заповнювати касир-операціоніст: журнал КМ-4 -, відомості за формою КМ-7 -.
зразок заповнення
Заповнення обкладинки касової книги КО-4:
Організація: найменування організації, ОКПО, найменування структурного підрозділу.
Касова книга на: вказується термін дії даного бланка. Як правило, це календарний рік.
Заповнення листів книги:
Якщо касова книга заповнюється вручну, то, перш ніж, вносити запис на новий лист, він згинається по лінії відрізу таким чином, що відривна частина зворотного боку виявляється під невідривної частиною лицьового боку. Між ними кладеться копірка, після цього починають вноситися записи ручкою, при цьому на другому аркуші заповнені дані повторюються.
Щоб рядки не переплуталися, необхідно нічого не змінювати протягом дня, не відривати, що не зрушувати.
Вгорі вказується поточна дата і номер листа.
Залишок на початок дня: залишок готівкових коштів в касі підприємства на початок робочого дня.
№ документа: номер, вказаний на касовому документі, на підставі якого отримано або видано кошти (номер або).
Від кого отримано / кому видано: ПІБ особи або найменування організації, а також короткий зміст операції.
Номер рахунку: номер бухгалтерського рахунка, що кореспондує з рахунком обліку готівки сч.50 «Каса», залежить від змісту операції (рахунки 51, 70, 71, 62, 60, 76 і т.д.).
Прихід: вказується сума готівки, що надійшла в касу, в рублях і копійках.
Витрата: вказується сума, видана з каси в рублях і копійках.
Таким чином, кожна касова операція відображається в бланку касовій книзі КО-4 до рядка «перенесення». У рядку «Перенесення» вважаються підсумкові значення по дебету і кредиту (надходження та витрачання).
Після цього лист розгинається і згинається таким чином, що зворотний бік невідривної частини виявляється над лицьовою стороною відривній частині. Точно також між ними кладеться копірка і вносяться записи.
Разом за день: підводяться підсумки за робочий день, вважаються обороти по дебету і кредиту (приходу і витраті).
Залишок на кінець дня: сума готівкових коштів, що опинилася в касі на кінець робочого дня, вважається з урахуванням залишку на початок дня і оборотів по дебету і кредиту за день.
Підписи: лист бланка КО-4 підписує касир, відповідальний за ведення касової книги, вказується кількість прибуткових і видаткових касових документів, на підставі яких вносилися записи в бланк КО-4.
Після цього копія записів за день відривається і разом з касовими документами прикладається до звіту касира-операціоніста форма КМ-6 () і передається в бухгалтерію.
Оригінал записів залишається в касовій книзі.
Якщо в касовій книзі допущена помилка, то вона може бути виправлена \u200b\u200bшляхом закреслення і вказівки поруч правильних відомостей, виправлення повинно завірені підписом головного бухгалтера і касира.
Якщо форма КО-4 ведеться в електронному вигляді, то в кінці робочого дня роздруковуються два примірники листа із записами за день, один передається в бухгалтерію, другий підшивається в спеціальну папку.
Як відомо, гроші люблять рахунок. І на практиці це правило дійсно працює. З метою більшості фірм і організацій чільну роль займає отримання прибутку. Але і без витрат абсолютно будь-яка діяльність неможлива. Щоб дотримати баланс між успішним бізнесом і виконанням закону застосовується поняття касова дисципліна. Однією з її складових є обов'язкове ведення всіма фірмами і підприємствами касової книги.
Касова книга - це бухгалтерський документ, що містить в собі всю інформацію про надходження та витрачання грошових коштів. Звичайно, законодавчо існує бланк такої книги, але він є необов'язковим для використання. Кожен платник податків має можливість самостійно розробити і використовувати в своїй діяльності касову книгу за умови утримання в ній є обов'язковими для заповнення реквізитів.
Порядок ведення на 2019 рік
У книзі враховуються всі фінансові операції, що здійснюються за день
Відповідальність за ведення касової книги лежить або на головного бухгалтера організації, або на людину, якій доручено ведення бухгалтерської діяльності. Особа, відповідальна за касу призначається наказом керівника організації.
Касова книга ведеться тільки в одному екземплярі. Винятки становлять фірми, в яких є відокремлені підрозділи з самостійним фінансовим балансом.
У цьому випадку кожен підрозділ веде свою власну книгу обліку коштів. При цьому оригінал касової книги кожного відокремленого підрозділу знаходиться в підрозділі, а в головне установа обов'язково передаються копії цієї книги для обов'язкових звітів та інформації про облік грошових коштів. Якщо керівники організації вирішили, що для їх діяльності буде зручніше вести касову книгу в паперовому вигляді, то в цьому випадку касова книга являє собою паперовий журнал з обов'язковими реквізитами.
Але завжди є альтернатива: дозволено ведення касової книги в електронному вигляді. Так, вона являє собою спеціальну програму з обов'язковим заповненням граф.
Нюанси заповнення документа
Спосіб ведення документа вручну дуже незручний
Ведення касової книги в організації найчастіше входить в обов'язки бухгалтера. Кожен день, коли проводилися грошові операції, касир на початку і в кінці робочого дня зводить залишки коштів.
Будь прихід готівки в касу фіксується прибутково-касовим ордером, а будь-яка видача грошей відбивається в видатковому ордері.
При цьому номери і інформація про вищевказаних ордерах обов'язково вказується в касовій книзі. Всі операції таким чином враховуються в кінці кожного дня і завіряються підписом головного бухгалтера. Після ця інформація надходить на перевірку головному бухгалтеру організації.
При заповненні самої касової книги теж необхідно дотримати деякі вимоги:
- на титульному аркуші книги обов'язково повинні бути реквізити організації (або при наявності відокремленого підрозділу);
- обов'язково нумерування кожної сторінки книги;
- бланк книги повинен відповідати фінансовому році.
Особливості заповнення в електронному вигляді
Документ ведеться касиром і засвідчується бухгалтером
Бухгалтер використовує в своїй роботі багато програм. Зокрема, вищевказану книгу в електронному вигляді, при цьому всю необхідну інформацію про надходження та витрачання грошових коштів бухгалтер вносить в програму протягом дня.
Як правило, електронна касова книга являє собою таблицю. Можливі два варіанти ведення книги: повністю в електронному вигляді і електронне ведення з подальшим друком інформації. В останньому випадку в кінці кожного дня, після заповнення всієї необхідної інформації касова книга в паперовому вигляді завіряється головним бухгалтером.
При веденні касової книги повністю в електронному форматі, завіряти інформацію в книзі слід електронним підписом.
Для захисту інформації програми від третіх осіб, рекомендовано встановлювати блокування від несанкціонованого доступу.
Зберігання касової книги
Зберігання касових книг в 2019 році має проводитися відповідно до встановлених регламентами. В якості місця зберігання може виступати архів організації або інше спеціальне місце, що забезпечує збереження протягом усього терміну зберігання бухгалтерських документів, а саме не менше 5 років після закінчення звітного періоду. Правильне зберігання касових книг вбереже підприємство від податкової та адміністративної відповідальності.
Касова книга - один з найважливіших фінансових документів в будь-якій організації. Варто відзначити, що повсюдне введення електронних онлайн-кас не скасовує ведення касових книг.
Будь-яка організація зобов'язана вести касову книгу (форма N КО-4), Якщо отримує або витрачає готівкові гроші. Касову книгу веде касир або інший працівник, в посадові обов'язки якого входить ведення касових операцій. Контроль за веденням касової книги покладено на головного бухгалтера (при його відсутності - на керівника).
Оформлення касової книги
Касова книга може вестись одним з трьох способів: від руки, на комп'ютері або в електронному вигляді.
Касова книга заповнюється від руки
Перед початком роботи з касовою книгою її листи треба пронумерувати і прошнурувати. Кількість листів вказується на останній сторінці касової книги і завіряється підписами головного бухгалтера і керівника організації та печаткою організації.
Записи в книзі треба робити чорнилом або кульковою ручкою.
Кожен лист книги складається з двох однакових частин (примірників):
перша завжди залишається в книзі;
друга - відривна.
Алгоритм заповнення касової книги наступний:
1. На початку зміни касир, тобто працівник, в посадові обов'язки якого входить ведення касових операцій:
по пунктирною лінії (лінії відрізу) підгинає відривну частину аркуша під першу і вкладає між ними копіювальний папір;
вказує дату і суму залишку готівки на початок дня, яка завжди дорівнює залишку на кінець попереднього робочого дня, в якому проводилися касові операції.
2. Протягом дня касир підрядник вносить в касову книгу записи про кожного прибутково-видатковому ордері (ПКО) і витратно-касовому ордері (РКО), що оформляються на отримані і видані готівкові гроші відповідно.
Рядок "Перенесення" касової книги із загальною сумою прийнятих і виданих до цього моменту готівки заповнюється:
або в кінці зміни;
або коли однієї сторінки листа не вистачило для записів за зміну.
Якщо одного листа книги не вистачило для всіх записів за зміну, записи вносяться в наступний лист, в якому в рядку "Каса за" вказується та ж дата.
3. В кінці зміни касир:
підраховує і вказує в касовій книзі загальну суму отриманих і виданих грошей (обороти по касі) і залишок готівки на кінець дня. При цьому суму, призначену для видачі зарплати за платіжною або розрахунково-платіжної відомості, вказує додатково в рядку "в тому числі на заробітну плату, виплати соціального характеру і стипендії";
ставить в касовій книзі свій підпис і вказує прізвище та ініціали.
4. Після цього касир передає касову книгу разом з отриманими за день ПКО та ВКО бухгалтеру або головному бухгалтеру.
5. Бухгалтер, звіривши записи в касовій книзі з даними ПКО та ВКО:
вказує в касовій книзі прописом загальна кількість отриманих ПКО і загальна кількість отриманих РКО і розписується;
повертає книгу касиру, залишаючи собі ПКО, РКО та відривну частину аркуша касової книги.
При цьому, якщо протягом робочого дня касові операції не проводилися, записи в касову книгу не вносяться.
Касова книга заповнюється на комп'ютері
В цьому випадку касову книгу можна вести в бухгалтерській програмі (наприклад, в 1С) або в іншій зручній комп'ютерній програмі.
Записи в таку касову книгу вносяться так само, як і при заповненні касової книги від руки.
В кінці кожного робочого дня касир роздруковує і підписує 2 примірника аркуша касової книги, які відносить бухгалтеру разом з оформленими за день ПКО та ВКО. Звірка даних касової книги з даними ПКО та ВКО проходить так само, як і при заповненні касової книги від руки.
Мінімум раз на рік роздруковані аркуші касової книги треба прошити, вказавши на звороті останньої сторінки їх загальна кількість. Потім на цій сторінці ставлять свої підписи і керівник організації та проставляється печатка організації.
Касова книга ведеться в електронному вигляді
В цьому випадку касова книга оформляється із застосуванням технічних засобів, що забезпечують її захист від несанкціонованого доступу, спотворень і втрат інформації, і підписується електронними підписами.
Термін зберігання касової книги
Касові документи і книги, журнали обліку ПКО та ВКО, банківські документи, корінці банківських чекових книжок, авансові звіти, документи по ревізії каси повинні зберігатися в організації протягом п'яти років.
Після закінчення термінів зберігання документації вона підлягає знищенню.
адміністративна відповідальність
Якщо касова книга в організації не ведеться або записи в неї не вносяться або вносяться несвоєчасно, то буде накладено штраф:
- на її керівника в розмірі від 4000 до 5000 руб.
на організацію в розмірі від 40 000 до 50 000 руб .;
Залишилися ще питання по бухобліку і податків? Задайте їх на бухгалтерському форумі.
Касова книга: подробиці для бухгалтера
- Касова книга і журнал касира-операціоніста у ІП
Заповнювати журнал касира-операціоніста? Про касовій книзі Індивідуальний підприємець, в тому числі ... громадського харчування, може не вести касову книгу і документи, на підставі ... в цій книзі. (Записи в касовій книзі (ф. 0310004) здійснюються касиром ... документи, а також не вести касову книгу. Додамо: те ж саме ... До відома: звільнення від ведення касової книги не поширюється на ІП, що є ... підприємець однозначно може не вести касову книгу і документи, на підставі ...
- Організація готівкових розрахунків в автономному установі
До 50 000 руб. Ведення касової книги Вступники в касу і видаються ... готівку повинні враховуватися в касовій книзі (ф. 0504514). Записи в ній ... ордеру. Згідно з внесеними змінами вести касову книгу тепер може не тільки касир ... грошей, відбитого в касовій книзі, і запевняє записи в касовій книзі підписом. Не можна залишити ...
- Спрощено порядок ведення касових операцій
Оформлення касових документів і ведення касової книги. Визначено особливості оформлення касових документів ... оформлення касових документів і ведення касової книги. Визначено особливості оформлення касових документів ... підставі фіскальних документів. Про ведення касової книги Згідно п. 4.6 Порядку ... був звірити дані, що містяться в касовій книзі. А тепер він звіряє фактичну ... залишку готівки, відбитого в касовій книзі. Уточнено порядок оформлення електронних документів ...
- Змінено порядок оформлення касових операцій та видачі коштів під звіт
Гроші юридична особа враховує у касовій книзі (ф. 0310004) (п. 4.6 ... Вказівки № 3210-У). Записи в касовій книзі (ф. 0310004) здійснюються за кожним ... чого випливає, що записи в касову книгу (ф. 0310004) можуть вноситися не ..., відображеної в касовій книзі (ф. 0310004), і запевняє записи в касовій книзі (ф. 0310004 ... (ф. 031 001, 0310002), що додаються до касовій книзі, повинні відповідати вимогам, встановленим законодавством ...
- Внесено зміни до порядку ведення касових операцій
Касових документів на паперовому носії. Касова книга. Вступники в касу і видаються ... готівку повинні враховуватися в касовій книзі (ф. 0310004). Записи в ній ... Вказівці № 4416-У передбачено ведення касової книги не тільки касиром, а й ..., відбитого в касовій книзі (ф. 0310004), і запевняє записи в касовій книзі (ф. 0310004 ...
- Новий порядок касових операцій і видачі грошей під звіт
Посвідчуватися електронним підписом. Записи в касовій книзі в зв'язку з поправками можуть .... Раніше касир звіряв дані в касовій книзі з касовими документами, виводив суму ... і залишком коштів в касовій книзі. Оформлення прибуткових і видаткових касових ...
У сучасному світі більшість розрахунків відбувається в безготівковій формі, але іноді все ж застосовуються розрахунки і в готівковій формі. А для фіксації проведення таких розрахунків необхідно знати, як вести касову книгу. Отже, давайте розбиратися.
Основні положення
Касова книга - це спеціальний журнал (реєстр), в який вносять усі операції, що проводяться формою, з використанням готівкової форми оплати.
Такий журнал включається в звітність індивідуального підприємця (ІП). Вести касовий журнал - обов'язковий захід при наявності операцій з готівкою. Ведення та складання регістра регулюється податковим законодавством. Починаючи з 2016 року, вести касовий регістр зобов'язані навіть ті підприємці, які працюють за спрощеною системою сплати податків.
Журнал оформляється за спеціальною формою КО-4. Вести касовий регістр потрібно уважно і ретельно, так як його перевіряють співробітники податкової при будь-якої перевірки податкових органів. Якщо в журналі виявляться недостовірні відомості, помилки або він неправильно оформлений, то на підприємця накладають штраф. На кожний календарний рік заводиться окремий касовий журнал.
Як ведеться касова книга
Перш ніж побачити приклад заповнення касової книги розглянемо подробиці заповнення. Всі касові операції, які проводяться підприємцем протягом дня, повинні бути занесені в касовий журнал. Єдині дні, коли можна не вести журнал - вихідні. У касовій книзі містяться відомості про обіг готівкових коштів, яке також відображено в прибутково-видаткової документації. Після закінчення робочого дня в неї вносять підсумкові дані, що містять відомості про ліміт каси і обороті.
За допомогою касового журналу всі наявні фінанси фірми стають видні і фіксуються. Крім обов'язкових відомостей, регістр може містити також відомості, які туди вирішило внести керівництво фірми.
Іноді ІП може не займатися веденням касового регістра, але в разі, якщо заробітна плата співробітників видається їм готівкою через касу, то ведення реєстру обов'язково. Але навіть якщо заробіток співробітників перераховується їм в безготівковій формі, знання, як заповнюється касова книга зайвими не будуть.
Відомості про ведення реєстру в законах
На необхідність ведення журналу вказує Указ Центробанку від 11.03.2014 №3210-У. Там повідомляється, що слід вносити всі операції, пов'язані з надходженням або відрахування готівкових коштів. Комерційна організація може мати тільки один касовий регістр.
Кожен лист повинен бути пронумерований, листи прошиті і в кінці стояти мастична або сургучна друк.
Після прошивки листи запевняє уповноважена особа або керівник фірми. Будь-які відомості, які вносяться до реєстру, повинні бути продубльовані. З метою дублювання можна використовувати звичайну копірку. Повинна бути можливість відірвати одну з копій, так як вона необхідна касирові для звіту. Оригінал записів залишається в журналі. Природно, що номери сторінок оригіналу та копії повинні збігатися. Внесення виправлень в касовий журнал можливо, тільки якщо такі виправлення завірені підписами головного бухгалтера і касира. Можливо автоматизоване заповнення касового регістра або касова книга в електронному вигляді. В такому випадку сторінки створюються у вигляді машинограм, а аркуші нумеруються автоматично.
Категорично неприпустимо видавати гроші з каси, якщо немає підтвердження даної операції в видатковому ордері підписом одержувача. В іншому випадку відсутні кошти вважаються недостачею і підлягають стягненню з касира. Будь-які готівкові гроші, за відсутності необхідних касових документів, прирівнюються до прибутку підприємства.
Приміщення каси має бути обладнано таким чином, щоб забезпечити безпечне зберігання грошей. Також повинна бути забезпечена безпека транспортування грошових коштів в банк. Обов'язок щодо забезпечення безпеки лягає на керівництво фірми. Невиконання цієї вимоги може привести не тільки до адміністративної відповідальності, а й до кримінальної.
Читайте також: Як підвищити продуктивність праці на підприємстві
Відомості про забезпечення збереження грошових коштів є у Вказівки Центробанку. Вимоги до наявності або відсутності сигналізації в касовому приміщенні законодавчо не встановлені, але є рекомендації по зберіганню готівки в сейфі, ключ від якого знаходяться у касира. Крім того, є вказівки, що на початку зміни, перед відкриттям приміщення і сейфа, касир повинен оглянути замки і переконається в їх безпеки, а також повинні бути цілі решітки на вікнах і дверях. Якщо є сліди розтину, необхідно відразу ж повідомити в поліцію і керівництву організації.
порядок заповнення
Отже, як заповнювати касову книгу? Існують готові шаблони, відповідно до яких ведеться касова книга. Всі операції з готівкою за день повинні бути відображені на одному аркуші журналу. В кінці дня роботи необхідно зводити залишки і підбивати підсумки. Потім касовий працівник складає добовий звіт і здає всі готівкові кошти в бухгалтерію.
У касовому журналі кожна сторінка продубльована, і копія знаходиться на відривній частині. Це зроблено для того, щоб цю копію касир міг докласти до звіту.
Журнал має вісім колонок. Перша колонка «залишок на початок дня». У цю колонку вносять суму, яка стоїть в колонці «залишок на кінець дня» попереднього дня. Друга колонка «номер документа» в ній проставляється спецномер прибутково-видаткових ордерів. Третя колонка містить дані ордерів. Сума в цій колонці пишеться повністю. Четверта колонка «кореспондентський рахунок або номер субрахунка». П'ята колонка «ПІБ підприємця або назва організації». Шоста колонка «перенесення», в ній підсумовуються операції, зафіксовані в попередніх колонках. Сьома колонка «разом за день», тут підбиваються денні підсумки. Восьма колонка «залишок на кінець дня». У ній повністю підбивається сума за день. Ця цифра повинна збігтися з сумою готівки в касі. На зворотному боці бланка або заповнюють, або перекреслюють символом Z. В кінці записів ставляться підписи бухгалтера і касира.
Зовнішній вигляд регістра і правила ведення
Касовий регістр являє собою 70-120 сторінковий журнал, який обов'язково містить титульний лист. На титульному аркуші містяться відомості про часовому відрізку, протягом якого діє даний журнал, ПІБ ІП або ОКПО організації.
У разі якщо журнал ведеться вручну, то аркуші нумеруються, шнуруються і в такому вигляді опечатуються. Будь-який запис дублюється під копірку. Нижче наведено зразок заповнення касової книги вручну.
В обов'язки працівника каси входить:
- підрахунок підсумків за добу;
- зведення касового залишку на початок майбутнього дня;
- звіт перед бухгалтерським відділом.
Перевірка всіх записів, внесених в касовий журнал, покладається на бухгалтера. Він перевіряє відповідність записів прибутково-касових ордерів і ставить свій підпис.
У касовому журналі цілком допускаються виправлення шляхом перекреслення неправильного запису та внесення правильною. Таке виправлення має бути завірене підписом касира і бухгалтера. Затирання, підчищення та інше в регістрі неприпустимі.
В кінці дня, після підбиття підсумкових сум касир віддає в бухгалтерію відривну копію листа з касової книги і всю документацію, що підтверджує операції проведені протягом дня. Потім касиром в регістр вноситься число відданих в бухгалтерію документів і ставиться підпис. Бухгалтером перевіряються всі дані і теж підписується книга.
Кожен новий день, в касовому журналі записи починають вносити з нового аркуша і обов'язково проставляється номер листа, дата, залишок готівки на початок дня і операції протягом доби.
На початку календарного року заводиться новий касовий журнал, а в кінці - на останній сторінці прошнурованого журналу ставлять печатку і пишуть «пронумеровано і прошнуровано» і вказують кількість аркушів. В інтернеті можна знайти зразок як заповнити касову книгу.
Згідно зі встановленими правилами, кожен суб'єкт підприємництва зобов'язаний дотримуватися правил касової дисципліни. Одне з цих правил зобов'язує підприємців вести касову книгу. Потрібно відзначити, що в дві тисячі чотирнадцятого року, Центральний Банк РФ випустив постанову, що звільняє індивідуальних підприємців від цього обов'язку. Це означає, що ведення касового журналу є обов'язковою вимогою лише щодо юридичних осіб. У даній статті ми пропонуємо розглянути питання про те, як заповнюється касова книга.
Каса є у всіх юр. осіб і індивідуальних підприємців
Що таке касова книга і навіщо вона потрібна
Кожна людина, що займається підприємництвом, зобов'язаний обладнати касу. Важливо відзначити, що більшість новачків в сфері бізнесу не розуміють різниці між касою і касової технікою. ККТ або контрольно-касова техніка є спеціальним приладом, що застосовується під час прийому готівкових коштів. Згідно зі встановленими правилами, дані прилади повинні застосовуватися при реалізації товарної продукції за готівку. Також потрібно згадати, що у цього правила є кілька винятків. У деяких ситуаціях, підприємець може використовувати замість чека спеціальні бланки.
Сам термін «каса» позначає загальну суму всіх грошових операцій, пов'язаних з готівкою. З цього можна зробити висновок, що в касі відображаються як витрати, так і прибуток, отриманий за конкретний часовий відрізок. Фінансові ресурси, отримані за рахунок надання послуг або продажу товарів, повинні обов'язково бути відображені в касі. При цьому абсолютно неважливо, чи використовує підприємець ККТ або бланки суворої звітності.
Важливо відзначити, що навіть при відсутності фінансових операцій, пов'язаних з готівкою, підприємцю необхідно вести касовий облік.
Хто несе відповідальність за заповнення журналу
Розглянувши питання про те, що таке касова книга, слід перейти до розмови про відповідальність за заповнення цього регістра. Згідно з правилами, виданим Центробанком в дві тисячі чотирнадцятого року, приватні підприємці звільнені від обов'язку вести розглянуту книгу. Всі фінансові операції оформляються за допомогою розрахункових відомостей і платіжних доручень, які використовуються при виплаті окладу та інших грошових заохочень. На відміну від індивідуальних підприємців, юридичні особи зобов'язані вести розглянутий журнал і складати додаткові документи при взаємодії з готівкою. Відповідальним за ведення реєстру призначається касир підприємства.
Також потрібно відзначити, що індивідуальні підприємці мають законне право продовжувати дотримуватися касової дисципліни. Але в цьому випадку органи контролю не можуть карати за відсутність журналу або неправильне заповнення. Говорячи простими словами, власники ІП можуть використовувати касові журнали для спрощення процедури розрахунку оподатковуваної бази.
Каса - це сукупність всіх готівкових операцій підприємця або організації Чи є обов'язковим ведення касової книги
Згідно з Указом Центрального Банку від одинадцятого березня дві тисячі чотирнадцятого року, всі суб'єкти комерції, зареєстровані в статусі юридичних осіб, зобов'язані вести спеціальні регістри, куди будуть вноситися всі фінансові операції, пов'язані з готівкою. Важливо звернути увагу на неприпустимість використання копій або додаткових дублікатів для складання звітів. На кожній сторінці регістра повинна бути нанесена позначка, що відповідає номеру листа. Перед введенням регістру в експлуатацію потрібно обов'язково прошити весь журнал.
Касовий журнал, підготовлений до введення в експлуатацію, повинен бути завізований генеральним директором або будь-яким іншим працівником, який має необхідні повноваження. Юридичні акти, що регламентують ведення касового обліку, говорять про те, що відомості, що містяться в касовому журналі, повинні бути продубльовані за допомогою копірки. Переносити інформацію необхідно на відривну частину аркуша, яка використовується для звітності . Важливою вимогою органів контролю є збіг номерів оригінальних сторінок і відривних копій.
Розглядаючи питання про те, як вести касову книгу, важливо приділити увагу зміні і коректив записів в реєстрі. Всі виправлення, внесені в цей регістр, повинні підтверджуватися підписом касира і керівника бухгалтерського відділу. Сьогодні, всі організації мають законне право на ведення журналу в електронному вигляді. Також існують спеціальні комп'ютерні програми, за допомогою яких складаються записи за формою, яка відповідає державним стандартам.
Важливо відзначити, що комерційні структури не можуть витрачати готівку, що зберігається в касі, без документального підтвердження. Всі грошові операції повинні підтверджуватися за допомогою витратного ордера, що містить розпис одержувача. Відсутність підпису розцінюється як недостача коштів, що несе за собою відповідальність у вигляді утримання частини заробітку відповідальної особи. Всі грошові кошти, на які відсутні відповідні документи, розглядаються як прибуток компанії.
Також необхідно приділити окрему увагу обладнанню кімнати, використовується як каса підприємства. Головним завданням відповідальних осіб є забезпечення безпечного зберігання готівки. Правила безпеки необхідно дотримуватися і під час відправки грошей у фінансову установу. Дане зобов'язання покладається на керівника компанії. Потрібно розуміти, що порушення названих вище правил може спричинити за собою як адміністративну, так і кримінальну відповідальність. Діючі Вказівки Центробанку містять в собі детальну інформацію про правила зберігання фінансових коштів. Тут важливо відзначити, що в поточних нормативах відсутня регламент, який зобов'язує підприємців встановлювати спеціальну систему сигналізації. На думку працівників Центрального Банку, власнику компанії досить придбати спеціальний сейф, ключ від якого буде переданий касиру.
Перед тим як приступити до початку робочого дня, касир підприємства повинен ретельно оглянути кімнату і сейф з метою виявлення слідів злому. У разі наявності слідів спроби розтину сейфа необхідно повідомити про це адміністрацію компанії і задіяти правоохоронні органи.
Потрібно дотримуватися певних вимог до порядку оформлення касової книги Правила заповнення документа
Касова книга - це невеличкий журнал, що містить в собі п'ятдесят або сто сторінок. Цей регістр, крім касових листів, повинен мати титульний аркуш, де зазначається дата введення документа в експлуатацію. Важливо відзначити, що для даних журналів відсутні фінансові ліміти.
Титульний лист
На головній сторінці потрібно вказати такі відомості:
- Назва фірми і реквізити, включаючи ІПН і код ОКПО.
- Паспортні дані генерального директора.
- Найменування структурного відділу.
- Паспортні дані, а також посаду особи, яка несе відповідальність за ведення журналу.
- Дату введення реєстру в експлуатацію.
касовий лист
Ведення касової книги вручну вимагає попередньої підготовки журналу до введення в експлуатацію. Кожна сторінка повинна бути пронумерована, після чого весь журнал прошивається. Кожна запис, зроблений в регістрі повинна дублюватися на відривному аркуші. Для цієї мети застосовується копіювальний папір. Касир відповідальний за заповнення регістра зобов'язаний складати розрахунок грошового обороту, що пройшов протягом дня через касу і розраховувати залишок грошових коштів після закінчення дня. Відривні копії сторінок передаються в бухгалтерський відділ.
Кожен запис, внесена в касову книгу, повинна бути перевірена працівником бухгалтерії. Також потрібно відзначити, що кількість записів має строго відповідати числу відривних аркушів (ордерів). Перевіривши правильність внесеної інформації, бухгалтер повинен запевнити книгу свого підпису. Важливо відзначити, що діючі норми, встановлені Центробанком, допускають внесення виправлень і коректив. В се зміни, внесені в журнал, повинні підтверджуватися підписом керівника бухгалтерського відділу.
Розглядаючи питання про те, як заповнювати касову книгу потрібно відзначити, що записи в даний регістр повинні вноситися щодня. Єдиним винятком є \u200b\u200bсвяткові та вихідні дні. Кожен робочий день використовується новий лист журналу. Протягом дня в ньому вказуються всі фінансові операції і грошовий оборот, що пройшов через касу. Після закінчення дня підбивається залишок, а заповнена сторінка завіряється підписом касира. Використовувати журнал можна лише протягом одного року. По завершенні звітного періоду, касир зобов'язаний відкрити новий регістр, який буде введений в експлуатацію з початком нового календарного року.
Давайте розглянемо порядок заповнення касового листа. У верхній частині сторінки необхідно вказати її порядковий номер, а також актуальну дату. У графі «Залишок на початок дня" вказується інформація про кількість готівки, що зберігається в касі. Дана сума повинна збігатися з графою «Залишок на кінець дня», зазначеної на попередньому аркуші. У графі «номер документа» вказується порядковий номер ордера.
У наступному розділі вказується найменування компанії або прізвище, ім'я та по батькові власника ВП. В колонках «Номер кореспондуючого рахунку» і «Номер субрахунка» потрібно вказати конкретний метод прийому або видачі грошових коштів. Кожен з методів відображається за допомогою спеціального шифру. Важливо відзначити, що власникам ІП не потрібно заповнювати цей розділ.
У графах «Витрата» і «Прихід» потрібно вказати величину грошового обороту, що пройшов через касу. Суми вказуються в цифровому значенні. Округлення суми до повного числа неприпустимо. У розділі «Перенесення» слід вказати загальну суму грошових коштів з перерахованих вище колонок. Але основі величини фінансового обороту заповнюється графа «Разом за день». Після закінчення робочого дня касиру необхідно додати до суми, що залишилася з минулого дня, нову готівку. Від отриманої суми потрібно відняти гроші, записані в розділі «Витрата». Кінцевий результат повинен відповідати загальним обсягом грошових коштів, що зберігаються в касі підприємства.
Поля, що залишилися порожніми, необхідно закреслити за допомогою букви «Z». Дані дії дозволяють знизити ймовірність внесення правок в заповнений лист. Кожна закінчена сторінка повинна бути завізована підписом працівника, завідувача касою і главою бухгалтерського відділу.
Касова книга - це документ, в якому ведеться облік всіх операцій з отримання та видачі готівки з каси організації остання сторінка
Після закінчення звітного періоду, особі, відповідальній за ведення журналу необхідно прошнурувати регістр. На останню сторінку приклеюється вкладиш, що містить наступну інформацію:
- Напис «Прошнуровано і пронумеровано».
- Відмітка про кількість аркушів.
- Підпис посадової особи і головного бухгалтера.
варіанти заповнення
Як ми вже відзначали вище, розглядається регістр може заповнюватися вручну або за допомогою спеціальних додатків. В останньому випадку, касиру необхідно роздрукувати заповнені форми і прошнурувати їх. Також допускається ведення касової книги в електронному вигляді. Нижче ми пропонуємо розглянути особливості кожного варіанту ведення журналу.
вручну
Касові ордери використовуються в якості основного джерела інформації при заповненні даного журналу. Важливо відзначити, що відомості з прибуткових ордерів вказуються в розділі «Прихід», а з витратних - в «Витрата». Під час заповнення журналу спочатку вноситься інформація з прибуткових ордерів, після чого переносяться відомості з видаткових документів. На один касовий ордер має припадати лише одна відмітка.
Перед закриттям каси, працівникові необхідно перевірити правильність внесеної інформації за допомогою звірки ордерів і внесених записів. Залишкова сума, зазначена в графі «Залишок на кінець дня», повинна бути завізована розписом трудівника. Після цього здійснюється звірення отриманих коштів з сумою, вказаною в регістрі. Дана перевірка повинна проводитися за участю керівника бухгалтерського відділу.
Нижче наведено зразок заповнення касової книги вручну:
Касову книгу веде касир (або особа, яка його замінює) На комп'ютері
Касова книга в електронному вигляді ведеться за допомогою спеціалізованих комп'ютерних програм. На сьогоднішній день допускається використання таких додатків, як «Платник податків ЮЛ» і «1С». Використання електронного варіанту звітності дозволяє не тільки систематизувати інформацію, але і спростити розрахунки. Як правило, такий підхід практикують великі організації.
При використанні електронної версії журналу, дуже важливо захистити комп'ютер від доступу третіх осіб. Для цього можна встановити пароль до самого додатком або захистити бланк від змін за допомогою електронного підпису. Також слід заздалегідь подбати про збереження даних. Зберігання резервних копій на надійних носіях інформації дозволяє мінімізувати ризик втрати журналу через збої в системі. Також потрібно відзначити, що в документи, завірені цифровим підписом, неприпустимо вносити корективи.
«Оцифрувати» заповнення
Оцифроване заповнення має на увазі використання спеціальних комп'ютерних програм з подальшим роздрукуванням заповненої форми. При використанні даного варіанту, необхідно на початок робочої зміни формувати два бланка: «Звіт по касі» і «Вкладний лист». Ці бланки повинні мати ідентичний текст у вигляді обсягу готівкових коштів, що надійшли в касу.
Касир зобов'язаний зберігати вкладиші до закінчення календарного року. Звіти щодня передаються в бухгалтерську службу. При використанні цієї методики, все роздруковані сторінки нумеруються в порядку зростання. По закінченню місяця необхідно скріпити все бланки, а на останній роздруківці вказати загальне число листів.
Як виправити допущені помилки
Розглядаючи приклад заповнення касової книги потрібно сказати про те, що при заповненні журналу можна допускати помилок. У разі допущення помилки, не надає впливу на величину підсумкової суми, потрібно закреслити невірні дані прямою лінією. Над ними вказується вірна інформація, яка завіряється працівником каси і бухгалтером.
Помилки, які порушили підсумкове значення за певний період, повинні бути перекреслені по діагоналі. Нижче необхідно зробити позначку «Анульовано». Далі касиру потрібно заповнити нову станицю, внісши правильні відомості. У разі допущення помилки потрібно скласти доповідну записку, яка буде передана бухгалтеру або гендиректору фірми. У тексті доповідної потрібно вказати допущену неточність. Складений акт використовується як основа для збору комісії, яка внесе корективи в книгу. Після закінчення даної процедури касир заповнює довідку, де вказуються всі внесені корективи.
Книгу можна вести як на паперовому носії, так і в електронному вигляді Відповідальність за відсутність касової книги
Функція контролю над правильністю заповнення даного журналу лежить на працівниках податкової інспекції. У разі виявлення грубих помилок і порушень, працівники податкової можуть виписати штраф. Тут потрібно відзначити, що органи контролю не можуть накладати штраф за ті помилки, що були знайдені після шістдесят днів з дати їх вчинення.
Розмір штрафу для власників ІП варіюється від чотирьох до п'яти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Штраф у відношенні юридичних осіб варіюється від сорока до п'ятдесяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Важливо відзначити, що в разі виявлення відсутності касової книги, суб'єктам підприємництва також загрожує покарання. П'ятнадцята стаття Кодексу про Адміністративні правопорушення, містить в собі відомості про величину штрафів, встановлених для посадових осіб.
Висновки (+ відео)
Розглянувши зразок як заповнити касову книгу потрібно нагадати, що формування цього регістру є обов'язком всіх юридичних осіб. Перед тим як почати заповнення журналу, потрібно ретельно вивчити всі тонкощі, пов'язані з правовою формою конкретного підприємства. Керівникам приватних фірм рекомендується проконсультуватися з грамотним фахівцем, розбирається в даному питанні.
