Поняття і види груп в організаціях. Формальні і неформальні групи, їх характеристика та роль в управлінні Які характерні особливості мають неформальні групи
Як вже зазначалося раніше, управлінська структура, як і організація в цілому, складається не тільки з офіційних підрозділів (посад) і заздалегідь запропонованих зв'язків між ними, а й сукупності неофіційних угруповань, які є лідерами особистостей, їх неформальних контактів. Тільки з урахуванням їх ролі можна отримати уявлення про повну структурі управління.
Великий внесок у вивчення проблем функціонування груп внесли хоторнские експерименти.
Група - дві особи або більше, які взаємодіють один з одним таким чином, що кожна особа впливає на інше і відчуває на собі його вплив.
Організація і її підрозділи теж являють собою групи. Члени групи розробляють прийнятні для них правила, установки, цінності та очікування в питаннях, пов'язаних з розумінням поведінкової норми, тобто стандартів поведінки. Чим більшою мірою працівник організації цінує приналежність до групи, тим адекватніше його поведінку.
Формальні і неформальні групи
Формальні групи - це групи, створені з волі керівництва.
Різновидами формальних груп є: групи керівників, робочі (цільові) групи, комітети і команди.
Група керівників складається з керівника і його безпосередніх підлеглих, які перебувають в зоні його контролю (президент і віце-президенти).
Робоча (цільова) група - співробітники, що працюють над виконанням одного завдання.
Комітет - група всередині організації, якій делеговані повноваження для виконання будь-якого завдання або комплексу завдань. Іноді комітети називають радами, комісіями, цільовими групами. Виділяють постійні і спеціальні комітети.
- Коли рішення проблеми вимагає великого досвіду в будь-якій області.
- Передбачуване рішення виявиться непопулярним в організації (в цьому випадку керівник може себе убезпечити).
- Коли необхідно дізнатися думку підлеглих.
Команда - колектив співробітників організації або структурного підрозділу, які працюють як єдине ціле, що виявляють максимум ініціативи і відповідальності.
Характеристики «команди» і «групи» різні, так як:
- У команді лідерство розділене між її членам, а в групі, як правило, один яскраво виражений лідер.
- У команді особиста відповідальність доповнюється колективної, а в групі домінує особиста відповідальність.
- У команді продукція або послуги є результатом колективної діяльності, а в групі - індивідуальної.
- Команда обговорює, приймає рішення і виконує його, а група обговорює, вирішує і делегує виконання рішення.
Команда завжди є групою, але не будь-якої групі притаманний командний дух. Команда, як правило, має більш високі результати праці ніж інші групи внаслідок того, що кожен член команди прагне до досягнення спільної мети, чітко виконує свої обов'язки, взаємодіє з іншими співробітниками для координації спільної діяльності і вважає себе частиною цілого. В результаті виникає синергетичний ефект за рахунок внутрішніх взаємозв'язків, відданості, справі, узгодженості дій, довіри один до одного, співробітництва, однакових цінностей. Члени команди можуть працювати індивідуально в різних приміщеннях і спілкуватися за допомогою електронних засобів зв'язку.
Ефективна командна діяльність передбачає врахування національних особливостей при формуванні команди і досить високого рівня зрілості і професіоналізму.
Неформальна група - спонтанно виникла група людей, які регулярно вступають у взаємодію для досягнення певної мети.
Фактори, що впливають на результативність діяльності як формальних, так і неформальних груп:
Лідер - наявність сильного керівника;
Величина групи - число її членів, з ростом якого ускладнюється спілкування, а всередині великої групи може сформуватися нова, яка має свою мету. Оптимальний розмір групи від 5 до 11 чоловік;
Схожість або відмінність членів групи, що мають власну точку зору на різні управлінські рішення і чим вони индивидуальнее, тим оптимальніше буде прийняте рішення, тому що безліч точок зору і розробка перспектив розвитку організації завжди позитивні;
Норми поведінки, прийняті групою, роблять сильний вплив на поведінку кожного члена колективу, а також на те, в якому напрямку буде працювати група: на досягнення цілей організації або на конфронтацію. Норми можуть мати позитивну і негативну спрямованість, наприклад, заохочувати злодійство, прогули, неконструктивну критику керівників організації і т.п.
Основні причини вступу в групи:
- організаційно-виробничі;
- соціально-психологічні;
- матеріальні.
Регулярно спілкується і постійно взаємодіє один з одним спільність називається групою. Немає місця на землі, де це явище відсутня. Люди всюди створюють певного плану спільноти, які можна поділити на формальні і неформальні групи. Усередині кожного такого співтовариства має бути дві людини або більше, і вплив всіх їх один на одного повинно бути обопільним.
визначення
Формальна група - це створений суто керівництвом і цілеспрямовано невеликий окремий колектив загалом колективі, який спрямований на організацію виробничого процесу. Тобто це організація з певними функціями, конкретними завданнями і чітко поставленими цілями. На відміну від формальних, неформальні групи виникають спонтанно і статусу не мають.
Сама організація і кожне з її підрозділів теж являють собою групи, члени яких мають спільні цінності, установки, правила, стандарти поведінки. Якщо працівники цінують свою організацію, то поводяться адекватно. Значить, формальна група - це спільність, скріплена розумінням поведінкової норми. Внутрішні зв'язку кожної організації теж складаються в групи - і формальні, тобто створені керівником і оформлені документально, і неформальні, які склалися стихійно шляхом міжособистісних відносин і офіційно ніде не позначені.
Основні відмінності
За критеріями відмінності можна провести наступний аналіз. Формальна група - це та, що створена організацією суто для її потреб, на її поведінкові риси може впливати певне положення посадової інструкції, а саме вплив поширюється тільки зверху вниз. Характеристики групи ясно визначені використанням офіційних каналів, навіть міжособистісні відносини запропоновані організацією, також і керівник призначається волею начальства.
Неформальні групи виникають стихійно, цілі задовольняють потреби суто всередині групи, впливають один на одного окремих осіб, і не зверху вниз, а частіше навпаки. Характеристики нестійкі, змінні, відносини виникають спонтанно, лідер, якщо і з'являється, то тільки волею самої групи. Тобто формальні і неформальні групи відрізняються один від одного практично за всіма параметрами.
типи
Перш ніж визначати тип групи, потрібно обов'язково з'ясувати, на якому фундаменті побудовано дане співтовариство: дружні взаємини або виробничі. У будь-якому випадку основою створення будь-якої групи є організація. Формальна група може належати одному з трьох типів:
- Керівна група: головний керівник і його найближчі підлеглі, теж керівники. Наприклад, президент і віце-президенти.
- Робоча група (або виробнича, або цільова): люди, які виконують одне і те ж завдання, плануючи його, скоріше, самостійно, а не колегіально.
- Комітет або громадська організація: група внутриорганизационная, яка приймає рішення загальними нарадою, оскільки створена для координації дій різних відділів. Є комітети, що працюють на постійній основі, і створені для виконання певного завдання, тобто тимчасові
взаємодія
Створена з волі начальства формальна організація - це ще і для всілякого взаємодії людей, причому не завжди відповідно до приписів керівництва. Такі соціальні взаємини породжують іноді численні дружні групи всередині загальної, а в цілому вони представляють одну організацію. Формальні і неформальні соціальні групи теж мають свої подібності та відмінності.
Кожна людина, що складається в суспільстві, обов'язково впливає на інших і сам в процесі спілкування підпадає під вплив - як позитивного, так і негативного. Так формуються і особистісні риси кожного члена групи, і поведінкові норми всередині цієї спільноти. Окрема людина може впливати на всю групу скільки завгодно сильно, це залежить від авторитету, який визначається і неофіційною частиною колективу, і офіційної.
цілі створення
Спільнота, що утворилося всередині організації, - це люди, спонтанно взаємодіючі заради певних спільних цілей, а створене для виробництва має в основі добре продуманий план. Проте формальні і неформальні групи в організації багато в чому схожі. І там, і там можуть стояти завдання, з'являтися лідери і вибудовуватися ієрархія.
Різниця ж у тому, що неформальні групи - це ненавмисна реакція на будь-які індивідуальні потреби, незадоволені організацією, а формальні створюються за певним планом.
Мета формальної групи теж ясна і зрозуміла: люди вступають в неї заради професійного інтересу, престижу або доходу. Причина появи неформальної групи зазвичай більш "душевна": це тісна комунікація і зацікавленість, спільні інтереси, взаимозащита, взаємодопомога і так далі.
причини вступу
Перш за все причиною вступу в формальні і неформальні групи служить соціальна потреба в приналежності до неї. Так знаходиться самопізнання, самоствердження, самовизначення, активізуються потреби, і створюється середовище їхнього задоволення. На другому місці стоїть причина пошуку довіри і взаємодопомоги. При будь-яких труднощах люди звертаються, скоріше, до колег, ніж до керівників. При таких відносинах з'являється групової взаємодії. Мета формальної групи - здоровий працездатний колектив, і тому створення неформальних груп зазвичай керівником відстежується, при необхідності відносини в них регулюються.
Щоб захистити особисті чи групові інтереси, наприклад, шкідливі умови, проблеми з оплатою праці і так далі, теж найчастіше звертаються до групи. у формальній групі зазвичай сприяють згуртованості колективу. Часто основою спілкування в групах є загальний інтерес, однакові захоплення, спільні духовні цінності, а також отримання інформації різного роду, не обов'язково тільки виробничої. І, звичайно, величезну роль в створенні групи грає дружнє спілкування, взаємні симпатії. Так люди можуть уникнути самотності, почуття непотрібності, розгубленості, а також отримати моральну допомогу у випадках особистих драм.
Характеристики
У неформальних організаціях завжди є над усіма членами групи. Перш за все це зміцнення поведінкових норм. Якщо зміни в колективі загрожують спокійному існуванню, тобто постраждають загальні інтереси, позитивні емоції або загальний досвід спілкування, то неформальна група буде активно чинити опір всіма формальними утворенням організації.
Лідера може мати будь-яка структура формальної групи і будь-яка неструктурована неформальна. У формального лідера будуть офіційні повноваження, а у неформального - авторитет в колективі. У разі боротьби пріоритетів важко передбачити переможця, оскільки ставка на людей і наявність добрих взаємин чи не дорожче будь-якого офіційного статусу. Розумні керівники розуміють це і направляють енергію неформальної групи в потрібне русло, зазвичай - виробниче.
Управління неформальною групою
Всі групові освіти всередині колективу обов'язково взаємодіють, причому динамічно. Загальний емоційний настрій дуже впливає і на взаємодію, і на виконання завдань, що стоять перед колективом. Ефективність формальної групи в усьому залежить від настрою неформальних груп. Тому їх зближення - найголовніша мета будь-якого керівника, так зникнуть негативні прояви у відносинах членів колективу один до одного, "неформали" будуть орієнтовані позитивно, вони легко впишуться в суспільне виробниче простір.
Згуртованість колективу є результатом збігу інтересів формальної і неформальної груп, саме в таких умовах продуктивність праці буває найбільш висока. Навпаки, при розбіжності інтересів, правил і норм, навіть авторитетний керівник виявиться в скрутному становищі, боротьба між структурами колективу завжди перешкоджає зростанню продуктивності. Тут можуть допомогти неофіційні відносини, для цього створюються методики управління персоналом.
механізми формування
Якщо формальні групи створюються планово, то неформальні завжди самоорганізовуються. Іноді буває і так, що неформальна група отримує статус самодіяльного колективу або громадської організації. У кожному колективі є контактують формальні і неформальні групи, і взаємодія має як позитивні, так і негативні моменти. Розумний керівник завжди зуміє розпорядитися неформальними групами грамотно, щоб вони допомагали досягати поставлені компанією цілі.
Проблеми, пов'язані з появою в колективі неформальних груп, найчастіше стосуються поширення неправдивих чуток, опору змінам, зниження ефективності праці. Але вигоди набагато цікавіше: це поява відданості даному підприємству, дух колективізму. Продуктивність відчутно зростає, якщо починають перевершувати офіційно встановлені. З негативними проявами потрібно неодмінно боротися, прислухаючись до думок неформальних лідерів, розвіюючи чутки офіційною повною інформацією, а позитивні початку потрібно підтримувати, дозволяючи членам неформальних груп брати участь в ході прийняття рішень.
Мала формальна група
Це занадто гнучке явище, щоб мати стандартне визначення. Але характерними особливостями формальні малі групи, звичайно ж, мають. Відокремленому об'єднанню людей, яким є мала група, притаманне часте взаємодія один з одним, обов'язкове визначення себе членами однієї групи, поділ практично всіх інтересів як загальних. Все що складаються в малій групі беруть участь в системі розподілу ролей, відбувається ідентифікація себе в одних і тих же об'єктах і ідеалах. Мала група кооперує всіх своїх членів у взаємозалежності для відчуття найбільш повної єдності. щодо довкілля мала група координує свої дії.
У малій формальній групі рідко число членів досягає десяти чоловік, що допомагає координувати спільні дії досить довгий час. Такі групи неймовірно живучі. Вони не тільки виконають ту роботу, заради якої об'єдналися, а й отримають результат укупі з винагородою. Крім виконання певного завдання тут є позитивним те, що виникає середовище для самоствердження і самопізнання, що виступає цілком об'єктивною потребою будь-якої людини.
Людині властиво спілкування з іншими людьми. У багатьох випадках таке спілкування носить випадковий короткочасний характер. Однак якщо двоє і більше людей проводять достатньо багато часу в спілкуванні один з одним, вони починають психологічно усвідомлювати те, що про них думають, що від них чекають інші. Це змушує людей певним чином змінювати свою поведінку, підтверджуючи тим самим існування соціальних взаємин по груповими ознаками.
Кожен з нас належить одночасно до багатьох груп (родина, родичі, друзі, робочий колектив, спортивна команда і т.д.).
Група- це дві особи або більше, які взаємодіють один з одним таким чином, що кожна особа впливає на інших і одночасно перебуває під впливом інших осіб.
Організація будь-якого розміру складається з певної кількості формальних і неформальних груп.
Групи, створені з волі керівництва для організації виробничого, комерційного або іншого процесу, називаються формальними групами.
В організації існує три основних типи формальних груп: групи керівників, робочі (виробничі, цільові) групи і комітети (комісії, ради).
командна група керівника складається з керівника і його безпосередніх підлеглих, які в свою чергу, також можуть бути керівниками (президент компанії, його заступники, начальники відділів і т.п.).
Робоча (цільова група)зазвичай складається з осіб, які разом працюють над одним і тим же завданням. Хоча у них є загальний керівник, Ці групи відрізняються від командної групи тим, що у них значно більше самостійності в плануванні і здійсненні своєї праці.
комітети створюються для заповнення прогалин в організаційних структурах для вирішення завдань, що не входять в компетенцію ні одного з відділів, і виконання спеціальних функцій. Розрізняють постійні і спеціальні (тимчасові) комітети (по виробленню політики, група планування, з розгляду скарг співробітників, щодо перегляду зарплати і т.д.).
Основними функціями формальних груп (колективів) є виконання конкретних завдань і досягнення певних цілей.
На ефективність роботи формальної групи впливають такі чинники:
розмір группи.По міру збільшення групи, спілкування між її членами ускладнюється, і стає більш важким досягнення згоди з питань, пов'язаних з діяльністю групи і виконанням її завдань, посилюється тенденція до неформального поділу груп на підгрупи (ідеальна група повинна складатися з 3-9 чоловік );
склад групи. Доцільно, щоб група складалася з несхожих особистостей, так як це обіцяє більшу ефективність, ніж, якби члени групи мали схожі точки зору;
групові норми - покликані підказати членам групи, яка поведінка і яка робота очікуються від них. До груповим нормам відносять: гордість за організацію; досягнення цілей; прибутковість; колективна праця; планування; контроль; професійна підготовка кадрів; нововведення; відносини з замовником; захист чесності та ін .;
згуртованість - це міра тяжіння членів групи один до одного і до групи. Керівництво може знайти можливість збільшити позитивний ефект згуртованості шляхом періодичного проведення зборів, зустрічей для обговорення актуальних проблем, нових проектів і пріоритетів в майбутньому. Потенційним негативним наслідком високого ступеня згуртованості є групова однодумність;
групове однодумність – це тенденція придушення поглядів окремої особистості на яке-небудь явище з тим, щоб не порушувати гармонію групи. В результаті проблема вирішується з меншою ефективністю, так як вся необхідна інформація і альтернативні рішення не обговорюються і не оцінюються;
конфліктність. Хоча активний обмін думками корисний, він може також привести до внутрішньогрупових суперечок і іншим проявам відкритого конфлікту, які завжди пагубні;
статус членів групи може визначатися низкою факторів (старшинство в посадовій ієрархії, назва посади, розташування кабінету, освіта, соціальні таланти, інформованість і накопичений досвід). Члени групи, чий статус досить високий, здатні чинити більший вплив на рішення групи, ніж члени групи з низьким статусом;
ролі членів групи. Щоб група функціонувала ефективно, її члени повинні вести себе таким чином, щоб сприяти досягненню її цілей і соціальній взаємодії. Існує дві основних спрямованості ролей для створення нормально працюючої групи:
цільові ролі мають на увазі можливість відбирати групові завдання і виконувати їх (ініціювання діяльності, пошук інформації, збір думок, надання інформації, висловлення думок, опрацювання пропозицій, координування, узагальнення);
підтримують ролі мають на увазі поведінку, що сприяє підтримці і активізації життя і діяльності групи (заохочення, забезпечення участі, встановлення критеріїв, старанність, вираження почуттів групи). Більшість американських управляючих виконують цільові ролі, в той час як японські керуючі - цільові і підтримуючі ролі.
Найефективнішою групою вважається та, чий розмір відповідає її завданням, в складі якої знаходяться люди з несхожими рисами характеру, чиї норми сприяють досягненню цілей організації і створенню духу колективізму, де здоровий рівень конфліктності, гарне виконання як цільових, так і підтримуючих ролей і де мають високий статус члени групи не домінують.
Ефективність управління кожної формальної групою всередині організації має вирішальне значення для досягнення цілей організації.
неформальні групи - це спонтанно виникають групи людей, регулярно взаємодіючих для досягнення якоїсь певної мети. У неформальних організацій багато спільного з формальними організаціями. У них є своя ієрархія, лідери, норми і завдання.
Відмінність полягає в тому, що формальна організація створюється за заздалегідь продуманим планом, а неформальна - є, швидше за все, спонтанною реакцією на незадовільні індивідуальні потреби.
Причини входження в неформальні організації полягають у тому, що приналежність до неформальних груп може дати людям психологічні вигоди, не менш важливі, ніж одержувана заробітня плата: Почуття приналежності, взаємодопомога, взаємний захист, тісне спілкування і взаємна зацікавленість
Неформальні організації створюють ряд проблем:
зниження ефективності діяльності підприємства;
поширення неправдивих чуток і опір прогресивним змінам.
У той же час, якщо групові норми перевершують офіційно встановлені, неформальні організації можуть принести користь (відданість підприємству, високий дух колективізму і більш висока продуктивність праці).
Люди зазвичай знають, чому вони вступають у формальні організації (досягнення спільних цілей, винагороду, престиж і т.д.). У людей також є причини для вступу в неформальні групи, але вони часто не усвідомлюють їх. Найважливіші причини вступу до групи: почуття приналежності, взаємодопомога, захист спільних інтересів, тісне спілкування (симпатія) і зацікавленість.
Кожна неформальна група має свого лідера. При цьому зазвичай мають значення його вік, посадове становище, професійна компетентність, чуйність, навіть розташування робочого місця та ін.
Процес розвитку неформальних організацій і причини, за якими люди в них вступають, сприяють утворенню в цих організацій властивостей, які роблять їх одночасно і схожими, і несхожими на формальні організації. Важливо, щоб керівники розуміли, що неформальні групи взаємодіють з формальними групами.
Однією з найбільших труднощів, що заважають ефективному управлінню неформальними групами, є спочатку невисока думка менеджерів про них. Деякі керівники вважають, що саме виникнення неформальної організації є результатом неефективного управління. Але це не так. Неформальні групи є в будь-якій організації. Це так само природно, як і бажання друзів дружити, спілкуватися, взаємодіяти.
На ефективність формальної організації роблять сильний вплив такі характеристики неформальних організацій:
соціальний контроль - встановлення і зміцнення норм - групових еталонів прийнятного і неприйнятного поведінки (одяг, прийнятні види роботи, поведінка). Соціальний контроль, здійснюваний неформальною організацією, може впливати і направити до досягнення цілей формальної організації. Він може також вплинути на думку про керівників і справедливості їх рішень;
опір змінам - виникатиме щоразу, коли члени групи будуть вбачати в перервах загрозу подальшому існуванню своєї групи як такої, їх загального досвіду, задоволення соціальних потреб, загальним інтересам або позитивним емоціям. Керівництво може послабити цей опір, дозволяючи і заохочуючи підлеглих брати участь в ухваленні рішень;
неформальні лідери мають дві першорядні функції: допомагати групі в досягненні її цілей і підтримувати і зміцнювати її існування. Іноді ці функції виконуються різними людьми.
Деякі неформальні групи можуть поводитися непродуктивно (поширювати неправдиві чутки, стримувати необхідну модернізацію виробництва і т.д.). Тому одна з найбільших і поширених труднощів, що заважає ефективному управлінню неформальними групами - це спочатку невисока думка про них керівників. Не знаходячи способів ефективної взаємодії з неформальними організаціями, або намагаючись придушити їх, керівники часто втрачають потенційні вигоди. У будь-якому випадку, незалежно від того, чи є неформальна організація шкідливою або корисною, вона існує, і з нею необхідно рахуватися. Навіть якщо керівництво і зруйнує якусь неформальну групу, на її місці обов'язково виникає інша група, у якій, можливо, складеться свідомо негативне ставлення до керівництва.
Неформальна організація може допомогти формальній організації в досягненні її цілей. Для цього керівникам необхідно:
1. Визнати існування неформальної організації, працювати з нею і не загрожувати її існуванню;
2. Вислуховувати думки членів і лідерів неформальних груп. Знати, хто є лідером неформальної групи, і працювати з ним, заохочуючи тих, хто не заважає, а сприяє досягненню цілей організації; лідер-це людина, за яким «йдуть» (з яким радяться, прислухаються, вважаються) без зв'язку з його посадою в організації; лідер зазвичай впливає творчо, однак бувають і негативні лідери (підштовхують на зниження продуктивності праці тощо.).
3. Перед тим, як зробити будь-які дії, необхідно прорахувати їх можливий негативний вплив на неформальну організацію;
4. Дозволити неформальній групі брати участь в ухваленні рішень, щоб послабити опір змінам з її боку;
5. Швидко видавати точну інформацію, тим самим перешкоджати поширенню чуток.
Таким чином, завдання менеджера, в даному аспекті полягає не в боротьбі з неформальними групами, а в придбанні навичок управління ними для того, щоб вміло спрямовувати зусилля не тільки формальних, але і неформальних груп на досягнення цілей організації.
