Етикет ділового листування. Про хороше враження. Як працювати з вхідними дзвінками. готовий алгоритм
Ця стаття - результати моїх спостережень за тим, які аспекти створюють хороше враження від ділового листа.
От буває ж так, отримуєш відповідь на свій лист і відразу внутрішньо приймаєш рішення: з цими хлопцями я хочу і буду спілкуватися далі, а ось з цими - хочеться відразу розпрощатися. У вас таке бувало? У мене так. Остання така практика у мене трапилася зовсім недавно: я вела переписку з різними компаніями на предмет підбору мовних курсів.
Нижче - мої підсумовані висновки про те, що варто мати на увазі, якщо вам важливо, щоб ваше виробляло гарне враження на адресата і викликало у нього бажання продовжувати з вами ділова взаємодія.
1. Час відповіді на лист.
- Позитивне завершення листа
- останнє, що залишається в полі уваги адресата при прочитанні вашого листа. Закріпіть в останніх фразах емоційно-позитивну атмосферу ділового спілкування. Створіть у адресата гарний настрій, щоб йому захотілося знову поспілкуватися з вами!
Порівняйте:
| Варіант відповіді 1 | Варіант відповіді 2 |
| Привіт, Маша! Перш за все, спасибі Вам за те, що зупинили свій вибір на нашому інституті! Ми впевнені, що Ви залишитеся задоволені нашою співпрацею. Для того, щоб вислати Вам рахунок, нам необхідно отримати від вас реквізити компанії-вашого роботодавця. Надішліть їх, будь ласка, відповіддю на цей лист. ... .. | Привіт, Маша! Перш за все, спасибі Вам за те, що зупинили свій вибір на нашому інституті! Ми впевнені, що Ви залишитеся задоволені нашою співпрацею. Для того, щоб вислати Вам рахунок, нам необхідно отримати від вас реквізити компанії-вашого роботодавця. Надішліть їх, будь ласка, відповіддю на цей лист. Якщо у вас виникнуть запитання - будь ласка, звертайтеся! |
Рада № 4:Налаштуйте адресата на продовження діалогу. Проявляйте повагу! Створюйте та зміцнюйте настрій комфортного співпраці! Діліться з адресатом своїм позитивним настроєм і щирим бажанням продовжити ділове взаємодія!
МОЖЛИВІ фраз:
Буду радий співпраці!
Охоче \u200b\u200bвідповім на Ваші питання.
Якщо у вас виникнуть запитання - будь ласка, звертайтеся!
З надією на плідну співпрацю,
Завжди готовий допомогти і відповісти на Ваші питання.
З щирою повагою,
З повагою,
З повагою до Вас,
З повагою і надією на плідну співпрацю,
5. Підпис і блок контактної інформації.
Людині, що веде ділове листування, важливо розуміти, хто знаходиться «по той бік монітора»: ім'я та прізвище адресата, посаду, контактні координати.
Для чого це потрібно?
Ім'я та прізвище - дає можливість вести персональне спілкування.
Посада - дає адресату розуміння меж повноважень і професійної компетентності у вирішенні питань.
Координати - забезпечують можливість додаткової оперативного зв'язку в разі необхідності.
Порівняйте: який з відповідей виглядає більш професійним і викликає більшу довіру до інформації.
| Вітаю! Я пройшла попереднє тестування при зарахуванні на курси іспанської мови в вашому інституті. За результатами тестування я записана в групу PS-А2.1. Оплата мого навчання буде здійснюватися моїм працедавцем. Будь ласка, надішліть мені рахунок на оплату навчання. Дякую. З повагою, Маша Петрова | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Варіант відповіді 1 | Варіант відповіді 2 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Привіт, Маша! Перш за все, спасибі Вам за те, що зупинили свій вибір на нашому інституті! Ми впевнені, що Ви залишитеся задоволені нашою співпрацею. Для того, щоб вислати Вам рахунок, нам необхідно отримати від вас реквізити компанії-вашого роботодавця. Надішліть їх, будь ласка, відповіддю на цей лист. Якщо у вас виникнуть запитання - будь ласка, звертайтеся! Секретар - це обличчя компанії, і від його вміння вчасно прийняти і грамотно розподілити дзвінки багато що залежить. У статті дається ефективний алгоритм розподілу дзвінків. Зі статті ви дізнаєтесь:Від відповіді на дзвінок залежить враження про організацію. Тому секретарю так важливо знати, як професійно відповідати на питання будь-якої складності, правильно здійснити переадресацію вхідних дзвінків, виключити зайві дзвінки і при цьому не пропустити цінну інформацію. Як працювати з вхідними дзвінками. готовий алгоритмУміння говорити по телефону - це в деякому роді мистецтво. Щоб професійно спілкуватися по телефону і грамотно здійснювати розподіл вхідних телефонних дзвінків, розвивайте вміння чітко формулювати свої думки, вибудовувати відносини з людьми. Будьте готові вести діалог, презентувати компанію і керівника і знати, як правильно зробити розподіл дзвінків в офісі. У будь-якій ситуації зберігайте спокій і не висловлюйте свого невдоволення поведінкою співрозмовника - ні інтонацією, ні словами. При прийомі і розподілі вхідних дзвінків неприпустимо: дратуватися, говорити зверхньо, \u200b\u200bфамільярничати, розмовляти в повчальною манері Існує два способи прийому і розподілу телефонних дзвінків - ручний і автоматизований. Сфера застосування кожного способу обумовлюється доцільністю і можливостями організації. Ми будемо розглядати ручної варіант прийому і розподілу дзвінків в офісі. В даному випадку секретар є основним особою, контролюючим кожен етап даної процедури, яка в загальному вигляді може бути представлена \u200b\u200bу вигляді алгоритму, представленого на Схемі 1. Схема 1. Алгоритм відповіді на вхідний дзвінок Наведемо приклади прийому і розподілу дзвінків і факсів по даному алгоритму:
Варіант вибору вітання залежить від часу доби. Загальноприйнятим стандартом вважається варіант « доброго ранку»- до 11:00, до 17:00 -« добрий день», А після 17:00 -« добрий вечір». Якщо здійснюється відповідь на внутрішній дзвінок по організації, досить назвати відділ і представитися по імені:
Алгоритм, за яким відбувається розподіл дзвінків, представлений нижче: Схема 2. Алгоритм розподілу дзвінків
Як з'єднати абонента з керівником?Таблиця 1. Фрази, які вам допоможуть при розподілі надійшли дзвінків
Як захистити начальника від непотрібних дзвінків, розповідається в статті по . Як ввічливо і доброзичливо розмовляти по телефонуКрім виконання основних алгоритмів і використання універсальних шаблонних фраз, пропонуємо взяти на замітку для роботи спеціальну пам'ятку. У ній зібрані поради, як відповідати на дзвінки, що надходять в компанію, і професійно їх обробляти (таблиця 2). Таблиця 2. Пам'ятка «Професіонал телефонного спілкування»
Якщо в компанію надходить багато дзвінків, то доцільно автоматизувати процес їх прийому і розподілу. Сучасні технології дозволяють це зробити. Додаткову інформацію про розподіл дзвінків можна отримати в статті по . Поділитися: Схожі статті | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
