Головна » Автомобілі » Авансовий звіт. Авансовий звіт Видача безготівкових коштів

Авансовий звіт. Авансовий звіт Видача безготівкових коштів

Відрядження – це не тільки робочий момент, а й маленька подорож. Вирушати у подорож без грошей – погана ідея. Розберемося, як швидко і правильно оформити авансовий звіт (відрядження), як вчасно відзвітувати, щоб потім бухгалтер не утримував цю суму із зарплати. У першій частині статті поговоримо про правові нюанси питання, у другій - наочно розповімо та покажемо, як це оформляється у програмі.

Для чого потрібний авансовий звіт

Авансовий звіт необхідний для підтвердження працівником витрат під час відрядження з подальшим детальним звітом. Підзвітній особі видається певна сума для майбутніх витрат на відрядження: оплатити житло, купити їжу, оплатити роботи або послуги, пов'язані з метою відрядження, а також на інші господарсько-операційні цілі.

Список осіб, яким видаватимуться такі суми, терміни (дні коли працівник буде у відрядженні), цілі (для чого співробітник вирушив у подорож), а також порядок видачі в організації готівки затверджуються в обліковій політиці, або в положенні або окремим наказом.

Якщо відряджений везе із собою матеріальні цінності і з ним не укладено договір про матеріальну відповідальність, оформіть разову довіреність про передачу цінностей.

Терміни авансового звіту, підтвердження витрат та розмір добових

Строки, куди видаються такі аванси, затверджуються відповідним наказом (законодавством терміни обмежені). Підставою для видачі коштів служить посвідчення про відрядження (більше не потрібно оформлювати відрядженим співробітникам ні службове завдання, ні посвідчення) або наказ керівника про направлення співробітника у службове відрядження.

Звітує співробітник про витрачені гроші і підтверджує витрати чеками не пізніше трьох робочих днів з моменту закінчення терміну авансу або після повернення з відрядження. Співробітник передає в бухгалтерію авансовий звіт із підтвердженням витрат для остаточного розрахунку. Форма авансового звіту складається у єдиному екземплярі.

Розмір добових визначається облікової політиці, у наказі з організації. Який вибрали розмір добових, такий і приймаєте у витрату з погляду розрахунків з податку на прибуток. Мінімальний та максимальний розмір добових закон не встановлює. Встановлено нормативи, у яких добові не оподатковуються ПДФО і внесками: 700 рублів у Росії, 2 500 за кордоном РФ.

Заповнюємо авансовий звіт у «1С:Бухгалтерія 3.0»

Відкриваємо розділ «Банк та каса» → група документів «Каса» та створюємо авансовий звіт. Встановлюємо дату документа та вибираємо підзвітну особу. Авансовий звіт оформляється у тій валюті, у якій видано працівникові кошти. Валюта звіту змінюється у вікні «ПДВ», у сумі – «Редагувати ціну та валюту». За замовчуванням звіт формується у рублях. У документі чотири вкладки.

Вкладка «Аванси»

Тут усі документи, за допомогою яких видали нашому співробітнику аванси: видача грошових документів, видача готівки, списання з розрахункового рахунку.

Разом отримано авансів у сумі 26 000 крб.

Вкладка «Товари»

Відображаємо документи, що їх передає співробітник. Вводимо документи у вкладці «Товари»: чеки, накладні, рахунки-фактури на придбані матеріальні цінності. Оприбуткуємо на склад матеріали кріплення та упаковка: вид документа витрати - Накладна № 35 від 01.11.2017. Пред'явлено рахунок-фактура постачальника, заповнюємо реквізити, рахунки обліку заповнилися автоматично за довідником «Номенклатура».

Вкладка «Оплата». Відобразимо погашення нашої заборгованості контрагенту.

Вкладка «Інше»: відображаємо добові витрати на придбання квитків, представницькі витрати. Зверніть увагу на субконто «Представницькі витрати»: на відміну від витрат на відрядження, по субконто «Представницькі» наприкінці місяця 1С пронормує наші витрати з метою розрахунку податку на прибуток, тому важливо правильно заповнити субконто на витратному рахунку.

Занесли все, разом співробітник витратив 25 965, залишився залишок 35 рублів. Проводимо документ, у момент проведення створюються вхідні рахунки-фактури, і документ робить усі необхідні проводки. Подивимося, натиснувши кнопку «ДтКт»: заповнені всі показники. Роздруковуємо звіт (АТ-1), даємо підписати підзвітній особі та підшиваємо документ.

Невитрачений залишок

Залишився невитрачений залишок 35 рублів, співробітник повинен звітувати протягом трьох робочих днів і внести 35 рублів у касу. Найпростіше зробити це з авансового звіту: «Створити на підставі» → «Надходження готівки». Документ заповнюється автоматично, уточнюємо лише дату документа та статтю руху коштів: обираємо «Інші надходження за поточними операціями».

Отже, ми розглянули порядок заповнення авансового звіту до «1С:Бухгалтерія 3.0». Якщо залишилися питання щодо заповнення авансового звіту в 1С, проконсультуємо безкоштовно та протягом 15 хвилин. Замовити консультацію.

Бухгалтери часто зустрічаються з необхідністю створення авансових звітів при розрахунках готівкою зі співробітниками. Цей документ необхідний підтвердження витраченої суми чи фінансових документів, виданих співробітнику раніше.

Наведемо найпростіший приклад. Співробітника та видали певну суму на купівлю квитка. Після повернення він надає цей квиток бухгалтеру для того, щоб підтвердити, скільки грошей він витратив фактично. Потім бухгалтер на його підставі робить авансовий звіт.

Можна навести ще багато прикладів. Це купівля матеріалів, товарів (канцтовари, госп. інвентар та ін.), Плата за, добові, поштові витрати та багато іншого.

У цій статті ми розглянемо інструкцію щодо кроків створення авансового звіту в 1С 8.3 та наведемо зразок його заповнення.

Видача коштів

Насамперед співробітнику видаються гроші чи грошові документи. Оформити цю операцію в 1С 8.3 можна через касові та грошові документи відповідно. Вони знаходяться у розділі «Банк та каса».

Крім наведених вище способів можна скористатися списанням з розрахункового рахунку, але в нашому прикладі даний варіант не розглядатиметься, тому що даний вид операції частіше зустрічається з готівковим, а не безготівковим розрахунком.

Нижче наведено приклад видачі готівки підзвітній особі. Він формує проведення за рахунками Дп 71.01 – Кт 50.1. Рахунок обліку підставляється , але можна змінити під час заповнення документа.

Цей документ також використовується у випадках, коли відбувся перевитрата виданих коштів. Простіше кажучи, співробітнику видали 1000 рублів, а він витратив із дозволу керівника 1500 рублів. Різницю в 500 рублів слід оформити видачею готівки.

Оформлення авансового звіту до 1С

Оформлення цього документа практично однаково як у версії 3.0 (8.3), так і 2.0 (8.2), тому ця стаття підійде всім.

Щоб зробити новий авансовий звіт, потрібно в меню «Банк та каса» та виберіть «Авансові звіти». У формі списку, що відкрилася, натисніть на кнопку «Створити».

Спочатку необхідно обрати співробітника, на якого оформляється документ та підрозділ.

На першій вкладці перераховуються ті документи, якими співробітник отримав ці кошти. Валюта та сума підставиться автоматично.

Коротко розглянемо вміст інших вкладок:

На вкладці «Товари» вказується список ТМЦ, придбаних підзвітною особою. При зазначенні рахунків обліку за цими товарами сформуються проведення за надходженням.
Третя вкладка містить дані про тару, яку співробітник отримав від постачальника.
Вкладка «Оплата» містить дані про суми, які заплатили постачальники за придбані товари, передоплата.
На вкладці "Інше" вказуються інші витрати. У нашому випадку ми прозвітуємо саме на цій вкладці.

Перед печаткою слід провести документ. Друкована форма цього документа знаходиться в меню "Друк" - "Авансовий звіт (АТ-1)".

Як ми можемо побачити у друкованій формі та в нижній частині форми документа, у цього співробітника вийшов перевитрата.

Це означає те, що він витратив більше коштів, ніж видали спочатку. У прикладі різниця в 100 рублів буде відбито на рахунку 71.01. Як було вказано раніше, що різницю в сумах необхідно повернути співробітнику за допомогою документа касового документа видачі готівки.

Дивіться також відео інструкцію щодо заповнення авансового звіту в 1С:

Робота з підзвітними особами

Інформація про підзвітні особи заноситься до призначеного для цього довідника. Видача грошових сум підзвітній особі оформляється спеціальним документом із встановленим видом оплати. Інформація про те, яким чином було витрачено видані підзвіт суми, заповнюється за допомогою документа "Авансовий звіт".

До авансового звіту можуть бути включені документи:

"Рядок авансового звіту (закупівля ТМЦ)" - до документу заноситься список ТМЦ на придбання яких було витрачено підзвітні кошти. Під час проведення документа оприбутковуються зазначені ТМЦ і з підзвітної особи списується заборгованість, що дорівнює сумі документа.
"Рядок авансового звіту (оплата постачальнику)" - до документу заноситься інформація про те, яким постачальникам, за якими договорами та в якому розмірі були виплачені гроші з підзвітної суми. Після проведення документа відбудеться погашення заборгованості перед постачальниками з допомогою підзвітних коштів.
"Рядок аванс. звіту (інше)" - до документу заноситься інформація про додаткові витрати підзвітної особи (транспорт, готель та інше). Документ зменшує суму заборгованості підзвітної особи.

Повернення невитрачених підзвітних сум оформляється відповідним документом із встановленим видом оплати "повернення сум від підзвітної особи".

Підзвітні суми потребують точного контролю. Саме з цією метою застосовується авансовий звіт.

З його допомогою бухгалтерія встановлює мети витрачання коштів та їх документальне підтвердження, а також наявність залишку чи перевитрати та характер подальшого розрахунку з підзвітною особою.

Що це таке і навіщо цей документ потрібний?

Авансовий звіт (потім за текстом – АТ), насамперед, є первинним документом, у якому підзвітна особа відбиває напрями витрачання коштів, виданих йому, і підтверджує зазначені витрати документами.

Також у цьому документі знаходить відображеннябезліч іншої інформації, зокрема:

І досягнення всіх цих цілей можливе лише при грамотному та своєчасному складанні авансового звіту.

Правила оформлення

Авансовий звіт може бути оформлений як на паперовому носії від руки або виведений на паперовий носій за допомогою програмного забезпечення, так і в електронному вигляді.

Але це складніший варіант, оскільки:

для оформлення електронного документа знадобиться допуск багатьох осіб до бази даних;
для підписання такого документа необхідні всім сторонам та електронний документообіг, оскільки АТ необхідно обійти відразу кількох осіб – головного бухгалтера чи бухгалтера, керівника та касира.

Заповнювати АТ має підзвітна особав одному екземплярі. Про це прямо сказано у Вказівці Банку Росії від 11.03.14г. №3210-У: особа, яка витрачала готівку на користь компанії, повинна пред'явити бухгалтеру або головному бухгалтеру авансовий звіт на перевірку з усіма документами, що підтверджують видатки, вказані особою.

Але підзвітна особа заповнює лише свою частину документа. А бухгалтерія після перевірки авансового звіту – свою частину, де необхідно проставляти проводки, позначати рішення щодо прийняття витрат до обліку тощо. Однак на практиці авансовий звіт складає бухгалтерія і це не є порушенням – адже сам документ подано, витрати у ньому підтверджені документами, підписи стоять та звіт затверджений.

Незважаючи на те, що в Вказівці №3210-У не встановлено, яка саме форма має бути у авансового звіту, на практиці пропонується два її варіанти:

власна розробка підприємства на підставі закону Про бухоблік №402-ФЗ;
уніфікована форма, яка зараз не є обов'язковою, затверджена Держкомстатом РФ у своїй Постанові №55 від 01.08.01р. Проте слід врахувати, що у цій Постанові зазначено: АТ є документом, призначеним для обліку коштів. Отже, здебільшого авансовий звіт – документ касовий, а не бухгалтерський. І буде доцільніше та простіше використовувати вже готову форму, а не розробляти її самостійно.

АТ має бути наданопідзвітною особою протягом 3-х робочих днів (і не довше) з моменту закінчення терміну, на який було видано йому за заявою кошти, або з дати виходу його на роботу. Термін подання звіту затверджується зазвичай в Обліковій політиці підприємства. А термін подання конкретного звіту, не суперечить тому, що затверджено в Обліковій політиці компанії, встановлюється, коли керівник підприємства підписує заяву на видачу грошей під звіт. У цьому документі вказується термін, який дані кошти видаються.

АТ пред'являється або в бухгалтерію, або до керівника підприємства.

Підписуєтьсядокумент кількома особами:

підзвітною особою – при складанні та здачі документа;
бухгалтером чи головним бухгалтером – за фактом прийняття документа та після його перевірки;
керівником – після перевірки бухгалтерією;
бухгалтером чи касиром – за фактом отримання залишку чи видачі перевитрати підзвітних сум. Видача нових сум під звіт можлива тільки якщо була повністю погашена заборгованість за раніше виданими цими сумами.

Як тільки авансовий звіт перевірено, він приймається до обліку. Зберігається цей документ, як правило, у бухгалтерії та не менше 5-ти років.

Про те, що таке авансовий звіт та правила його заповнення за допомогою 1С8.2, розказано у наступному відеомюжеті:

Якщо Ви ще не зареєстрували організацію, то найпростішеце зробити за допомогою онлайн сервісів, які допоможуть безкоштовно сформувати всі необхідні документи: Якщо у Вас вже є організація, і Ви думаєте над тим, як полегшити та автоматизувати бухгалтерський облік та звітність, то на допомогу приходять наступні онлайн-сервіси, які повністю замінять бухгалтера на Вашому підприємстві та заощадять багато грошей та часу. Вся звітність формується автоматично, підписується електронним підписом та надсилається автоматично онлайн. Він ідеально підходить для ІП або ТОВ на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все відбувається в кілька кліків, без черг та стресів. Спробуйте і Ви здивуєтесяЯк це стало просто!

Порядок заповнення

Насамперед, проставляється номер та дата документа. Номер має надати бухгалтерія, а дата документа – день його заповнення (а не здавання!).

Потім підзвітна особа на титульному листіпроставляє те, що знає точно:

Перед тим як розпочати перевіркуАТ, за фактом прийняття документа, бухгалтер повинен обов'язково заповнити відривну розписку та передати її підзвітній особі.

Всі розділи, що залишилися має заповнити бухгалтерія. Причому починається заповнення зі зворотного боку авансового звіту, де спочатку перевіряютьсявсі зроблені записи шляхом звірення їх із підтверджуючими документами.

підприємства;
табельний номер співробітника;
робляться повні проводки із загальними сумами за рахунками;
ставиться кінцева сума до затвердження за даними перевірки.

Як тільки керівник підтвердив авансовий звіт, за ним роблять остаточний розрахунок.

Окремі нюанси складання

В залежності від причини витрачання підзвітних коштіву графі "Призначення авансу" ставиться або "на господарські цілі", або "на відрядження".

Виходячи з цього, перелік документів, що підтверджують витрачання грошей, у разі відрядженнябуде доповнено квитками. Добові, які видані відрядженій особі, не включаються до складу авансового звіту, а зазвичай видаються окремим . А якщо ні, то в авансовому звіті доведеться відобразити і добові.

Якщо за витрачання коштів на господарські потреби, як підтвердження оплати було видано квитанцію до , то в авансовому звіті слід проставити наступне проведення:

Д 60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» До 71 «Розрахунки з підзвітними особами».

До цієї квитанції повинні бути обов'язково додані накладні (наприклад, ), . Якщо їх немає, або вони надійшли раніше і підзвітна особа просто розраховувалася за вже вчинену правочин, або ці документи ще не надійшли на підприємство. І тоді ця витрата відображатиметься, як аванс постачальнику доти, доки документи на товари, продукцію чи роботи не прийдуть у бухгалтерію.

Якщо є перевитрата коштів, то на них заповнювати заяву підзвітній особі не потрібно. Але рекомендується додати пояснювальну від підзвітної особи за фактом допущеного ним перевитрати коштів. Ця пояснювальна пишеться у вільній формі. Сигналом для розрахунку буде затвердження авансового звіту керівником. В іншому випадку, при отриманні наступного разу грошей під звіт, співробітнику доведеться в авансовому звіті вказувати перехідну суму перевитрати. Причому зробити внутрішній залік за сумами він не зможе. Тобто. за наявності залишку по іншій підзвітній сумі, доведеться вказувати одночасно і поточний залишок, і перехід, що переходить. Але доки керівник не затвердить АТ з перевитратою.

Покрокова інструкція заповнення АТ у програмі 1С (версія 8.2 та 8.3)

Для заповнення АТ слід зайти спочатку у вкладку «Каса» або «Виробництво» – цей документ є і там, і там. Далі слід натиснути на «Авансовий звіт» – з'явиться порожній журнал або з документами. У цьому журналі є кнопка "Додати". Ця кнопка дозволяє відкрити новий звіт. Як тільки відкрився новий звіт, відразу видно, що в ньому вже проставлено організацію та дату заповнення.

Рядок «Фізична особа» (підзвітна особа) заповнюється через список співробітників.

У вкладці «Аванс» вказується сума, видана цій особі під звіт. Для цього слід вибрати зі списку один із документів, за яким видавалися кошти. Цей список з'являється при натисканні на порожній рядок. За допомогою вибраного з цього списку документа можна потрапити до переліку і додати в авансовий звіт кнопкою «Вибрати».

У рядку "Призначення" (нижче у вкладці "Аванс") потрібно вписати "господарські витрати" або "відрядження".

У вкладці «Товари» слід шляхом додавання рядків занести всі товари, придбані підзвітною особою. Додаються рядки через однойменну кнопку. Ціна, кількість, наявність податків та інші реквізити проставляються з документів, на підставі яких складається цей звіт.

Проводки проставляються автоматично, але потрібно перевірити їхню правильність.

Вкладка «Оплата» використовується лише тоді, коли підзвітна особа робила оплату, а не купівлю товарів, наприклад, за Інтернет, телефон тощо.

Вклад «Інше» використовується, якщо співробітник їздив у відрядження.

Порядок заповнення авансового звіту в 1С 8.3 викладено у наступному відео уроці:

Вчимося оформлювати авансові звіти на прикладах (1С:Бухгалтерія 8.3, редакція 3.0)

2016-12-08T12:30:37+00:00

По моєму спостереженню для бухгалтерів-початківців оформлення авансових звітів представляє значну труднощі спочатку.

Сьогодні ми розглянемо ази цієї справи, а також найпопулярніші випадки з життя. Всі експерименти ставитимемо в 1С: Бухгалтерія 8.3 (редакція 3.0).

Тож почнемо

Не мені вам розповідати, що за розрахунки з підзвітними особами у бухгалтерії відповідає 71 рахунок:

Видача активіввідбивається працівнику по дебету цього рахунку, а списання - за кредитом.

Ну, наприклад, видали 5000 під звіт з каси:

Чому я сказав активів? Все тому, що ми можемо видавати працівникові:

Готівка (з каси через РКО)
Безготівкові кошти (переказом з розрахункового рахунку організації на картковий рахунок співробітника)
Грошові документи (наприклад, квитки на літак для відрядження)

Давайте розглянемо кожен із наведених вище прикладів.

Видача готівки з каси

Для видачі авансу з каси ми оформляємо видатковий касовий ордер (у трійці це документ "Видача готівки"):

У вигляді операції вказуємо "Видача підзвітній особі":

Проведення вийшло таким:

Видача безготівкових коштів

І тут перерахування коштів складає картковий рахунок співробітника (рахунок, якого прив'язана банківська картка, з допомогою якої співробітник зможе зняти ці гроші).

У трійці ця операція оформляється звичайним документом "Списання з розрахункового рахунку":

Також не забуваємо вказати у вигляді операції "Перерахування підзвітній особі":

Проведення вийшло таким:

Видача грошових документів

Грошовим документом може бути, наприклад, квиток на літак, який організація придбала для працівника, який їде у відрядження.

Після придбання цей квиток враховується за дебетом рахунку 50.03:

При видачі цього квитка працівникові під звіт (перед відрядженням) бухгалтерія оформляє документ "Видача грошових документів":

А на закладці "Грошові документи" вказує цей квиток:

Проводка вийшла такою (списали квиток із рахунку 50.03):

Окремо згадаю:

Ми маємо право видавати під звіт лише працівникам організації – особам, з якими у нас укладено трудовий чи цивільно-правовий договір.
Список таких осіб затверджується окремим наказом керівника.
У цьому наказі обумовлюється максимальний термін, через який працівник повинен звітувати перед бухгалтерією; якщо працівник їде у відрядження - цей термін автоматично продовжується до його повернення.

Співробітник звітує

Але ж активи видаються працівникові не просто так, а для виконання певного службового доручення. Тому настає момент, коли працівник повинен звітувати перед бухгалтерією за формою АТ-1.

Це така друкована форма, в якій вказується:

все, що ми видали співробітнику під звіт
все, на що він витратив ці гроші (або не витратив, а може взагалі перевитрата була)
до цієї форми додаються виправдувальні документи (чеки, накладні, акти, квитки...)

Ось вам приклад форми АТ-1:

Цей звіт (АТ-1) складається працівником разом із бухгалтерією і затверджується керівником. У самому низу вказується кількість документів та аркушів, на яких вони додані до звіту (чеки зазвичай цілими пачками наклеюють на аркуші формату А4).

Так ось, щоб надрукувати такий звіт (АТ-1), списати зі співробітника заборгованість за 71 рахунком, а також прийняти витрати у трійці існує документ "Авансовий звіт":