Складання табеля обліку робочого дня в 1с. Фактично відпрацьований час
Минулого тижня одразу два відвідувачі хотіли дізнатися про зведене введення відпрацьованого часучерез табельв 1С ЗУП 3. Розберемо це питання докладніше:
«Допоможіть пож-та, налаштувати ЗУП 3 розрахунок, аналогічний, розрахунку ЗУП 2.5. Ми раніше вводили Табель обліку відпрацьованого часу зі способом введення часу "Зведено, загалом за період". Як це зробити в ЗУП 3?
✅ Семінар «Лайфхакі з 1C ЗУП 3.1»
Розбір 15-ти лайфхаків з обліку в 1с ЗУП 3.1:
✅ ЧЕК-ЛИСТ з перевірки розрахунку зарплати у 1С ЗУП 3.1
ВІДЕО - щомісячна самостійна перевірка обліку:
✅ Нарахування зарплати у 1С ЗУП 3.1
Покрокова інструкція для початківців:
У ЗУП 3 також є документ Табель, яким можна вводити відпрацьований час співробітників. Однак, цей документ не має можливості зведеного введення відпрацьованого часу.
Реалізувати таке введення можна за допомогою документа. Для цього у довіднику "Шаблони введення вихідних даних"потрібно створити новий елемент. У ньому на вкладці «Види часу» вказати види часу, за якими необхідно вводити відомості. Наприклад, вкажемо види часу Явка та Нічний годинник.
Також необхідно встановити прапорець « Загалом за період«.
В результаті в журналі документів «Дані для розрахунку зарплати»з'явиться новий вид документа для введення відпрацьованого часу. Введемо співробітнику Христенка та Цвєтаєву відпрацьований час. Христенко працював на ніч.
Після цього у документі «Нарахування зарплати та внесків»для розрахунку за цими співробітниками буде використано відпрацьоване саме з документа «Дані для розрахунку зарплати».
Щоб дізнатися першими про нові публікації, підписуйтесь на оновлення мого блогу:
Для контролю за співробітниками зафіксованого за ними графіка виходу на роботу, для обліку фактично відпрацьованого часу для розрахунку заробітної плати, та для складання статей. звітності працівники кадрових служб ведуть табеля обліку робочого дня. Для обліку використовується дві форми Т-12 та Т-13. Перша призначена виключно для заповнення ручного, а форма Т-13 для автоматичного. У цьому огляді я розповім про методику ведення табеля обліку робочого часу, а також дам коротку інструкцію щодо заповнення табеля у програмі 1С: Зарплата та управління персоналом, редакції 3.0.
Методика ведення табеля
Облік ведеться за найманими співробітниками, у яких результат розрахунку заробітної плати залежить від фактичного виробітку часу. У класичній схемі це виглядає так:
- Фахівець, якому доручено облік відпрацьованого часу заповнює табель та передає його до бухгалтерії;
- У бухгалтерії, фахівець із розрахунку заробітної плати на підставі отриманих даних нараховує заробітну плату.
За допомогою засобів автоматизації цим процесом може займатися і один працівник (наприклад, розрахункове ЗП).
Бувають ситуації коли вести облік відпрацьованого часу не обов'язково, наприклад, якщо всі співробітники працюють за стандартним графіком роботи (40 годинний робочий тиждень).
Є два способи контролю відпрацьованого часу:
- Перший спосіб - це облік відхилень від зафіксованого за співробітником графіка. Тобто. фіксуються лише ті дні (або годинник), коли співробітник не працював, наприклад, відпустку, лікарняний, відгул тощо. Відхилення можуть бути також у більшу сторону, наприклад робота в незапланований за графіком час, наприклад, понаднормові;
- Другий спосіб – це суцільна реєстрація відпрацьованого часу. Цей спосіб застосовується, коли потрібно тотально контролювати відпрацьований співробітником час.
Важливо розуміти, що другий спосіб більш трудомісткий, тому що, як і в першому, потрібно вести облік документів відхилень і додатково реєструвати всі явки співробітників.
Як вести табель у 1С:Бухгалтерії
Отож відразу зазначу, що в 1С:БП немає стандартного функціоналу для автоматизації цього завдання. Але в каталозі розробок є рішення для цього питання:
Фіксуємо план робочого часу
Переходимо до опису дій у програмі 1С: Зарплата та управління персоналом. Щоб закріпити за працівником плановий час роботи, потрібно присвоїти йому графік роботи або на певний період закріпити за працівником індивідуальний графік. Отже, кроками…
Перше, що потрібно зробити, це заповнити виробничий календар на поточний календарний рік. Для цього потрібно перейти до розділу Налаштування — Виробничі календарі.
Після того, як виробничий календар заповнений, потрібно підготувати графіки роботи, якими на вашому підприємстві працюють співробітники.
Графік роботи співробітнику можна призначити кількома способами. Наприклад, у документі «Прийом на роботу».
Або якщо змінилися умови документом «Кадровий переклад».
Зверніть увагу, у ЗУП 3.0 є можливість змінити графік роботи одразу за списком співробітників. Якщо зміни мають масовий характер, цей інструмент може заощадити час.
Як вже згадувалося раніше, якщо протягом якогось часу у співробітника змінюється умови виходу на роботу, необхідно зареєструвати індивідуальний графік роботи.
Важливо розуміти, що індивідуальний графік роботи на час дії (зазначений календарний місяць) витісняє графік роботи співробітника, який у нього призначений за умовчанням (при прийомі на роботу або при кадровому перекладі).
Реєструємо факт відпрацьованого часу
На першому етапі для обліку фактично відпрацьованого часу необхідно зареєструвати відхилення від запланованого графіка. Це можна зробити через документи:
Якщо у вас ведеться облік за першим способом (тільки відхилення), то на цьому реєстрацію фактично відпрацьованого часу закінчено. Якщо ж ви використовуєте другий спосіб (суцільна реєстрація), необхідно додатково зареєструвати документ «Табель» і в ньому по кожному дню вказати фактично відпрацьований час.
Табель має найвищий пріоритет! Наприклад, якщо у табелі зафіксовано час перебування співробітника на лікарняному і після цього документ реєстрації лікарняного змінився, потрібно обов'язково внести відповідні до табеля, інакше розрахунок зарплати може бути виконаний некоректно.
У табелі можна в ручному режимі в будь-якій комірці таблиці ввести потрібне позначення (див. таблицю умовних позначень, що використовуються).
У програмному продукті під назвою 1С Зарплата та керування персоналом 8.3 (1С 3.0) ми розповімо, як можна здійснити введення табеля обліку робочого часу. Відразу зазначимо, що у програмі з ім'ям «1С Бухгалтерія 8.3» табель обліку часу роботи не можна знайти, оскільки його немає.
Цей табель потрібен працівникам підприємства, які мають погодинну заробітну плату. Тобто, плата залежить від фактично відпрацьованого часу.
Перед безпосередньою роботою з самим табелем пропонуємо вам заповнити або оновити виробничий календар.
У програмному продукті 1С: ЗУП облік відпрацьованого часу існує можливість вести за допомогою різних методів, а точніше двох наступних:
Перший метод називається метод відхилень. У разі цього методу реєструються відхилення від графіка. Наприклад, коли співробітник не з'явився на роботу або відпрацював понаднормовий годинник. За основу потрібно брати інформацію графіка роботи;
Другий метод називається метод «суцільної реєстрації». У разі його використання паралельно реєструється фактично витрачений час та ведуться документи-відхилення.
Який графік роботи у «1С ЗУП 8.3»?
Коли готується наказ про прийом працівника на роботу, то в ньому потрібно налаштувати графік самої роботи, тобто вказати запланований час працівника. У разі кадрового переміщення графік також необхідно обов'язково вказувати (залишити колишній або призначити новий). Реквізит під назвою «Графік роботи» у документах переміщення чи прийому є обов'язковим. Графіки роботи для підприємства визначаються у довіднику з ім'ям «Графіки роботи».
Якщо в «1С 8.3» існують певні розбіжності з графіками, вони фіксуються такими документами:
Відпустка по догляду за дитиною;
Нарахування відпустки;
Нарахування за лікарняним листом.
У розділі під назвою «Облік часу» міститься в меню «Зарплата», існує можливість для працівника здійснити налаштування на певний період індивідуального графіка. У разі заплановано основним графіком час для працівника обчислюватися не буде. Воно регулюватиметься за індивідуальним графіком.
У «1С» табель робочого часу заповнюватиметься у таких випадках:
Коли всі працівники фірми працюють по п'ятиденці;
Коли на підприємстві є кілька циклічних графіків та відхилень, крім лікарняних, відпусток, відгулів та інше.
Існують випадки, коли у програмі «1С 8.3» табель робочого часу заповнювати просто необхідно:
У результаті використання досить складних нециклічних графіків обліку робочого дня;
Коли на підприємстві регулярно змінюються зміни між працівниками, які працюють за ковзним графіком;
У разі просування на підприємстві вахтових методів та ін.
«1С Зарплата»: робота з табелем обліку робочого часу
А зараз ми докладно розглянемо покрокові інструкції щодо проведення та налаштування табеля у програмному продукті під назвою «1С 8.3 ЗУП».
З метою введення та налаштування табеля необхідно зайти в меню з ім'ям «Зарплата», далі в розділі під назвою «Облік часу» перейти до списку табелів за таким посиланням як «Табелі».
Заповнення табеля здійснюється відповідно до затверджених термінів літер. Останні описані у довіднику з іменем «Види використання робочого часу», який можна знайти в меню під назвою «Налаштування».
Існує можливість заповнити табель в автоматичному режимі, натиснувши кнопку під назвою «Заповнити», а після цього, якщо потрібно, змінити (відредагувати) його.
Але перед цим обов'язково потрібно буде вибрати підприємство та період табелю.
Важливо, що у разі сумованого обліку робочого дня потрібно вводити годинник відсутностей (наприклад, відрядження). Але окрім лікарняних та відпусток. Це потрібно з метою розрахунку годинника, за яким зберігатиметься середній заробіток. Цей годинник буде братися не з кадрових документів, а саме з табеля.
Після заповнення табеля натисніть клавішу під назвою «Провести та закрити».
Організації мають вести облік робочого дня співробітників. І тому використовують уніфіковану форму Т13 – табель обліку робочого дня. У цьому документі по кожному працівнику заповнюють дані про відпрацьовані ним дні та години. Табель обліку робочого дня в 1С 8.3 Бухгалтерія формується за даними виробничого календаря. Тут ми розповімо, де знайти табель робочого часу та як налаштувати його під себе.
Читайте у статті:
Є два варіанти ведення табелю:
Варіант 1. Суцільна реєстрація явок та неявок на роботу;
Варіант 2. Реєстрація лише відхилень (відпусток, лікарняних тощо).
Табель обліку робочого часу 1С 8.3 Бухгалтерія формується другим способом. Програма автоматично заповнює його за прийнятими на роботу співробітниками, з урахуванням їх відпусток та лікарняних. За основу 1С 8.3 бере 5-денний 40 годинний робочий тиждень з виробничого календаря. Як налаштувати виробничий календар у 1С 8.3 Бухгалтерія читайте тут. Облік неоплачуваних відпусток («за власний рахунок») та прогулів у програмі 1С 8.3 Бухгалтерія не передбачена.
Для обліку робочих та неробочих днів у табелі обліку робочого часу в 1С 8.3 Бухгалтерія використовують такі позначення:
- "Я". робочий день (явка);
- "В". Вихідні дні;
- "ВІД". Відпустка;
- "Б". Лікарняний.
Розкажемо, як у 5 кроків у 1С 8.3 знайти та налаштувати табель обліку робочого часу у 1С 8.3 Бухгалтерія.
Як зробити табель у програмі БухСофтКрок 1. Налаштуйте в 1С 8.3 облік лікарняних та відпусток
Зайдіть до розділу «Зарплата та кадри» (1) та натисніть посилання «Налаштування зарплати» (2). Відкриється вікно налаштувань.
У вікні, натисніть на посилання «Розрахунок зарплати» (3) і поставте галочку (4) навпроти «Вісти облік лікарняних, відпусток та виконавчих документів». 
Тепер табель обліку робочого часу в 1С 8.3 Бухгалтерія формуватиметься з урахуванням введених лікарняних та відпусток.
Крок 2. Відкрийте в 1С 8.3 табель обліку робочого часу для заповнення
Зайдіть у розділ «Зарплата та кадри» (1) та натисніть на посилання «Звіти з кадрів» (2). Відкриється вікно «Звіти розділу «Кадровий облік»». 
У вікні, натисніть на посилання «Табель обліку робочого часу (Т-13)» (3). Відкриється вікно заповнення документа. 
Крок 3. Сформуйте в 1С 8.3 табель обліку робочого часу
У формі заповнення вкажіть:
- вашу організацію (1);
- період, протягом якого треба сформувати табель (2). Введіть початкову та кінцеву дату періоду;
- підрозділ, яким потрібен табель (3). Якщо це поле залишити порожнім, табель заповниться по всіх підрозділах.
Щоб завершити операцію, натисніть кнопку «Сформувати» (4). 
У сформованому табелі буде інформація:
- по співробітникам та їх посадам(5);
- кількості відпрацьованих днів за вибраний період щодо кожного співробітника (6);
- кількості відпрацьованих годин за вибраний період щодо кожного співробітника (7).
Крок 4. Формування табеля в 1С 8.3 за окремими працівниками
Табель обліку робочого часу в 1С 8.3 Бухгалтерія можна сформувати за окремим співробітником або їх групою. Для цього натисніть кнопку «Налаштування» (1). У вікні «Налаштування звіту …» натисніть посилання «Підбір» (2). Відкриється. 
У списку натисніть на потрібних співробітників і натисніть кнопку «Вибрати» (3). Натисніть «x» (4), щоб закрити список. 
Тепер у вікні «Налаштування звіту…» вказано обраного працівника (5). Натисніть кнопку «Закрити та сформувати» (6), щоб завершити формування документа. 
За вказаним співробітником сформується табель (7). 
На жаль, типова редакція бухгалтерії не дозволяє формувати табелі робочого часу. Ця обробка виправляє цей недолік.
Можливості обробки "Табель обліку робочого часу":
- Автоматичне заповнення списку працівників;
- Автоматичний розрахунок годинника за виробничим календарем з конфігурації;
- Зміна ставки робочого дня (від 0 до 1);
- Збереження заповнених табелів на диск;
- Друкарська форма Т-13.
Увага!Якщо при використанні табеля з'являється помилка і вона не працює, це означає, що у вас не заповнений виробничий календар. Про те, як його заповнити читайте.
Ще доповнення!
Завантажити для трійки
Важливо #1!Якщо під час відкриття обробки виникне помилка " Порушення прав доступу- про те, що потрібно робити. Важливо #2!У разі виникнення будь-якої іншої помилкипісля відкриття або в процесі роботи обробки - слідуйте.
Корисно!
З повагою,
Володимир Мількін(Викладач та розробник).
Для 1С: Бухгалтерія 8.2 (редакція 2.0)
Ще доповнення!Ця версія табеля актуальна на ВСІ РОКИ. Вам просто потрібно щороку наново заповнювати виробничий календар. Про те, як його заповнити читайте.
Завантажити для двійки
Корисно!З повагою, Володимир Мількін(викладач
