Головна » Автомобілі » Організація та обладнання робочого місця діловода. Загальні вимоги щодо організації робочого місця. з дисципліни: «Документознавство та документаційне

Організація та обладнання робочого місця діловода. Загальні вимоги щодо організації робочого місця. з дисципліни: «Документознавство та документаційне

Комплект спеціальних засобів для створення, обробки, зберігання, передачі документів узагальнено називається засобами організаційної техніки - оргтехнікою.


Технічне оснащення робочого місця


Кошти оргтехніки, які застосовуються на конкретному робочому місці, прийнято називати малою оргтехнікою. При такій класифікації до них можна віднести: персональні комп'ютери, сканери, принтери, копіювальну техніку індивідуального використання, телефон, телефакс і т.д. , степлери, клей, скріпки і т. д.), яка застосовується кожним співробітником для своєї повсякденної праці.


Так, для створення документів зараз використовуються дві технології.


По-перше, можливе заповнення вже встановлених форм документів або написання проекту документа від руки. Для цього кожен співробітник повинен мати засіб письма: кулькову, капілярну або чорнильну ручку будь-якої модифікації.


По-друге, складання документа безпосередньо на комп'ютері. Комп'ютер, як і телефон, може бути персональним не лише за термінологією, а й за змістом, тобто мати лише одного «господаря» або засобом колективного користування. Для підготовки текстових та табличних документів придатний практично будь-який сучасний комп'ютер стандартного оснащення: пристрої для читання дискет та лазерних дисків, клавіатура, маніпулятор. Як маніпулятор може використовуватися «миша», трекбол, сенсорний екран, електронний планшет.


Важливими характеристиками продуктивності комп'ютера при роботі з документами має величина оперативної пам'яті та ємність жорсткого диска, тому що нові версії офісних додатків (програм) стають все більш вимогливими саме до цих показників, а з роботами з розпізнавання текстів успішно справляються процесори частотою 100 МГц. .


Кожне робоче місце повинно мати набір різних носіїв інформації: папір, бланки, дискети та ін. олівці, маркери та іншу «дрібницю». Обов'язковий ящик, пристосований для зберігання папок з паперовими документами, краще за підвісне зберігання, і відповідні спеціальні папки-швидкозшивачі з системою кріплення, «файли» для зберігання в них документів і т.д.


Для організації особистої роботи необхідні настільні календарі, папки та лотки для візиток, папок з документами, контрольних карток, кишенькові та настільні органайзери, скріпки для скріплення різної кількості аркушів, затискачі для паперу, кнопки, степлери та антистеплери, інша мала оргтехніка. Але значна частина оргтехніки не потрібна співробітникам протягом тривалого часу, тому такі офісні засоби можуть бути загальними або для декількох робочих місць, або в цілому на структурний підрозділ.


Якщо передбачається робота лише з комп'ютером, може бути обладнане спеціальне робоче місце - комп'ютерний куточок.


Засобами оргтехніки колективного користування може бути не лише принтер, «ксерокс», телефакс, шредер, а й один із комп'ютерів, дооснащений сканером, факс-модемною платою для виходу в Інтернет та іншими аксесуарами.


У колективному користуванні доцільно мати степлери і діроколи, що відрізняються продуктивністю (товщина листів, що пробиваються, кількість отворів, що пробиваються).


У колективному користуванні можуть бути засоби коригування тексту, запас паперу, чистих бланків, дискет і папок. Крім офісних столів, як правило, необхідні в одноосібному, а частіше колективному користуванні шафи та стелажі для зберігання довідкових, чорнових матеріалів та літератури. На розсуд керівництва робочі приміщення можуть бути оснащені стаціонарними шафами для відкритого або сейфового зберігання справ та довідників загального користування.


Робоче місце спеціаліста служби ДНЗ, структурного підрозділу, пов'язаних з обробкою великих масивів документної інформації, має бути відповідно оснащено оргтехнікою.


По-перше, за наявності у структурному підрозділі секретаря або іншого співробітника, відповідального за роботу з документами, техніка колективного користування (принтери, телефакс, копіювальний апарат та ін.) для більш продуктивного її використання, своєчасної заміни змінних картриджів, що друкують, організації ремонту повинна бути у веденні цього працівника. Наявність спеціального працівника підрозділу уможливлює використання телефонного комутатора з однією лінією виходу зовні організації.


Робоче місце спеціаліста служби ДНЗ має бути оснащене ручними, механічними або електронними системами (карточкові ящики, персональний комп'ютер) для фіксації та контролю документів, отриманих співробітниками підрозділу та які знаходяться у них на виконанні. Не зайвою може виявитися і компактна друкарська машинка (електрична або механічна) для машинописного заповнення бланків з точним і дрібним графленням, при відмові комп'ютерної техніки, наприклад, через вірусну атаку або особливу секретність документа, що готується.


Організація робочого місця спеціаліста служби ДНЗ формується виходячи з аналізу змісту його діяльності, вимог ергономіки, гігієни та психофізіології та спрямована на проектування оптимальної організації робочого місця. Приблизний перелік оргтехніки та комп'ютерних засобів, що застосовуються у роботі секретаря:


засоби малої оргтехніки, письмове приладдя: ручки, папір, олівці, ластики тощо;


засоби складання та виготовлення текстових документів (комп'ютер, диктофон, принтер, сканер, у запасі - портативна друкарська машинка);


засоби обробки паперових документів: склеювальні та скріплювальні машини, конвертів, що приховує та різальне обладнання, адресувальне та штемпелювальне обладнання, машина для знищення документів;


засоби зберігання та пошуку документів: картотеки різного типу, шафи та полиці, сейф;


засоби зв'язку: телефон, радіотелефон, радіо, телетайп, факс, мережна плата для локальної мережі, засоби оперативного диспетчерського зв'язку, електронна пошта, модем;


копіювальні засоби та апарати;


шредер для оперативного знищення конфіденційної інформації;


офісні меблі та обладнання.


Робочі комп'ютерні місця та столи співробітників, оргтехніка колективного користування розміщуються таким чином, щоб мінімізувати труднощі спілкування між собою та користування технікою.


  • Документообіг-рух документівв організаціїз моменту їх створення чи отримання до зав. Організація і технічне обладнання робітників місць для роботи з документами. Комплект спеціальних пристроїв для створення, обробки, зберігання...


  • Організація і технічне обладнання робітників місць для роботи з документами.
    Документообіг-рух документівв організаціїз моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.


  • Організаційні форми роботи з документами. Кожна організаціямає створити спеціальну службу: управління справами, загальний відділ, відділ Д.
    Організація і технічне обладнання робітників місць для роботи з документами.


  • для роботи
    Організація і технічне обладнання робітників місць для роботи з документами.


  • У 1720р. було затверджено Генеральний регламент, що став основою для роботивсіх колегій, а система де... детальніше».
    Організація і технічне обладнання робітників місць для роботи з документами.


  • У 1720р. було затверджено Генеральний регламент, що став основою для роботивсіх колегій, а система де... детальніше».
    Організація і технічне обладнання робітників місць для роботи з документами.


  • При Kзо = 1 забезпечується вузька спеціалізація робітника місця, і створюються передумови зростання продуктивність праці з допомогою вироблення трудових навичок робітників, можливостей технічного обладнанняпраці та т.п.


  • Виділення нетривалих за часом виконання операцій дозволяло спрощувати технологічне обладнанняі організаціївиробництва, вдосконалювати навички робітниківзбільшувати продуктивність їх праці


  • ...технічне обладнаннявсіх робітників місцьта створювати на них умови роботи
    Законодавчі документиз охорони праці зобов'язують адміністрацію підприємств
    У разі заподіяння каліцтва чи іншого пошкодження здоров'я організація, відповідальна за...


  • Проектна документація, розроблена відповідно до вихідних даних, технічнимиумовами
    Порядок організації іпроведення тендеру на проектні роботивизначається
    Посилання документидо складу робочої документаціїне входять і можуть передаватись...

Знайдено схожих сторінок:10


Казанцева О.К.

Державне бюджетне професійнеосвітній заклад міста Москви«Коледж сфери послуг №3»

olga[email protected] mail. ru

У сучасних умовах розвитку економіки особливе значення у роботі управлінського апарату набуває організація робочих місць співробітників. Мета автоматизації у збільшенні ефективності та продуктивності праці. У час комп'ютер став буденністю і не викликає подиву в душах обивателей. Тому навіть те, що його немає в приймальні секретаря, вже говорить про не серйозність цієї організації і відлякає більшість клієнтів.

Необхідність створення автоматизованого робочого місця (АРМ) діловода викликана:

збільшення обсягів інформації;

Підвищенням продуктивність праці рахунок інтенсифікації;

Удосконаленням форм та методів управління;

Скороченням часу на обробку інформації;

Підвищення ефективності роботи.

АРМ - найпростіший і найпоширеніший варіант автоматизованого робочого місця для працівників сфери організаційного управління.

Створення АРМ на базі персональних комп'ютерів забезпечує:

Простоту, зручність та дружність по відношенню до користувача;

Простоту адаптації до конкретних функцій користувача;

Компактність розміщення та невисокі вимоги до умов експлуатації;

Висока надійність.

Ефективним режимом роботи АРМ є його функціонування у межах локальної обчислювальної мережі як робочої станції. Особливо доцільний такий варіант, коли потрібно розподіляти інформаційно-обчислювальні ресурси між кількома користувачами.

Певною формою є АРМ з використанням ПЕОМ як інтелектуальний термінал, а також з віддаленим доступом до ресурсів головної ЕОМ та із зовнішньої мережі. Тоді кілька ПЕОМ підключаються каналами зв'язку до головної ЕОМ, у своїй кожна ПЕОМ може працювати як самостійне термінальне пристрій. У найбільш складних системах АРМ можуть через спеціальне обладнання підключаться не тільки до ресурсів головної ЕОМ мережі, але й до різних інформаційних служб та систем загального призначення (служб новин, національних інформаційно-пошукових систем, баз даних та знань, бібліотечних систем тощо). ).

Можливості створюваних АРМ значною мірою залежить від техніко-експлуатаційних показників ЕОМ, у яких базуються. У зв'язку з цим на стадії проектування АРМ чітко формулюються вимоги до базових параметрів технічних засобів обробки та видачі інформації, набору комплектуючих модулів, мережних інтерфейсів, ергономічних параметрів пристроїв і т.д.

Інформаційне забезпечення АРМ орієнтується на конкретну звичну користувача, предметну область. Обробка документів повинна припускати таку структуризацію інформації, яка дозволяє здійснювати необхідне маніпулювання різними структурами, зручне та швидке коригування даних у масивах.

Технічне забезпечення АРМ має гарантувати високу надійність технічних засобів, організацію зручних для користувача режимів роботи (автономний, з розподіленою БД, інформаційний, з технікою верхніх рівнів і т.д.), здатність обробити у заданий час необхідний обсяг даних. Оскільки АРМ є індивідуальним засобом користувача, воно повинно забезпечувати високі ергономічні властивості і комфортність обслуговування.

Програмне забезпечення насамперед орієнтується на професійний рівень користувача, поєднується з його функціональними потребами, кваліфікацією та спеціалізацією. Користувач з боку програмного середовища повинен відчувати постійну підтримку свого бажання працювати у будь-якому режимі активно чи пасивно. Пріоритет користувача під час роботи з технікою безсумнівний.

Тому за їх взаємодії передбачається максимальне забезпечення зручностей роботи з допомогою вдосконалення програмних засобів.

Список використаних джерел:

1. Кур'янов С. Проста автоматизація складних процесів / С. Кур'янов // Директор. - 2013. - № 11.

2. Нельзіна О. Системи електронного документообігу на підприємстві: проблеми впровадження та використання / О. Нельзіна // Наука та техніка. – 2012. – № 11.

Велике значення у роботі управлінського апарату має організація робочих місць співробітників та створення сприятливих умов праці.

Управлінський працю зазвичай відрізняється малою рухової активністю, монотонністю, тривалим перебуванням у закритому приміщенні. Все це викликає швидку стомлюваність і, природно, відбивається на результатах праці. Тому при організації праці управлінського персоналу, до складу якого входять і працівники служби діловодства, велика увага повинна приділятися влаштуванню та плануванню службових приміщень, підтримці в них відповідного норм освітлення, температурного режиму, усунення шумів, обладнання робочих місць відповідно до виконуваних функцій, встановлення раціонального режим праці.

При виборі приміщення для служби діловодства слід враховувати, що відповідно до чинних нормативів норма площі службових приміщень повинна становити не менше 4 м 2 на одного працівника. Крім того, береться до уваги можливість встановлення та розміщення обладнання та насамперед персональних ЕОМ, сканерів, факсів, принтерів, які дуже активно використовуються сьогодні у сфері управління. Тому, визначивши склад і тип передбачуваних до розміщення технічних засобів та допоміжного обладнання, враховують сумарну площу, необхідну для їх розміщення. Скупчення в невеликому приміщенні, де працює кілька людей, великої кількості засобів автоматизації та механізації значно змінює мікроклімат у кімнаті, умови праці та призводить до швидкої стомлюваності. Тому розрахунок площі одного співробітника, працюючого за дисплеєм комп'ютера, ведеться від норми 6 м 2 на людини. Робочі місця з моніторами повинні розташовуватися на відстані між собою не менше 1,5 м. При великій кількості технічних засобів зручніше за допомогою пересувних перегородок або офісних меблів відокремити декілька робочих зон. Приміщення завжди має бути добре провітрюваним або обладнаним кондиціонерами. Підвищені вимоги до вентиляції (швидкості повітрообміну) висувають швидкісні копіювальні та друкувальні пристрої.

Не менше значення має правильне висвітлення робочих місць. Нестача освітлення часто є однією з причин стомлюваності. Найкращим визнано природне висвітлення. Світло має падати ліворуч або спереду. Штучне освітлення робочих місць може бути загальним (світильники розташовані на стелі) або місцевим, коли на кожному робочому місці є настільна лампа. Воно має бути достатнім за рівнем та рівномірністю освітлення.

За наявності комп'ютерів для усунення відблисків на екрані монітора світильники загального освітлення монтуються не на стелі, а у верхній частині стінових панелей.

Не менш важливим є і температурний режим. У приміщенні рекомендується підтримувати температуру 22-24 ° С, а вологість 40-60%. Служба діловодства зазвичай знаходиться поруч із приймальною керівника, а секретар-референт перебуває у приймальній керівника чи фірми. Якщо врахувати, що приймальна - це візитна картка установи, за якою оцінюється культура праці загалом, створюється перше враження про фірму (установі), стає зрозуміло значення, яке надається її оборудованию.

Служба діловодства також один із найбільш відвідуваних підрозділів установи, тому його інтер'єру приділяється підвищена увага. Робоче місце співробітника, якому доводиться за родом діяльності найчастіше приймати відвідувачів, треба розміщувати неподалік входу до приміщення. При розміщенні місць співробітників, що працюють в одній кімнаті, беруться до уваги їхні ділові контакти. Шумні пристрої, що постійно працюють, бажано розташовувати в окремому приміщенні, обладнаному звукоізолюючими матеріалами. Маючи в своєму розпорядженні робочі місця, враховують розміри, рекомендовані для проходів:

  • - ширина проходу для однієї людини – 60 см;
  • - для двох осіб – 80 см;
  • - для трьох осіб – 100 см;
  • - між столами – 55 см;
  • - між опалювальними приладами та робочим столом – 55 см;
  • - між стіною та столом - 65 см.

Небажано розташовувати екран дисплея навпроти вікон, а працюючому на дисплеї сидіти обличчям до вікон.

Робоче місце кожного співробітника обладнується з урахуванням його функціональних обов'язків. Наприклад, робоче місце секретаря керівника чи секретаря фірми складається з трьох зон: основна, де знаходиться його стіл із приставками та необхідною оргтехнікою, зона обслуговування відвідувачів та допоміжна зона, де розташовуються шафи, копіювальний апарат, факс тощо.

Велике значення має вибір меблів. Габарити меблів повинні відповідати площі приміщення і вони не повинні захаращувати кімнату. Вибираючи меблі, враховують антропологічні показники працівника. Так як працівнику служби діловодства доводиться багато сидіти, дуже важливим є вибір зручного стільця або крісла з регульованою висотою сидіння. Наприклад, зручні крісло та стільці зі спинкою великої висоти з двома вигинами: для поперекового та грудного відділів хребта.

Шафи повинні забезпечувати вертикальне зберігання папок та швидкий огляд справ, а робочі столи – регулюватися по висоті в межах 680-760 мм. Ящики в столах повинні відповідати розмірам документів і папок, легко висуватися навіть якщо вони важко навантажені. До столів часто передбачаються приставки. Сьогодні різними фірмами випускається достатня кількість раціональних комплектів меблів для приймальні та офісних приміщень.

Для кожного робочого місця повинен бути передбачений набір найпростіших засобів оргтехніки, наприклад, багатоярусні лотки для збору документів, календар-тижневик, настільний органайзер, ручками, олівцями та іншим канцелярським приладдям, блокнот для записів, папки для поточного зберігання документів і т.д.

Набір технічних засобів працівника служби діловодства повинен відповідати його функціональним обов'язкам, але сьогодні майже обов'язковим для кожного робочого місця у службі діловодства є комп'ютер та телефон (внутрішній зв'язок або з виходом на міську мережу).

Якщо є бюро (група) машинописних робіт, то воно оснащує персональними комп'ютерами, диктофонами, швидкісним принтером, зшивачами документів, стелажами та шафами для зберігання бланків документів, машиною для знищення документів тощо. Ділянка копіювально-розмножувальних робіт крім копіювальної техніки може мати палітурно-брошурувальні, підбіркові, паперорізальні машини та ін.

Для первинної обробки вхідних та вихідних документів потрібен зшивач документів, конвертів, що приховує, конвертозаклеює, фальцювальна і маркувальна машини, ламінатор, штемпелювальний апарат і т.д.

При традиційній реєстрації документів та контролі виконання потрібні настільні картотеки.

Для зберігання справ використовують стелажі, шафи, металеві сейфи.

Вибір засобів оргтехніки постійно розширюється та пристосовується до впровадження автоматизованих технологій.

Правильно обладнане робоче місце, гарний дизайн службового приміщення, здоровий мікроклімат створюють гарний робочий настрій та підвищують продуктивність праці.

Пропонуємо до Вашої уваги типовий приклад посадової інструкції діловода, зразок 2019/2020 року. На цю посаду може бути призначена людина, яка має початкову професійну освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи або середню (повну) загальну освіту та спеціальну підготовку за встановленою програмою без пред'явлення вимог до стажу роботи. Не забувайте, кожна інструкція діловода видається на руки під розписку.

На представлена ​​типова інформація про знання, якими повинен мати діловод. Про обов'язки, права та відповідальність.

Цей матеріал входить до величезної бібліотеки нашого сайту, яка оновлюється щодня.

1. Загальні положення

1. Діловод належить до категорії технічних виконавців.

2. Діловодом приймається особа, яка має початкову професійну освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи або середню (повну) загальну освіту та спеціальну підготовку за встановленою програмою без пред'явлення вимог до стажу роботи.

3. Діловод повинен знати:

— нормативні правові акти, положення, інструкції та інші керівні матеріали та документи щодо ведення діловодства на підприємстві;

- Основні положення Єдиної державної системи діловодства;

- Структуру підприємства та його підрозділів;

- Стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації;

— порядок контролю за проходженням службових документів та матеріалів;

- основи організації праці;

- Правила експлуатації обчислювальної техніки;

- основи законодавства про працю;

- Правила внутрішнього трудового розпорядку;

- правила та норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

4. У своїй діяльності діловод керується:

- Законодавством РФ,

- Статутом організації,

— наказами та розпорядженнями працівників, яким він підпорядкований згідно з цією інструкцією,

- справжньою посадовою інструкцією,

- Правилами внутрішнього трудового розпорядку організації.

5. Діловод підпорядковується безпосередньо __________ (завідувачу канцелярії, директору організації, начальнику відділу, ін.)

6. На час відсутності діловода (відрядження, відпустка, хвороба, ін.) його обов'язки виконує особа, призначена директором організації в установленому порядку, яка набуває відповідних прав, обов'язків та несе відповідальність за виконання покладених на неї обов'язків.

2. Посадові обов'язки діловода

Діловод:

1. Приймає та реєструє кореспонденцію, направляє її до структурних підрозділів.

2. Відповідно до резолюції керівників підприємства передає документи на виконання, оформляє реєстраційні картки або створює банк даних.

3. Веде картотеку обліку проходження документальних матеріалів, здійснює контроль за їх виконанням, видає необхідні довідки щодо зареєстрованих документів.

4. Надсилає виконану документацію за адресатами.

5. Веде облік одержуваної та відправленої кореспонденції, систематизує та зберігає документи поточного архіву.

6. Веде роботу зі створення довідкового апарату за документами, забезпечує зручний та швидкий їх пошук.

7. Підготовляє та здає до архіву підприємства документальні матеріали, закінчені діловодством, реєстраційну картотеку або комп'ютерні банки даних, складає опис справ, що передаються на зберігання до архіву.

8. Забезпечує збереження службової документації, що проходить.

9. Дотримується правил внутрішнього трудового розпорядку та інші локальні нормативні акти організації.

10. Дотримується внутрішніх правил і норм охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

11. Забезпечує дотримання чистоти та порядку на своєму робочому місці.

12. Виконує у межах трудового договору розпорядження працівників, яким він підпорядкований відповідно до цієї інструкції.

3. Права діловода

Діловод має право:

1. Вносити на розгляд керівництва пропозиції:

— щодо вдосконалення роботи, пов'язаної з передбаченими цією інструкцією обов'язками;

— про притягнення до матеріальної та дисциплінарної відповідальності працівників, які порушили виробничу та трудову дисципліну.

2. Ознайомитися з документами, що визначають його права та обов'язки, критерії оцінки якості виконання трудових обов'язків.

3. Інші права, встановлені чинним трудовим законодавством.

4. Відповідальність діловода

Діловод несе відповідальність у таких випадках:

1. За неналежне виконання чи невиконання своїх трудових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, - у межах, встановлених трудовим законодавством Російської Федерації.

2. За правопорушення, скоєні у процесі своєї діяльності, - у межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством Російської Федерації.

3. За заподіяння матеріальних збитків організації - у межах, встановлених чинним трудовим і цивільним законодавством Російської Федерації.

Посадова інструкція діловода – зразок 2019/2020 року. Посадові обов'язки діловода, права діловода, відповідальність діловода.

Останнім часом однією з найбільш популярних спеціальностей вважається діловод. Обов'язки цього працівника полягають у обробці величезної кількості документів. Чим саме він займається і чому так важливо мати в штаті працівника такої професії? Із цим треба розібратися докладно.

Основи професії

Кожній більш-менш великій компанії неодмінно потрібен діловод. Обов'язки, які лягають на плечі такого співробітника, включають переважно чисто паперову роботу. На перший погляд, вона здається нудною і нікому не потрібною. Але так гадають лише ті, хто зовсім не уявляє собі весь документообіг підприємства.

Щоб розібратися в цьому потоці інформації, і потрібний діловод. Обов'язки та функції, які він повинен виконувати, полягають у наступному:

  1. Ведення всього обігу документів для підприємства.
  2. Телефонні дзвінки та розмови з клієнтами.
  3. Обробка та реєстрація вхідної кореспонденції.
  4. Здійснення контролю за документами, що перебувають на виконанні в інших співробітників.
  5. Архівація документів.

Усе це вимагає відповідного знання і правил ведення діловодства. Подібні навички, звичайно, можна здобути на практиці, але краще додатково мати хорошу теоретичну підготовку.

Важливі особливості

Яким же має бути справжній діловод? Обов'язки та умови роботи завжди накладають свій відбиток. Це стосується абсолютно всього. Для початку варто окремо сказати про особисті якості. На такому робочому місці від співробітника знадобиться:

  1. Аналітичний розум, щоб легко орієнтуватися в потоці інформації та приймати правильні рішення.
  2. Здатність тривалий час концентрувати свою увагу на конкретній проблемі.
  3. Здатність займатися кількома справами одночасно.
  4. Хороша пам'ять, щоб постійно пам'ятати потрібну інформацію.
  5. Порядність.
  6. Товариська та доброзичливість.
  7. Стресостійкість та вміння справлятися зі своїми емоціями.
  8. Комунікабельність.
  9. Спокійне ставлення до критики на свою адресу.
  10. Вміння вести ділові переговори.
  11. Знання культури спілкування та правильне мовлення.

За наявності всіх цих вимог діловод зможе як слід виконувати свою роботу. Але така професія має й деякі медичні протипоказання. Серед них:

  • захворювання органів дихання (туберкульоз, астма та інші);
  • проблеми із серцем (гіпертонія, аритмія, порок);
  • нервові розлади.

Якщо таких немає, то співробітник може сміливо приступати до роботи і сподіватися хороші результати.

Коло обов'язків

Майже в кожному місті є підприємство або організація, на якій працює діловод. Посадові обов'язки такого працівника, як правило, полягають у наступному:

  1. Прийом та обробка вхідної кореспонденції. Спеціаліст повинен зареєструвати листа, передати його адресату, а потім проконтролювати виконання вказівок, зазначених у резолюції. Така інформація заноситься до спеціальних журналів або карток і складає банк даних.
  2. Супроводжує проходження кожного документа на всіх стадіях: підготовка - оформлення - обробка - зберігання. У будь-який момент діловод повинен мати можливість надати на запит повний розклад.
  3. Облік відправлених та отриманих паперів.
  4. Архівація документів.
  5. Правильна організація обліку та створення довідкової бази для швидкого та зручного пошуку.
  6. Контролює правильність оформлення та підписання документів, а також накладення відповідних віз.
  7. Відповідає за збереження всієї документації підприємства.

З усім цим може впоратися лише спеціально підготовлений діловод. Посадові обов'язки його складені таким чином, щоб робота, що виконується, була максимально ефективною.

Споріднені професії

Утримувати у штаті діловода можуть собі дозволити лише великі підприємства. Для організацій із малою чисельністю робочих одиниць це розкіш. Невеликий обсяг документообігу дає змогу заощаджувати фонд оплати праці. А нескладну роботу з документами перебирає секретар. Це дозволяє фахівцеві максимально завантажити свій робочий день. Тому обов'язки секретаря-справотворця є гармонійним поєднанням функцій, що відповідають обом посадам.

Вони мають бути зібрані в одну інструкцію та обов'язкові для виконання. Особливість полягає в тому, що обидві ці професії (діловод і секретар) дуже схожі між собою. Обидві вони передбачають роботу з документами та спілкування телефоном. Тут навіть складно визначити, який обов'язок якої спеціальності підходить найбільше. Як і раніше, залишаються основні напрямки їх діяльності:

  • робота з вхідною та вихідною кореспонденцією;
  • здійснення контролю за виконанням документів;
  • відповіді на телефонні дзвінки та їх перенаправлення для спілкування з іншими фахівцями;
  • ведення архіву.

Все це й складає обов'язки секретаря-діловода.

Вплив специфіки роботи

Робота будь-якого підприємства пов'язані з потоками різних документів. Систематизувати її і перетворювати на стрункий механізм повинен саме діловод. У дитячому садку обов'язки такого плану також існують у достатньому обсязі.

Крім того, треба врахувати, що дитячі дошкільні заклади, на підставі закону Російської Федерації «Про освіту», останнім часом стали досить самостійними та отримали досить широкі права. Це стосується наукової, фінансової, кадрової, господарської та інших видів діяльності. Керівництво таких установ може вести роботу в різних напрямках, самостійно укладаючи договори і ведучи відповідні переговори. Усе це відбивається на паперовому потоці всередині організації, який потребує своєчасної обробки та систематизації. Діловоду доводиться не лише вивчати, а й класифікувати документи, поділяючи їх за призначенням:

  • розпорядчі;
  • інформаційні та довідкові;
  • організаційні;
  • кадрові (за особовим складом);
  • фінансові;
  • технічні.

Всі папери, що надходять, необхідно привести в строгу систему, а потім передати для виконання та реагування.

Важливі функції

Приступаючи до складання посадової інструкції, необхідно звернути особливу увагу на функціональні обов'язки діловода. Дехто плутає їх із посадовими. Але між цими поняттями є серйозна відмінність.

У першому випадку маються на увазі ті головні функції, які повинен взяти на себе фахівець-діловод:

  1. Робота з вхідними документами, їх реєстрація та розподіл за структурними підрозділами.
  2. Облік руху паперів та контроль їх виконання.
  3. Передача обробленої кореспонденції адресатам.
  4. Організація зберігання документів.

Це головні напрямки, за якими має бути організована робота такого фахівця. Коли йдеться про посадові обов'язки, то мають на увазі те, чим повинен займатися співробітник на конкретному підприємстві. Перелічені дії розраховані на певну структуру компанії та особливість взаємодії її окремих ділянок та підрозділів.

Поділитися:

Схожі статті