Un viaje de negocios no es sólo un momento de trabajo, sino también un pequeño viaje. Ir de viaje sin dinero es una mala idea. Averigüemos cómo elaborar rápida y correctamente un informe anticipado (subsidios de viaje), cómo informar a tiempo para que el contador no retenga esta cantidad de su salario más adelante. En la primera parte del artículo hablaremos de los matices legales del tema, en la segunda contaremos y mostraremos claramente cómo se formaliza esto en el programa.

¿Por qué necesitas un informe anticipado?

Se requiere un informe previo para que el empleado confirme los gastos durante un viaje de negocios, con un informe más detallado. La persona responsable recibe una determinada cantidad para gastos de viaje futuros: para pagar la vivienda, comprar alimentos, pagar el trabajo o los servicios relacionados con el propósito del viaje de negocios, así como para otros fines comerciales y operativos.

Se aprueba la lista de personas a quienes se emitirán dichos montos, los plazos (días en que el empleado estará en viaje de negocios), propósitos (por qué el empleado se fue de viaje), así como el procedimiento para la emisión de efectivo en la organización. en la política contable, o en un reglamento o orden separada.

Si un viajero de negocios lleva consigo bienes materiales y no existe un acuerdo de responsabilidad financiera con él, expedirá un poder único para la transferencia de objetos de valor.

Plazos para el informe anticipado, confirmación de gastos y dieta

Los plazos para los cuales se emiten dichos anticipos son aprobados por la orden correspondiente (los plazos no están limitados por la ley). La base para la emisión de fondos es un certificado de viaje (ya no es necesario que los empleados adscritos emitan una asignación oficial o un certificado) o una orden del gerente para enviar al empleado a un viaje de negocios.

El empleado informa sobre el dinero gastado y confirma los gastos mediante cheques a más tardar tres días hábiles desde el final del período de pago anticipado o después de regresar de un viaje de negocios. El empleado presenta un informe anticipado al departamento de contabilidad confirmando los gastos para el pago final. El formulario de informe anticipado se redacta en un solo ejemplar.

El monto de la asignación diaria se determina en la política contable, según el orden de la organización. Cualquier cantidad de dieta que elijas es la que aceptas como gasto desde el punto de vista del cálculo del impuesto sobre la renta. La ley no establece una asignación diaria mínima ni máxima. Se han establecido normas dentro de las cuales las dietas no están sujetas al impuesto sobre la renta personal ni a las contribuciones: 700 rublos en Rusia, 2.500 en el extranjero.

Completamos un informe anticipado en “1C: Contabilidad 3.0”

Abra la sección “Banco y Caja” → el grupo de documentos “Caja” y cree un informe anticipado. Fijamos la fecha del documento y seleccionamos una persona responsable. El informe anticipado se redacta en la moneda en la que se emitieron los fondos al empleado. La moneda del informe se cambia en la ventana "IVA", en el monto - "Editar precio y moneda". De forma predeterminada, el informe se genera en rublos. El documento tiene cuatro pestañas.

Pestaña de avances

Aquí están todos los documentos con los que se emitieron anticipos a nuestro empleado: emisión de documentos monetarios, emisión de efectivo, débito de la cuenta corriente.

Los anticipos totales recibidos ascendieron a 26.000 rublos.

Pestaña de productos

Reflejamos los documentos que nos entrega el empleado. Ingresamos documentos en la pestaña "Bienes": cheques, facturas, facturas de bienes materiales comprados. Recibimos materiales, tornillería y embalajes al almacén: tipo de documento de consumo - Factura No. 35 del 1 de noviembre de 2017. Se ha presentado la factura del proveedor, completamos los detalles, las facturas contables se han completado automáticamente según el directorio “Nomenclatura”.

Pestaña de pago. Reflejaremos el pago de nuestra deuda a la contraparte.

Otra pestaña: reflejamos dietas, gastos de compra de entradas, gastos de entretenimiento. Preste atención al subconto “Gastos de representación”: a diferencia de “Gastos de viaje”, a fin de mes para el subconto “Gastos de representación” 1C normaliza nuestros gastos para calcular el impuesto sobre la renta, por lo que es importante completar correctamente el subconto en la cuenta de gastos.

Trajeron todo, en total el empleado gastó 25.965, dejando un saldo de 35 rublos. Publicamos el documento, en el momento de la publicación, se crean las facturas entrantes y el documento realiza todas las contabilizaciones necesarias. Veamos haciendo clic en el botón “DtKt”: todos los indicadores están completados. Imprimimos el informe (AO-1), dejamos que el responsable lo firme y archivamos el documento.

Saldo no gastado

Hay un saldo no gastado de 35 rublos, el empleado debe informar dentro de los tres días hábiles y depositar 35 rublos en la caja registradora. La forma más sencilla de hacerlo es desde el informe de gastos: “Crear en base a” → “Recibo de efectivo”. El documento se completa automáticamente; solo especificamos la fecha del documento y la partida del flujo de caja: seleccione "Otros recibos de operaciones actuales".

Entonces, analizamos el procedimiento para completar un informe anticipado en 1C: Contabilidad 3.0. Si tienes alguna duda sobre cómo completar un informe anticipado en 1C, te asesoraremos de forma gratuita y en un plazo de 15 minutos. Solicite una consulta.

Los contables suelen encontrarse con la necesidad de crear informes anticipados cuando realizan pagos en efectivo a los empleados. Este documento es necesario para confirmar la cantidad gastada o los documentos monetarios emitidos al empleado anteriormente.

Pongamos un ejemplo sencillo. Al empleado se le dio una determinada cantidad para comprar un billete. A su regreso, le entrega este ticket al contador para confirmar cuánto dinero gastó realmente. Luego, el contador elabora un informe anticipado en base a ello.

Se pueden dar muchos más ejemplos. Esto incluye la compra de materiales, bienes (papelería, enseres domésticos, etc.), tarifas, dietas, gastos de envío y mucho más.

En este artículo veremos las instrucciones paso a paso para crear un informe de gastos en 1C 8.3 y proporcionaremos una muestra de cómo completarlo.

Emisión de fondos

En primer lugar, el empleado recibe dinero o documentos monetarios. Esta operación se puede completar en 1C 8.3 mediante documentos de caja y documentos monetarios, respectivamente. Están ubicados en la sección “Banco y Cajero”.

Además de los métodos anteriores, puede utilizar el débito de una cuenta corriente, pero en nuestro ejemplo esta opción no se considerará, porque este tipo de transacción se realiza más a menudo con pagos en efectivo que sin pagos en efectivo.

A continuación se muestra un ejemplo de emisión de efectivo a una persona responsable. Genera contabilizaciones para las cuentas Dt 71.01 – Kt 50.1. La cuenta contable se sustituye, pero se puede modificar al cumplimentar el documento.

Este documento también se utiliza en los casos en que hay un gasto excesivo de los fondos emitidos. En pocas palabras, el empleado recibió 1.000 rublos y gastó 1.500 rublos con el permiso del gerente. La diferencia de 500 rublos deberá pagarse en efectivo.

Elaboración de un informe anticipado en 1C.

El diseño de este documento es casi el mismo tanto en la versión 3.0 (8.3) como en la 2.0 (8.2), por lo que este artículo es adecuado para todos.

Para realizar un nuevo informe anticipado, debe ir al menú "Banco y Cajero" y seleccionar "Informes anticipados". En el formulario de lista que se abre, haga clic en el botón "Crear".

Primero debe seleccionar el empleado para quien se redacta el documento y el departamento.

La primera pestaña enumera los documentos mediante los cuales el empleado recibió estos fondos. La moneda y el monto se ingresarán automáticamente.

Veamos brevemente el contenido de las pestañas restantes:

• La pestaña "Bienes" contiene una lista de artículos del inventario que fueron comprados por la persona responsable. Al especificar cuentas contables para estos bienes, se generarán transacciones de recibo.
• La tercera pestaña contiene datos sobre los contenedores retornables que el empleado recibió del proveedor.
• La pestaña "Pago" contiene datos sobre los montos pagados por los proveedores por bienes comprados previamente, pago anticipado.
• En la pestaña “Otros” se indican otros gastos. En nuestro caso, informaremos en esta pestaña.

Antes de imprimir, debe revisar el documento. El formulario impreso de este documento se encuentra en el menú "Imprimir" - "Informe avanzado (AO-1)".

Como podemos ver en el formulario impreso y en la parte inferior del formulario del documento, este empleado ha gastado de más.

Esto significa que gastó más dinero del que le dieron inicialmente. En nuestro ejemplo, la diferencia de 100 rublos se reflejará en la cuenta 71.01. Como se indicó anteriormente, la diferencia en los montos debe devolverse al empleado mediante un documento de caja para el desembolso de efectivo.

Vea también las instrucciones en video para completar un informe anticipado en 1C:

Trabajar con personas responsables

La información sobre las personas responsables se ingresa en el directorio destinado a este fin. La emisión de sumas de dinero a un responsable se documenta en un documento especial con un tipo de pago establecido. La información sobre cómo se gastaron los montos emitidos en virtud del informe se completa mediante el documento "Informe anticipado".

En el informe anticipado podrán incluirse los siguientes documentos:

• "Línea de informe anticipado (compra de artículos de inventario)": en el documento se ingresa una lista de artículos de inventario para cuya compra se gastaron fondos contables. Al contabilizar un documento, los artículos de inventario especificados se capitalizan y se cancela de la persona responsable una deuda igual al monto del documento.
• "Línea de informe anticipado (pago al proveedor)": se ingresa información en el documento sobre qué proveedores, bajo qué contratos y en qué cantidad se pagó el dinero del monto contable. Una vez completado el documento, las deudas con los proveedores se pagarán con fondos contables.
• “Línea de informe anticipado (otro)”: en el documento se ingresa información sobre los gastos adicionales de la persona responsable (transporte, hotel, etc.). El documento reduce el monto de la deuda del responsable.

La devolución de los importes contables no gastados se formaliza mediante el documento correspondiente con el tipo de pago establecido “devolución de importes por parte del responsable”.

Los montos contables requieren un control preciso. Es para ello que se utiliza el informe anticipado.

Con su ayuda, la contabilidad establece los propósitos del gasto de los fondos y su evidencia documental, así como la presencia de un saldo o gasto excesivo y la naturaleza de futuros acuerdos con la persona responsable.

¿Qué es y por qué se necesita este documento?

Un informe anticipado (más adelante en el texto - AO), en primer lugar, es un documento principal en el que la persona responsable refleja las direcciones de gasto de los fondos que se le han emitido y confirma estos gastos con documentos.

También en este documento es reflejado Mucha otra información, en particular:

Y el logro de todos estos objetivos sólo es posible con la preparación competente y oportuna de un informe anticipado.

Reglas de diseño

El informe anticipado puede redactarse en papel a mano, imprimirse en papel mediante software o en formato electrónico.

Pero esta es una opción más complicada porque:

• el registro de un documento electrónico requerirá el acceso de muchas personas a la base de datos;
• Para firmar un documento de este tipo, todas las partes también necesitan gestión de documentos electrónicos, ya que JSC debe pasar por alto a varias personas a la vez: el jefe de contabilidad o contador, el gerente y el cajero.

El AO debe ser llenado persona responsable en una copia. Así se establece directamente en la Directiva del Banco de Rusia del 11 de marzo de 2014. No. 3210-U: una persona que gastó dinero en efectivo en interés de la empresa debe presentar un informe anticipado al contador o jefe de contabilidad para su verificación con todos los documentos que confirmen los gastos realizados por la persona especificada.

Pero el responsable completa solo su parte del documento. Y el departamento de contabilidad, tras comprobar el informe de gastos, tiene su parte, donde es necesario realizar asientos, indicar una decisión sobre la aceptación de gastos para contabilidad, etc. Sin embargo, en la práctica, el informe de gastos lo prepara el departamento de contabilidad y esto no es una infracción; después de todo, se presenta el documento en sí, los gastos que contiene se confirman mediante documentos, hay firmas y se aprueba el informe.

A pesar de que la Directiva N° 3210-U no establece qué forma exacta debe tener el informe anticipado, en la práctica se sugiere dos versiones de ello:

• desarrollo propio de la empresa sobre la base de la Ley de Contabilidad No. 402-FZ;
• un formulario unificado, que ahora no es obligatorio, aprobado por el Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia en su Resolución No. 55 del 08.01.01. Sin embargo, se debe tener en cuenta que esta Resolución establece: JSC es un documento destinado a contabilizar fondos. Esto significa que, en mayor medida, el informe anticipado es un documento de caja, no un documento contable. Y será más conveniente y más fácil utilizar un formulario ya preparado que desarrollarlo usted mismo.

JSC debe ser provisto por una persona responsable dentro de los 3 días hábiles (y no más) a partir de la expiración del período para el cual se le entregaron los fondos previa solicitud, o desde la fecha de su regreso al trabajo. La fecha límite para la presentación del informe suele estar aprobada en la política contable de la empresa. Y el plazo para la presentación de un informe específico, sin contradecir el aprobado en la Política Contable de la empresa, se establece cuando el titular de la empresa firma una solicitud de emisión de dinero para el informe. Este documento indica el período por el cual se emiten estos fondos.

La sociedad anónima se presenta al departamento de contabilidad o al director de la empresa.

Suscribete documento por varias personas:

• persona responsable: al redactar y presentar un documento;
• contador o jefe de contabilidad: al aceptar el documento y después de verificarlo;
• por el gerente - después de la verificación por parte del departamento de contabilidad;
• un contador o cajero: al recibir el saldo o emitir un gasto excesivo de los montos contables. La emisión de nuevos montos para informar solo es posible si la deuda por los montos emitidos anteriormente se ha reembolsado en su totalidad.

Tan pronto como se verifica el informe de gastos, se acepta para contabilidad. Este documento suele almacenarse en el departamento de contabilidad durante al menos 5 años.

En el siguiente video se describe qué es un informe anticipado y las reglas para completarlo usando 1C8.2:

Si aún no ha registrado una organización, entonces la manera más fácil Esto se puede hacer utilizando servicios en línea que lo ayudarán a generar todos los documentos necesarios de forma gratuita: si ya tiene una organización y está pensando en cómo simplificar y automatizar la contabilidad y los informes, los siguientes servicios en línea vendrán al rescate y Reemplazará completamente al contador de su empresa y le ahorrará mucho dinero y tiempo. Todos los informes se generan automáticamente, se firman electrónicamente y se envían automáticamente en línea. Es ideal para empresarios individuales o LLC en el sistema tributario simplificado, UTII, PSN, TS, OSNO.
Todo sucede en unos pocos clics, sin colas ni estrés. Pruébalo y te sorprenderás.¡Qué fácil se ha vuelto!

Procedimiento de llenado

En primer lugar se ingresa el número y la fecha del documento. El número debe ser proporcionado por el departamento de contabilidad y la fecha del documento es el día en que se completó (¡no se envió!).

Después persona responsable en la página de título Anota lo que sabe con certeza:

Antes de empezar a comprobar AO, al aceptar el documento, el contador deberá completar un recibo arrancable y entregárselo al responsable.

Todas las secciones restantes debe ser completado por el departamento de contabilidad. Además, el llenado comienza en el reverso del informe de gastos, donde se revisan primero todos los registros realizados comparándolos con los documentos de respaldo.

• empresas;
• número de personal del empleado;
• se realizan contabilizaciones completas con los importes totales de las cuentas;
• El monto final se fija para su aprobación en función de los datos de verificación.

Tan pronto como el gerente haya confirmado el informe anticipado, se realizará el pago final en base a él.

Algunos matices de redacción.

Dependiente sobre el motivo del gasto de fondos contables en la columna "Finalidad del anticipo" se coloca "para fines comerciales" o "para un viaje de negocios".

En base a esto, se elabora una lista de documentos que confirman el gasto de dinero. en caso de viaje de negocios se complementará con entradas. Las dietas emitidas a un viajero de negocios no se incluyen en el informe anticipado, pero normalmente se emiten por separado. En caso contrario, la dieta deberá reflejarse en el informe anticipado.

Si al gastar fondos para las necesidades del hogar, se emitió un recibo como confirmación de pago, entonces el informe anticipado debe incluir próxima publicación:

D 60 “Acuerdos con proveedores y contratistas” K 71 “Acuerdos con responsables”.

Este recibo debe ir acompañado de facturas (por ejemplo, ). Si no están allí, o se recibieron antes y el responsable simplemente pagó por una transacción que ya se había completado, o estos documentos aún no han llegado a la empresa. Y luego este gasto se reflejará como un anticipo al proveedor hasta que lleguen al departamento de contabilidad los documentos de bienes, productos o trabajos.

En caso de que haya sobrecosto, entonces la persona responsable no necesita completar una solicitud por ellos. Pero se recomienda adjuntar una nota explicativa del responsable sobre el hecho del gasto excesivo de fondos. Esta nota explicativa está escrita en forma libre. La señal de liquidación será la aprobación del informe anticipado por parte del gerente. De lo contrario, la próxima vez que el empleado reciba dinero para informar, el empleado deberá indicar el monto remanente del gasto excesivo en el informe anticipado. Además, no podrá realizar una compensación interna sobre los importes. Aquellos. si existe saldo sobre otro monto contable, deberá indicar tanto el saldo actual como el exceso de gastos remanentes. Pero hasta que el gerente apruebe la JSC con gastos excesivos.

Instrucciones paso a paso para completar AO en el programa 1C (versiones 8.2 y 8.3)

Para completar el AO, primero debe ir a la pestaña "Cajero" o "Producción"; este documento está disponible en ambas. A continuación, haga clic en "Informe avanzado"; aparecerá un diario vacío o uno con documentos. Esta revista tiene un botón "Agregar". Este botón le permite abrir un nuevo informe. Tan pronto como se abre un nuevo informe, puede ver inmediatamente que ya contiene la organización y la fecha de finalización.

La línea “Individual” (persona responsable) se completa a través de la lista de empleados.

La pestaña "Adelanto" indica el monto que se emitió a esta persona a cuenta. Para hacer esto, seleccione de la lista uno de los documentos para los cuales se emitieron los fondos. Esta lista aparece al hacer clic en una línea vacía. Usando el documento seleccionado de esta lista, puede ingresar a su lista y agregarlo al informe de gastos usando el botón "Seleccionar".

En la línea "Destino" (a continuación, en la pestaña "Anticipo") debe ingresar "gastos del hogar" o "viaje de negocios".

En la pestaña “Productos”, debes agregar todos los bienes que fueron comprados por el responsable agregando líneas. Las filas se agregan a través del botón del mismo nombre. El precio, la cantidad, la disponibilidad de impuestos y otros detalles se ingresan a partir de los documentos sobre cuya base se elabora este informe.

Las publicaciones se realizan automáticamente, pero es necesario comprobar que sean correctas.

La pestaña "Pago" se utiliza solo cuando el responsable realizó un pago y no una compra de bienes, por ejemplo, por Internet, teléfono, etc.

El depósito “Otro” se utiliza si el empleado realizó un viaje de negocios.

El procedimiento para completar un informe de gastos en 1C 8.3 se describe en la siguiente lección en video:

Aprendemos a elaborar informes de gastos mediante ejemplos (1C: Contabilidad 8.3, edición 3.0)

2016-12-08T12:30:37+00:00

En mi opinión, para los contadores novatos, preparar informes de gastos es un desafío importante al principio.

Hoy veremos los conceptos básicos de este asunto, así como los casos más populares de la vida. Realizaremos todos los experimentos en 1C: Contabilidad 8.3 (edición 3.0).

Vamos a empezar

No me corresponde a mí decirles que 71 cuentas son responsables de las liquidaciones con los responsables del departamento de contabilidad:

Asunto activos se refleja al empleado en el débito de esta cuenta y la cancelación, en el crédito.

Bueno, por ejemplo, entregaron 5000 según el informe de la caja registradora:

¿Por qué dije activos? Esto se debe a que podemos darle al empleado:

• Efectivo (desde caja registradora hasta caja registradora)
• Fondos no monetarios (transferencia desde la cuenta corriente de la organización a la cuenta de la tarjeta del empleado)
• Documentos financieros (por ejemplo, billetes de avión para un viaje de negocios)

Veamos cada uno de los ejemplos enumerados anteriormente.

Retiro de efectivo de la caja registradora

Para emitir un anticipo desde la caja registradora, emitimos una orden de recibo de efectivo (entre los tres primeros, este es el documento "Retiro de efectivo"):

En el tipo de operación indicamos “Emisión a favor de responsable”:

El cableado quedó así:

Emisión de fondos no monetarios

En este caso, los fondos se transfieren a la cuenta de la tarjeta del empleado (la cuenta a la que está vinculada una tarjeta bancaria, desde la cual el empleado puede retirar este dinero).

En la troika, esta operación se formaliza mediante el documento habitual “Cancelación de la cuenta corriente”:

Además, no olvide indicar en el formulario de la operación “Transferencia a responsable”:

El cableado quedó así:

Emisión de documentos monetarios.

Un documento monetario puede ser, por ejemplo, un billete de avión que una organización compró para un empleado que se va de viaje de negocios.

Después de la compra, este billete se contabiliza como débito de la cuenta 50.03:

Al emitir este boleto a un empleado para informar (antes de un viaje de negocios), el departamento de contabilidad redacta el documento "Emisión de documentos monetarios":

Y en la pestaña "Documentos en efectivo" se indica este mismo ticket:

La publicación resultó así (el boleto se canceló de la cuenta 50.03):

Mencionaré específicamente:

• Tenemos derecho a emitir informes únicamente a los empleados de la organización, personas con las que hemos celebrado un contrato laboral o de derecho civil.
• La lista de dichas personas se aprueba mediante orden separada del director.
• La misma orden estipula el plazo máximo dentro del cual el empleado deberá presentarse ante el departamento de contabilidad; si un empleado realiza un viaje de negocios, este plazo se prorroga automáticamente hasta su regreso.

Informes de empleados

Pero los activos se entregan a un empleado no solo por una razón, sino para cumplir con una determinada tarea oficial. Por tanto, llega el momento en que el empleado debe informar al departamento de contabilidad en el formulario AO-1.

Este es un formulario impreso que indica:

• todo lo que le dimos al empleado para informar
• en qué gastó este dinero (o no lo gastó, o tal vez hubo un gasto excesivo)
• Los justificantes (cheques, facturas, actas, tickets...) se adjuntan a este formulario.

A continuación se muestra un ejemplo del formulario AO-1:

Este informe (AO-1) lo elabora el empleado junto con el departamento de contabilidad y lo aprueba el gerente. En la parte inferior se indica el número de documentos y hojas en las que se adjuntan al informe (los cheques generalmente se pegan en paquetes enteros en hojas A4).

Entonces, para imprimir dicho informe (AO-1), cancelar la deuda de 71 cuentas de un empleado y también aceptar gastos entre las tres primeras, existe el documento "Informe anticipado":

Repasemos brevemente sus marcadores:

Ejemplos de informes anticipados de la vida.

Complete la pestaña "Avances":

Hay que decir que esta pestaña no se muestra de ninguna manera en las publicaciones de documentos, sino que solo está disponible para el formulario impreso AO-1.

Complete la pestaña "Productos" (compramos un montón de todo y lo pusimos en diez):

Aquí están las publicaciones para este marcador:

Rellenamos la pestaña “Pago” (saldamos la deuda a proveedores o pagamos un anticipo):

Aquí está el cableado:

Ejemplos de cómo completar la pestaña "Otro".

Pago por servicios de comunicación:

Pago por anuncios en el periódico:

Cancelación de dietas y deudas por billetes de viaje:

Pago de algunos servicios (con cargo inmediato a 26):

Por cierto, en las pestañas "Productos" y "Otros" hay una casilla de verificación "SF", si la marca, la factura recibida se ingresará en esta línea.