Видалення дублів у довідниках 1С

Досить часто виникають ситуації, коли у довідниках виникають дублі, наприклад, номенклатури чи контрагентів. І тут програма сприймає кожну таку позицію окремим товаром чи клієнтом. Наприклад, Ви враховуєте певний товар з найменуванням «Фоторамка 15х10», він у вас оприбуткований на склад, і Ви його постійно відвантажуєте. У якийсь момент, при вступі на склад цього товару, менеджер відволікся і не помітив, що даний товар уже заведений у базі, і створив новий, такий самий. У цьому випадку відбувається таке: у певний момент один із цих однакових товарів закінчиться на складі, програма 1С почне видавати помилки «товару на складі немає», Ви формуватимете відповідні звіти щодо залишку товарів на складах, який цілком можливо буде показувати, що залишки є , а насправді це будуть залишки зовсім іншого товару – дубля цієї номенклатури. Для вирішення цієї проблеми необхідно поєднати ці однакові позиції в одну, тобто видалити всі дублюючі елементи, залишивши лише правильні.

Для цього передбачено стандартну обробку «Пошук і заміна дублюючих елементів довідників». Її можна знайти в пункті меню Сервіс - Універсальні обробки - Пошук та заміна дублюючих елементів довідників або скачати для 1С:Підприємство 8.2.

План дій із заміни дублюючих елементів довідника

1. Зробити архів бази 1С; 2. У програмі 1С запустити обробку «Пошук та заміна дублюючих елементів довідників»;
3. Налаштувати параметри пошуку об'єктів;
4. Визначити "Правильні елементи" у групах;
5. Запустити заміну елементів у групах.

Детальний опис дій щодо роботи з обробкою

Насамперед необхідно створити архів бази. Далі необхідно зайти в базу 1С в режимі користувача «1С:Підприємство» тазапустити обробку «Пошук та заміна дублюючих елементів довідників»за допомогою пункту меню Сервіс - Універсальні обробки - Пошук та заміна дублюючих елементів довідників:

або в пункті меню Файл натиснути кнопку Відкрити:

І вибрати той файл, який завантажили раніше:

У Вас на екрані має з'явитися таке:

Розглянемо приклад, коли в базі 1С є кілька дублів довідника номенклатури, найменування товарів може відрізнятися, тому ми шукатимемо однакові номенклатури не за найменуванням, а за артикулом.

Для цього нам потрібно у полі «Довідник» вибрати довідник «Номенклатура».

Поле «Реквізит пошуку» змінимо на «Артикул»:

Так як у нашій базі товар може мати, а може і не мати артикул, виключимо з нашої вибірки товар, який має порожній артикул. Для цього нам необхідно в табличній частині "Додатковий відбір для пошуку" додати новий рядок і в колонці "Поле" вибрати "Артикул".

У результаті наша обробка має бути заповнена наступним чином:

Натискаємо на кнопку «Знайти дублі» та отримуємо наступну картину:

Розглянемо докладніше. Обробка розбила дублюючі елементи на групи. У верхньому полі "Групи" перераховані всі групи елементів, у яких є збіги. У нашому прикладі назва гуртів це – «Артикул». Можна виділити одну з груп, і в нижньому полі з'являться елементи, що дублюють. Перед переходом до наступного етапу необхідно пройтися по кожній групі і перевірити, чи правильно обробка визначила дублі, чи насправді елементи дублюють один одного.
Якщо ми не хочемо, щоб елементи замінювалися на один, виберемо потрібну групу, наприклад, МС – 054. У нижньому полі у нас з'являться два елементи, але ми вирішили, що ці елементи різні, їх не треба об'єднувати, тоді їх необхідно видалити зі списку за допомогою кнопки Х. Таким чином ми почистили непотрібні групи. Після проведення цієї маніпуляції нижнє поле стане порожнім.

Визначення елементів та видалення дублів може бути ручним або автоматичним.

Ручне- ручний шлях має на увазі прохід всіх груп і натискання в нижньому полі кнопки «Вказати як правильний»

Якщо галочка «Пропонувати замінювати елементи при виборі правильного» встановлена, система запропонує:

Якщо натиснути «Так», то система в цій групі зробить заміну та видаляє дублюючі елементи. Якщо натиснути "Ні", то система тільки помітить виділену позицію як правильну, але нічого замінювати і видаляти в цей момент не буде. У ручному режимі можна натиснути кнопку «Виконати заміну», і функція заміни дублів запуститься.

Автоматичне- щоб зробити заміну в автоматичному режимі необхідно натиснути кнопку «Автовизначення правильних елементів», у разі обробка вважатиме, який із елементів найбільше використовувався у базі, та її помітить як «Правильний».

Якщо групі один із елементів виділений жирним кольором, отже, у цій групі визначено «Правильний елемент».

Після визначення "Правильних елементів" необхідно натиснути кнопку "Заміна у всіх групах", потім натиснути кнопку "Так".


Увага! Ця операція необоротна! Після її запуску система пройде по кожній групі і зробить в ній заміну і видалення елементів, що завоювалися.

в якому повідомлятиме хід виконання заміни дублів у 1С.
Таким чином, проблему елементів довідників, що дублюються, можна вирішити за допомогою стандартної універсальної обробки. «Пошук та заміна дублюючих елементів довідників».

Ви також можете ознайомитись з універсальним завантаженням довідників з EXCEL В 1С

В останніх редакціях конфігурації на базі 1С 8.3 з'явилася чудова можливість автоматизувати пошук та заміну дублів довідників. Це робиться за допомогою спеціальної обробки 1С - Пошук та заміна дублів. Вона вбудована в такі прикладні рішення на керованих формах як Бухгалтерія 3.0, Управління торгівлею (УТ) 11, Управління невеликою фірмою, ЗУП 3.0, ERP 2.0.

Розглянемо невелику інструкцію: як знайти обробку в інтерфейсі, як за допомогою неї згорнути елементи номенклатури, контрагентів та інших довідників, що дублюються.

Увага!Перед роботою з обробкою обов'язково зробіть резервну копію бази даних.

Обробка для пошуку дублів та видалення дублів у 1С 8.3

Обробка Пошук та видалення дублів розташована на вкладці «Адміністрування», у розділі «Підтримка та обслуговування»:

У самому низу:

В обробці необхідно вказати, який довідник ми хочемо «просканувати» (у нашому випадку - номенклатура), за яким відбором (не помічені на видалення) і що для нас буде фактом дубля (візьмемо збіг найменування за схожими словами). Після налаштування натискаємо «Знайти дублі».

1С запропонує варіанти дублів:

Приклад холодильника «СТИНОЛ»: система відзначила елемент із закінченням «101» як оригінал, а елемент «103» як дубль. У вікні праворуч ми бачимо в яких документах бере участь елемент номенклатури.

Ви можете перепризначити "оригінал" за допомогою кнопки "Позначити як оригінал", виходячи зі своїх переконань. Я рекомендую вибирати еталоном той об'єкт, на якому більше «місць використання», щоб прискорити процес склеювання дублів:

Якщо ми вважаємо, що дана група елементів не є дублею - просто зніміть галочку у батьківського елемента:

1С підсвітить ці об'єкти сірим, це означає, що вони не братимуть участі в процедурі склеювання.

Після всіх налаштувань необхідно натиснути кнопку «Видалити дублі». Будьте уважні, процедура не оборотна, не забудьте зробити резервну копію!

Після закінчення процедури обов'язково перевірте базу щодо помилок: побудуйте основні звіти, перевірте дату закриття періодів тощо.

Видалення дублів у довідниках 1С

Досить часто виникають ситуації, коли у довідниках виникають дублі, наприклад, номенклатури чи контрагентів. І тут програма сприймає кожну таку позицію окремим товаром чи клієнтом. Для вирішення цієї проблеми необхідно поєднати ці однакові позиції в одну, тобто видалити всі дублюючі елементи, залишивши лише правильні.

Для цього передбачено стандартну обробку «Пошук і заміна дублюючих елементів довідників». Її можна знайти в пункті меню Сервіс – Універсальні обробки – Пошук та заміна дублюючих елементів довідників (Керування 10).

ВАЖЛИВО!Ця обробка підходить як для 1С Підприємство: Управління торгівлі 10 так і для 1С Підприємство: Бухгалтерії 2.0. У 1С Підприємство: Бухгалтерія 3.0 це обробка вбудована за замовчуванням в Обробках - Пошук та видалення дублів.

Опис роботи обробки

ВАЖЛИВО! Насамперед зробити архівну копію бази. Далі необхідно зайти в базу 1С в режимі користувача «1С:Підприємство» і запустити обробку «Пошук та заміна дублюючих елементів довідників» за допомогою пункту меню Сервіс – Універсальні обробки – Пошук та заміна дублюючих елементів довідників, або в пункті меню Файл натиснути кнопку Відкрити:

На екрані має з'явитися таке:

Вибираємо довідник у якому присутні дублюючі елементи, у полі «Довідник»

Поле "Реквізит пошуку" вказуємо реквізит для пошуку дублів:

При необхідності встановлюємо вибір пошуку. Для цього в табличній частині "Додатковий відбір для пошуку" додати новий рядок і в колонці "Поле" вибрати реквізит.

Натискаємо на кнопку «Знайти дублі»:

Далі нам необхідно визначити «Правильні елементи», тобто ті елементи, які залишаться, а їх дублі втечуть, у всіх документах замість дублів підтягнуться «Правильні елементи». Визначення елементів та видалення дублів може бути ручним або автоматичним.

Якщо групі один із елементів виділений жирним кольором, отже, у цій групі визначено «Правильний елемент».

Після визначення "Правильних елементів" необхідно натиснути кнопку "Заміна у всіх групах".

Увага! Ця операція необоротна!Після її запуску система пройде по кожній групі і зробить в ній заміну і видалення елементів, що завоювалися.

У 1С 8.2 пошук та видалення дублюючих елементів здійснювався за допомогою універсальної обробки з диска ІТС: Пошук та заміна даних (8.2), яка дозволяла замінювати значення. Далі об'єкти без посилань позначалися видалення і усувалися обробкою Видалення помічених об'єктів.

Процес пошуку та видалення дублів у 1С 8.2 вівся окремими операціями:

• Фіксувалося наявність дубля у базі;
• Визначалося найбільше посилань на знайдену пару;
• Обробкою Пошук та заміна данихоб'єкт із меншою кількістю посилань замінювався знайденим дублем із великою кількістю посилань;
• Об'єкт, який посилання були заміщені, позначався видалення. Далі з обробки усувався з бази 1С 8.2.

Пошук та видалення дублів у 1С 8.3

У базі 1С 8.3 реалізовано унікальний механізм пошуку та видалення дублів у вигляді однойменної типової обробки. Він здійснює пошук елементів, що дублюються, як у контрагентах і номенклатурі, так і в інших документах і довідниках.

Типова обробка в 1С 8.3 Пошук та видалення дублівполегшує процес видалення із 1С 8.3 непотрібної інформації. Причому з видалення без помилок, тобто без порушень обліку в базі даних! Як застосовувати обробку кроків розглянемо далі.

Крок 1. Де знаходиться обробка Пошук та видалення дублів

Обробку в 1С 8.3 можна легко викликати:

• Гол. меню – Усі функції – Обробки – Пошук та видалення дублів:

• Розділ Адміністрація – Підтримка та обслуговування:

• Налаштування панелі навігації розділу Адміністрація – вибір команди Пошук та видалення дублів:

Крок 2. Можливості обробки «Пошук та видалення дублів»

Що потрібно знати і для чого призначена ця обробка?

• Обробка здійснює пошук та усунення дублюючих елементів у всіх списках бази 1С 8.3. При цьому для адміністраторів 1С 8.3 повинні бути встановлені повні права;
• Обробка допомагає знайти входження всіх продубльованих елементів у базі 1С 8.3 та здійснює заміну дублів посиланнями на вибраний “правильний” елемент.

Крок 3. Пошук елементів, що дублюються

Викликаємо форму обробки Пошук та видалення дублів. Послідовність дій вказана цифрами у кружечках:

Визначаємо умови вибору елементів пошуку:

1. Вибір документів чи довідників, у яких обробка здійснить пошук дублікатів;
2. Накладення умов відбору вибору елементів. Наприклад, на видалення не помічений, заповнений реквізит ІПН:

1. Як правило, в 1С 8.3 за умовчанням встановлено збіг найменувань, але є можливість встановити інші. Наприклад, при збігу ІПН в 1С 8.3 буде попередження про наявність у базі існуючого ІПН. Збіг кодів через вбудовану унікальність номерів в 1С практично неможливо. Тому варіант за замовчуванням – найходовіший:

Після натискання кн. Пошук дублівпроводиться відбір та порівняння даних за встановленими умовами. Якщо елементи, що дублюються, не знайдені, то з'являється повідомлення:

При виявленні дублів з'являється список дублів. Перелік включає:

• Зліва – знайдені елементи;
• Праворуч – дані щодо елементів: кількість знайдених дублів та список документів, у яких вони використані.

Крок 4. Вибір оригіналу

Один із елементів лівої частини автоматично встановлюється як оригінал. При цьому, можна вказати інший елемент, виділивши його, та клікнувши Позначити як оригінал. У списку дублі маркуються прапорцями.

Крок 5. Видалення дублів у 1С 8.3

Виробляється за кн. Видалити дублі. Дублі позначаються на видалення, всі їх вкладення у документах замінюються на вибраний оригінал. Видалити елементи, що дублюються, остаточно можна обробкою Видалення помічених об'єктів. Розділ Адміністрація – Підтримка та обслуговування.

Отже, всю інформацію з обробки отримано, перейдемо до практики.

Крок 6. Приклад видалення дублів у довіднику Банківські рахунки

Сформуємо форму Пошук та видалення дублів:

1. Довідник банківських рахунків;
2. Не позначені видалення;
3. Порівнювати за назвою.

Наприклад у основі 1С 8.3 є дублі банківських рахунків. Розглянемо, як обробка видалить дублюючі посилання:

Клікаємо Знайти дублі. У результаті 1С 8.3 виявила всі три елементи, що дублюються, і дає можливість залишити той об'єкт, у якого більше посилань. Це розумно, тому так і робимо:

Натискаємо кнопку Видалити дублі. Після виконання всіх необхідних дій у 1С 8.3 з'являється відповідне повідомлення:

Перевіримо довідник Банківські рахунки. У результаті два рахунки позначені видалення:

Все чудово відійшло. У нас у базі 1С 8.3 порядок!

Будьте уважні! Необхідно зробити резервну допіюперед видаленням дублів, оскільки процедура не оборотна! Після закінчення видалення дублюючих елементів виконайте Тестування та виправлення бази, перевірте основні звіти тощо.

Як у програмі 1С ЗУП 8.3 провести об'єднання задубльованих фізичних осіб за допомогою спеціального помічника дивіться у нашому відео.

У цій статті ми розглянемо можливість пошуку та видалення дублів у «1С:Підприємство 8.3» і «1С:Підприємство 8.2». Проілюструємо, як працювати з типовою обробкою «Пошук та видалення дублів» у системі 1С у вигляді покрокової інструкції. Докладно розглянемо, як у 1С 8.3 здійснити пошук повторів і як правильно зробити видалення дублів.

Якщо в програмі 1С не стежити за даними, то неминуче дублювання інформації. Найчастіше це відбувається в довідниках «Номенклатура» і «Контрагенти».

Пошук та видалення дублів у «1С:Підприємство 8.2»

У 1С 8.2 пошук і видалення дублів можна здійснити за допомогою обробки з диска ІТC: «Пошук та заміна даних» (8.2). Ця універсальна обробка, яка дозволяє нам змінювати одні значення на інші, після чого об'єкти без посилань позначалися на видалення і видалялися обробкою «Видалення помічених об'єктів».

Процес пошуку та видалення дублів у 1C 8.2 можна вести окремими операціями:

• Шляхом фіксування наявності дубля у програмі.
• Визначення найбільшої кількості посилань на знайдену пару.
• Обробкою «Пошук та заміна даних» (об'єкт з меншою кількістю посилань, як правило, заміщається знайденим дублем з великою кількістю посилань).
• Об'єктом, посилання на який були заміщені, позначався на видалення і фізично видалявся з бази 1С 8.2 з обробки «Видалення помічених об'єктів».

Пошук та видалення дублів у «1С:Підприємство 8.3»

У програмний продукт «1С:Бухгалтерія 8. Редакція 3.0» вже вбудований унікальний механізм пошуку та усунення дублів. Це типова обробка «Пошук і видалення дублів», яка підходить для пошуку не тільки в номенклатурі і контрагентах, але і в інших довідниках і документах.

Типова обробка 1С 8.3 «Пошук та видалення дублів» максимально спрощує роботу з видалення з бази зайвої інформації. Причому, за правильним видаленням – без порушень обліку в базі даних!

Де знаходиться обробка «Пошук та видалення дублів»

Обробку можна викликати:

• Головне меню/Всі функції/Опрацювання/Пошук та видалення дублів.
• Розділ Адміністрація/Підтримка та обслуговування.
• Налаштування Панелі навігації розділу Адміністрація: налаштування Панелі навігації – вибір у доступних командах «Пошук та видалення дублів».

Можливості обробки «Пошук та видалення дублів»

Що нам потрібно знати про цю обробку?

• Обробка призначена для пошуку та усунення дублів у всіх списках програми 1С (для адміністраторів програми 1С - повинні бути Повні права).
• Обробка дозволяє знайти входження всіх продубльованих елементів у базі даних 1С і здійснює заміну дублів посиланнями на обраний «правильний» елемент.

Як працювати з цією обробкою ми покроково розглянемо у цій статті.

Крок 1. Запуск пошуку дублюючих елементів

Викликаємо форму обробки «Пошук та видалення дублів».

Встановлюємо умови вибору елементів пошуку:

1. Вибір довідників чи документів, у яких обробка здійснить пошук дублікатів.

2. Накладення умов відбору вибору, наприклад, не позначений видалення, заповнений реквізит ІПН.

3. Правила пошуку дублів: за замовчуванням встановлено збіг найменувань, але можна задати інші. Наприклад, збіг ІПН або кодів (при першому випадку в 1С 8.3) вийде попередження про наявність у базі введеного ІПН, а збіг кодів через закладену унікальність номерів в 1С переважно неможливо.

Після натискання кнопки «Пошук дублів» відбувається відбір та порівняння даних за заданими умовами. Якщо дублі не виявлені, виводиться відповідне повідомлення: «Не виявлено дублів за вказаними параметрами».

При виявленні дублів виводиться перелік дублів. Список складається з 2-х частин: зліва - знайдені елементи. Справа - інформація по виділеним елементам: кількість знайдених дублів і перелік документів, в яких вони використані.

Крок 2. Вибір оригіналу

Один з елементів лівої частини автоматично програмою 1С вибирається як оригінал.

Однак, можна вибрати інший елемент, виділивши його, і натиснувши кнопку «Позначити як оригінал». Дублі в списку маркуються прапорцями.

Крок 3. Безпосереднє видалення дублів у «1С:Підприємство 8.3»

Видалення дублів відбувається за кнопкою «Видалити дублі». Дублі будуть позначені для видалення, всі їх вкладення в документах замінюються на вибраний Оригінал. Остаточно видалити дублі можна обробкою «Видалення помічених об'єктів» (розділ Адміністрування/Підтримка та обслуговування).

Приклад видалення дублів у довіднику «Банківські рахунки»

Заповнюємо форму «Пошук та видалення дублів»:

1. Довідник банківських рахунків.

2. Не позначені видалення.

3. Порівнювати за назвою.

Наприклад, у базі 1С 8.3 є 3 дублі банківських рахунків, подивимося, як обробка видалить зайві посилання:

натискаємо на кнопку "Знайти дублі". Програма 1С 8.3 знайшла всі три дублі та пропонує залишити той об'єкт, у якого більше посилань. Це розумно, так і робимо;

натискаємо кнопку «Видалити дублі». Після виконання всіх дій програма 1С видасть повідомлення про успішне завершення: Усі знайдені дублі (3) успішно об'єднані.

Дивимося довідник «Банківські рахунки»:

два банківських рахунки позначені видалення. Тепер видаляємо їх з обробки «Видалення помічених об'єктів».

Будьте уважні! Обов'язково зробіть резервну копіюперед видаленням дублів, оскільки процедура необоротна. Після закінчення видалення дублів сформуйте основні звіти, виконайте експрес-перевірку обліку, тестування та виправлення бази.

За матеріалами Профбух8.ру