Cajero por día. El procedimiento para completar un libro de caja en papel y en formato electrónico. Libro de caja: muestra de llenado manual

Formulario de libro de caja KO-4: documento diseñado para reflejar el movimiento de efectivo a través de la caja de la empresa. Mantener el libro de caja se confía al cajero o contador responsable, los registros se realizan en presencia de documentos de respaldo (documentos de caja entrantes y salientes).

El libro de caja debe estar numerado, atado, el número de hojas certificadas con las firmas del jefe de contabilidad y del titular, así como el sello de la organización.

Mantener un libro de caja en el formulario KO-4 es un procedimiento obligatorio para todas las organizaciones que realizan pagos en efectivo, la autoridad fiscal verifica periódicamente la exactitud de la cumplimentación de este formulario. Las entradas en el formulario KO-4 se realizan diariamente con cada recibo o retiro de efectivo.

¡En una nota! También ofrecemos formularios y muestras de documentos que deben ser llenados por un cajero-operador todos los días: revista KM-4 - información en el formulario KM-7 -.

Llenado de muestra

Llenado de la tapa del libro de caja KO-4:

Organización: el nombre de la organización, OKPO, el nombre de la unidad estructural.

Libro de caja en: Se indica el período de validez de este formulario. Normalmente, este es un año calendario.

Llenando las hojas del libro:

Si el libro de caja se llena manualmente, entonces, antes de realizar una entrada en una nueva hoja, se dobla a lo largo de la línea de corte de tal manera que la parte de corte del reverso quede debajo de la parte inseparable del anverso. Entre ellos se coloca una copia al carbón, tras lo cual se realizan las entradas con un bolígrafo, mientras que en la segunda hoja se repiten los datos rellenados.

Para que las líneas no se confundan, es necesario no cambiar nada durante el día, no arrancar, no cambiar.

En la parte superior está la fecha actual y el número de hoja.

Balance al comienzo del día: el saldo de efectivo en la caja de la empresa al comienzo de la jornada laboral.

Número de documento: el número indicado en el documento de caja, en función del cual se recibieron o emitieron los fondos (número o).

De quién se recibió / a quién se emitió: Nombre de la persona o nombre de la organización, así como un resumen de la operación.

Número de cuenta: el número de la cuenta contable correspondiente a la cuenta de caja 50 "Cajero", depende del contenido de la transacción (cuentas 51, 70, 71, 62, 60, 76, etc.).

Llegada: la cantidad de efectivo recibido en el cajero se indica en rublos y kopeks.

Gasto: la cantidad emitida desde la caja se indica en rublos y kopeks.

Así, cada transacción en efectivo se refleja en el formulario de libro de caja KO-4 en la línea "transferencia". En la línea "Transferir", se calculan los valores totales de débito y crédito (ingresos y gastos).

Después de eso, la hoja se desdobla y se pliega de tal manera que el reverso de la parte de corte esté por encima del lado frontal de la parte de corte. De la misma forma, se coloca una copia carbón entre ellos y se realizan las inscripciones.

Total del día: se suman los resultados del día laborable, se calculan los volúmenes de negocios en débito y crédito (ingresos y gastos).

Saldo al final del día: la cantidad de efectivo que apareció en la caja al final de la jornada laboral se calcula teniendo en cuenta el saldo al inicio del día y la rotación de débito y crédito del día.

Firmas: la hoja del formulario KO-4 está firmada por el cajero responsable del mantenimiento del libro de caja, se indica el número de documentos de caja entrantes y salientes sobre cuya base se realizaron las entradas en el formulario KO-4.

Después de eso, se arranca una copia de los registros del día y, junto con los documentos de caja, se adjunta al informe del cajero-operador del formulario KM-6 () y se transfiere al departamento de contabilidad.

Las entradas originales permanecen en el libro de caja.

Si se comete un error en el libro de caja, puede corregirse tachando e indicando la información correcta junto a él, la corrección debe estar certificada por las firmas del contador jefe y el cajero.

Si el formulario KO-4 se mantiene en formato electrónico, al final del día hábil se imprimen dos copias de la hoja con las entradas del día, una se envía al departamento de contabilidad y la otra se archiva en una carpeta especial.

Como sabes, al dinero le encanta la cuenta. Y en la práctica, esta regla realmente funciona. Para la mayoría de las empresas y organizaciones, la obtención de beneficios juega un papel dominante. Pero incluso sin gastos, absolutamente cualquier actividad es imposible. Para lograr un equilibrio entre un negocio exitoso y el cumplimiento de la ley, se aplica el concepto de disciplina de efectivo. Uno de sus componentes es el mantenimiento obligatorio de un libro de caja por todas las empresas y empresas.

El libro de caja es un documento contable que contiene toda la información sobre la recepción y el gasto de fondos. Por supuesto, existe una forma legal para dicho libro, pero su uso es opcional. Cada contribuyente tiene la oportunidad de desarrollar y utilizar de forma independiente un libro de caja en sus actividades, siempre que contenga detalles obligatorios.

Procedimiento de mantenimiento para 2019

El libro tiene en cuenta todas las transacciones financieras realizadas durante el día.

La responsabilidad de mantener el libro de caja recae en el jefe de contabilidad de la organización o en la persona encargada de la conducción de las actividades contables. La persona a cargo del cajero es nombrada por orden del jefe de la organización.

El libro de caja se mantiene en una sola copia. Las excepciones son las empresas que tienen divisiones separadas con un saldo de caja independiente.

En este caso, cada departamento mantiene su propio libro de cuentas. Al mismo tiempo, el original del libro de caja de cada subdivisión separada se encuentra en la subdivisión, y se deben transferir copias de este libro a la institución principal para los informes obligatorios y la información sobre la contabilidad de los fondos. Si los jefes de la organización decidieron que sería más conveniente para sus actividades llevar un libro de caja en papel, entonces, en este caso, el libro de caja es un diario en papel con detalles obligatorios.

Pero siempre hay una alternativa: se permite mantener el libro de caja en formato electrónico. Entonces, es un programa especial con el llenado obligatorio de las columnas.

Matices de completar un documento.

El mantenimiento manual de documentos es muy inconveniente

Mantener un libro de caja en una organización suele ser responsabilidad de un contador. Todos los días, cuando se realizaron transacciones monetarias, el cajero al inicio y al final de la jornada laboral reúne los saldos.

Cualquier recibo de efectivo en la caja se registra mediante un recibo y una orden de pago, y cualquier emisión de dinero se refleja en una nota de gastos.

En este caso, los números y la información de los pedidos anteriores deben indicarse en el libro de caja. Así, todas las operaciones se registran al final de cada día y se certifican con la firma del jefe de contabilidad. Luego, esta información pasa al contador principal de la organización para su verificación.

Al completar el libro de caja en sí, también se deben cumplir algunos requisitos:

• la página del título del libro debe contener los detalles de la organización (o si hay una división separada);
• la numeración de cada página del libro es obligatoria;
• el diseño del libro debe coincidir con el año fiscal.

Características de la cumplimentación del formulario electrónico.

El documento es mantenido por un cajero y certificado por un contador.

El contador utiliza muchos programas en su trabajo. En particular, el libro anterior en forma electrónica, mientras que toda la información necesaria sobre la recepción y el gasto de los fondos, el contador ingresa al programa durante el día.

Como regla general, un libro de caja electrónico es una mesa. Hay dos opciones para llevar un libro: completamente en formato electrónico y mantenimiento electrónico con impresión adicional de información. En este último caso, al final de cada día, después de completar toda la información necesaria, el libro de caja en papel es certificado por el jefe de contabilidad.

Cuando se mantiene un libro de caja completamente en formato electrónico, la información en el libro debe estar certificada por una firma electrónica.

Para proteger la información del programa de terceros, se recomienda establecer un bloqueo contra el acceso no autorizado.

Almacenamiento del libro de caja

El almacenamiento de los libros de caja en 2019 debe realizarse de acuerdo con la normativa establecida. El lugar de almacenamiento puede ser el archivo de una organización u otro lugar especial que garantice la seguridad durante todo el período de almacenamiento de los documentos contables, es decir, al menos 5 años después del período del informe. El almacenamiento adecuado de los libros de caja salvará a la empresa de responsabilidades fiscales y administrativas.

El libro de caja es uno de los documentos financieros más importantes de cualquier organización. Cabe señalar que la introducción generalizada de las cajas registradoras electrónicas en línea no elimina el mantenimiento de los libros de caja.

Cualquier organización debe mantener libro de caja (formulario N KO-4)si recibe o gasta dinero en efectivo. El libro de caja lo lleva un cajero u otro empleado cuyas responsabilidades laborales incluyen la realización de transacciones en efectivo. El control sobre el mantenimiento del libro de caja se asigna al jefe de contabilidad (en su ausencia, al jefe).

Registro de libro de caja

El libro de caja se puede guardar de tres formas: a mano, en una computadora o en formato electrónico.

El libro de caja se llena a mano

Antes de comenzar a trabajar con un libro de caja, sus hojas deben estar numeradas y atadas. El número de hojas se indica en la última página del libro de caja y está certificado por las firmas del jefe de contabilidad y el jefe de la organización y el sello de la organización.

La escritura en el libro debe hacerse con tinta o bolígrafo.

Cada hoja del libro consta de dos partes idénticas (copias):

el primero siempre permanece en el libro;

el segundo es desprendible.

El algoritmo para completar el libro de caja es el siguiente:

1. Al comienzo del turno, el cajero, es decir, un empleado cuyas responsabilidades laborales incluyen realizar transacciones en efectivo:

a lo largo de la línea de puntos (línea de corte) dobla la parte de corte de la hoja debajo de la primera e inserta papel de copia entre ellas;

indica la fecha y el monto del saldo en efectivo al inicio del día, que siempre es igual al saldo al final del día hábil anterior en el que se realizaron las transacciones en efectivo.

2. Durante el día, el cajero realiza entradas línea por línea en el libro de caja sobre cada recibo y orden de débito (PKO) y orden de débito en efectivo (RCO), elaborados para el efectivo recibido y emitido, respectivamente.

Se completa la línea "Transferencia" del libro de caja con el monto total de efectivo recibido y emitido a esta hora:

o al final del turno;

o cuando una página de la hoja no era suficiente para los registros del turno.

Si una hoja del libro no fue suficiente para todos los registros del turno, los registros se ingresan en la siguiente hoja, en la que se indica la misma fecha en la línea "Efectivo por".

3. Al final del turno, el cajero:

calcula e indica en el libro de caja la cantidad total de dinero recibido y emitido (volumen de efectivo) y el saldo de caja al final del día. En este caso, el monto destinado a la emisión de salarios en nómina o nómina se indica adicionalmente en la línea "incluyendo salarios, pagos sociales y becas";

pone su firma en el libro de caja e indica el apellido y las iniciales.

4. Después de eso, el cajero transfiere el libro de caja junto con el PKO y el RCO recibidos para el día al contador o al contador principal.

5. Contador, habiendo comprobado los asientos en el libro de caja con los datos de PKO y RCO:

indica en el libro de caja en palabras el número total de PKO recibidas y el número total de cajas registradoras y carteles recibidos;

devuelve el libro al cajero, dejando para él el PKO, el RKO y la parte desprendible de la hoja del libro de caja.

Además, si no se realizaron transacciones en efectivo durante la jornada laboral, no se registran asientos en el libro de caja.

El libro de caja se llena en la computadora

En este caso, el libro de caja se puede guardar en un programa de contabilidad (por ejemplo, en 1C) o en otro programa de computadora conveniente.

Las entradas en un libro de caja de este tipo se realizan de la misma manera que cuando se completa un libro de caja a mano.

Al final de cada jornada laboral, el cajero imprime y firma 2 copias de la hoja del libro de caja, que lleva al contador junto con el PKO y la caja registradora emitidos para el día. La conciliación de los datos del libro de caja con los datos de PKO y RCO es la misma que cuando se completa el libro de caja a mano.

Al menos una vez al año, se deben coser las páginas impresas del libro de caja, indicando su número total en el reverso de la última página. Luego, el jefe de la organización también se firma en esta página y se coloca el sello de la organización.

El libro de caja se mantiene en formato electrónico

En este caso, el libro de caja se elabora con medios técnicos que aseguran su protección frente al acceso no autorizado, la distorsión y la pérdida de información, y se firma con firma electrónica.

Vida útil del libro de caja

Los documentos y libros de caja, los diarios de contabilidad de caja registradora y PKO, los documentos bancarios, los talones de la chequera bancaria, los informes anticipados y los documentos de auditoría de la caja deben conservarse en la organización durante cinco años.

Después de la expiración del período de almacenamiento de la documentación, se debe destruir.

Responsabilidad administrativa

Si la organización no mantiene un libro de caja o los registros no se ingresan en él o se ingresan fuera de tiempo, se impondrá una multa:

para una organización por un monto de 40,000 a 50,000 rublos;

• en su cabeza por una cantidad de 4.000 a 5.000 rublos.

¿Todavía tiene preguntas sobre contabilidad e impuestos? Pregúnteles en el foro de contabilidad.

Libro de caja: detalles de un contador

• Libro de caja y diario del cajero-operador del empresario individual

  ¿Completar el diario del cajero-operador? Acerca del libro de caja Un empresario individual, incluido ... el catering, no puede llevar un libro de caja y documentos, según ... en este libro. (Las entradas en el libro de caja (f. 0310004) las realiza el cajero ... documentos, y tampoco para llevar el libro de caja. Agregar: lo mismo ... Para su información: la exención de llevar el libro de caja no se aplica a un empresario individual que es ... un empresario definitivamente no puede llevar un libro de caja y documentos, sobre la base de ...

• Organización de pagos en efectivo en una institución autónoma

  Hasta 50.000 rublos. Mantener un libro de caja El efectivo que llega a la caja y se emite ... el efectivo debe registrarse en el libro de caja (f. 0504514). Las entradas en él ... justifican. De acuerdo con los cambios realizados, ahora no solo el cajero puede llevar el libro de caja ... del dinero reflejado en el libro de caja, y certifica las entradas en el libro de caja con una firma. No puedo quedarme ...

• Procedimiento simplificado para realizar transacciones en efectivo

  Registro de documentos de caja y mantenimiento de un libro de caja. Se han determinado los detalles del registro de documentos en efectivo ... del registro de documentos en efectivo y el mantenimiento de un libro de caja. Se han determinado los detalles del registro de documentos en efectivo ... sobre la base de documentos fiscales. Sobre el mantenimiento del libro de caja Según la cláusula 4.6 del Procedimiento ... era verificar los datos contenidos en el libro de caja. Y ahora comprueba el saldo de caja real ... en el libro de caja. Se ha aclarado el procedimiento de tramitación de documentos electrónicos ...

• Se ha cambiado el procedimiento para registrar transacciones en efectivo y emitir fondos para un informe.

  La persona jurídica registra dinero en el libro de caja (f. 0310004) (cláusula 4.6 ... Directiva No. 3210-U). Las entradas en el libro de caja (f. 0310004) se realizan para cada ... lo que significa que las entradas en el libro de caja (f. 0310004) no se pueden registrar ... reflejadas en el libro de caja (f. 0310004), y certifica las entradas en la caja registradora libro (f. 0310004 ... (f. 031001, 0310002) adjunto al libro de caja debe cumplir con los requisitos que establece la ley ...

• Se han realizado cambios en el procedimiento para realizar transacciones en efectivo.

  Documentos en efectivo en papel. Libro de pago. El efectivo que llega al cajero y se emite ... el efectivo debe registrarse en el libro de caja (f. 0310004). Entradas en él ... La Ordenanza No. 4416-U establece que el libro de caja no solo lo lleva el cajero, sino también ... reflejado en el libro de caja (f. 0310004), y certifica los asientos en el libro de caja (f. 0310004 ...

• Nuevo procedimiento para transacciones en efectivo y emisión de dinero a cuenta

  Verificar con firma electrónica. Las entradas en el libro de caja debido a modificaciones pueden ... Previamente, el cajero verificaba los datos en el libro de caja con documentos de caja, mostraba el monto ... y el saldo de los fondos en el libro de caja. Registro de cajas registradoras entrantes y salientes ...

En el mundo moderno, la mayoría de los pagos no se realizan en efectivo, pero a veces los pagos todavía se utilizan en efectivo. Y para registrar el rendimiento de dichos cálculos, debe saber cómo llevar un libro de caja. Así que averigüémoslo.

Disposiciones básicas

El libro de caja es un diario especial (registro) en el que todas las transacciones realizadas por el formulario se ingresan utilizando la forma de pago en efectivo.

Dicho diario se incluye en los informes de un empresario individual (IE). Mantener una caja registradora es una medida obligatoria en presencia de transacciones en efectivo. El mantenimiento y elaboración del registro está regulado por la legislación fiscal. Desde 2016, incluso aquellos empresarios que trabajan bajo el sistema de pago de impuestos simplificado deben mantener una caja registradora.

La revista se publica en un formato especial KO-4. Es necesario llevar una caja registradora cuidadosa y minuciosamente, ya que los funcionarios tributarios la controlan durante cualquier inspección de las autoridades tributarias. Si la revista contiene información inexacta, errores o está redactada incorrectamente, se impone una multa al empresario. Se crea una caja registradora separada para cada año calendario.

Cómo se mantiene el libro de caja

Antes de ver un ejemplo de cómo llenar un libro de caja, considere los detalles del llenado. Todas las transacciones en efectivo que realice el empresario durante el día deben registrarse en la caja registradora. Los únicos días que no necesita llevar un diario son los fines de semana. El libro de caja contiene información sobre la rotación de efectivo, que también se refleja en los ingresos y gastos. Al final de la jornada laboral, se ingresan los datos finales, que contienen información sobre el límite de efectivo y el volumen de negocios.

Con la ayuda de la caja registradora, todas las finanzas en efectivo de la empresa son visibles y registradas. Además de la información obligatoria, el registro también puede contener información que la gerencia de la empresa decidió ingresar allí.

A veces, un empresario individual puede no estar involucrado en el mantenimiento de la caja registradora, pero si los salarios de los empleados se les dan en efectivo a través del cajero, entonces se requiere el registro. Pero incluso si las ganancias de los empleados se les transfieren en forma no monetaria, el conocimiento de cómo se completa el libro de caja no será superfluo.

Información sobre cómo llevar el registro ante las leyes

La necesidad de llevar un diario está indicada por el Decreto del Banco Central de 11.03.2014 No. 3210-U. Establece que se deben ingresar todas las transacciones relacionadas con el recibo o retiro de efectivo. Una organización comercial solo puede tener una caja registradora.

Cada hoja debe estar numerada, las hojas están cosidas y al final debe haber un sello de masilla o cera.

Después de parpadear, las hojas son certificadas por una persona autorizada o el jefe de la empresa. Cualquier información que se ingrese en el registro debe estar duplicada. Para fines de duplicación, puede utilizar una copia al carbón normal. Debería ser posible arrancar una de las copias, ya que el cajero la necesita para el informe. Los registros originales permanecen en la revista. Naturalmente, los números de página del original y la copia deben coincidir. Hacer correcciones en la caja registradora solo es posible si dichas correcciones están certificadas por las firmas del jefe de contabilidad y el cajero. Es posible el llenado automático de la caja registradora o el libro de caja en formato electrónico. En este caso, las páginas se crean en forma de mecanografiado y las hojas se numeran automáticamente.

Es categóricamente inaceptable emitir fondos desde la caja si no hay confirmación de esta operación en la nota de gastos con la firma del destinatario. De lo contrario, los fondos faltantes se consideran faltantes y están sujetos a cobros por parte del cajero. Cualquier efectivo, en ausencia de los documentos de efectivo necesarios, se equipara a las ganancias de la empresa.

La sala de la caja registradora debe estar equipada de tal manera que se garantice el almacenamiento seguro del dinero. Además, debe garantizarse la seguridad del transporte de fondos al banco. La responsabilidad de garantizar la seguridad recae en la dirección de la empresa. El incumplimiento de este requisito puede derivar no solo en responsabilidad administrativa, sino también en responsabilidad penal.

Lea también: Cómo aumentar la productividad laboral en una empresa

La información sobre cómo garantizar la seguridad de los fondos está disponible en las Instrucciones del Banco Central. Los requisitos para la presencia o ausencia de alarma en la caja no están legalmente establecidos, pero existen recomendaciones para guardar el efectivo en una caja fuerte, cuya llave está en la caja. Además, hay instrucciones de que al inicio del turno, antes de abrir el local y la caja fuerte, el cajero debe inspeccionar las cerraduras y asegurarse de que estén intactas, y las rejas en las ventanas y puertas también deben estar intactas. Si hay indicios de una autopsia, debe informar de inmediato a la policía y a la dirección de la organización.

Procedimiento de llenado

Entonces, ¿cómo llenar un libro de caja? Hay plantillas listas para usar según las cuales se mantiene el libro de caja. Todas las transacciones en efectivo del día deben reflejarse en una hoja del diario. Al finalizar la jornada laboral, es necesario cobrar los saldos y resumir los resultados. Luego, el cajero elabora un informe diario y entrega todo el efectivo al departamento de contabilidad.

En la caja registradora, cada página está duplicada y la copia está en la sección de corte. Esto se hace para que el cajero pueda adjuntar esta copia al informe.

La revista tiene ocho columnas. La primera columna es "saldo al comienzo del día". En esta columna ingrese la cantidad que se encuentra en la columna "saldo al final del día" del día anterior. La segunda columna "número de documento" contiene un número especial de recibos y gastos. La tercera columna contiene datos de pedidos. La cantidad en esta columna está escrita en su totalidad. La cuarta columna es "número de cuenta correspondiente o subcuenta". La quinta columna es "el nombre del empresario o el nombre de la organización". La sexta columna es "transferencia", resume las operaciones registradas en las columnas anteriores. La séptima columna es "total del día", aquí se suman los totales diarios. Octava columna "Saldo al final del día". En él, la cantidad del día está completamente eliminada. Esta cifra debe coincidir con la cantidad disponible. El reverso del formulario se completa o tacha con el símbolo Z. Al final de las entradas, se colocan las firmas del contador y el cajero.

Registre las reglas de apariencia y mantenimiento

La caja registradora es una revista de 70-120 páginas, que necesariamente contiene una página de título. La portada contiene información sobre el período de tiempo durante el cual esta revista es válida, el nombre de la IP u OKPO de la organización.

Si el diario se mantiene manualmente, entonces las hojas se numeran, se ata y se sellan en este formulario. Cualquier registro se duplica como copia carbón. A continuación se muestra un ejemplo de cómo completar un libro de caja manualmente.

Los deberes del cajero incluyen:

• cálculo de totales por día;
• reducción del saldo de caja al comienzo del día siguiente;
• informe al departamento de contabilidad.

La verificación de todas las entradas realizadas en la caja registradora es responsabilidad del contador. Verifica la conformidad de los registros con recibos y órdenes de pago y pone su firma.

En la caja registradora, se permiten correcciones tachando la entrada incorrecta y haciendo la correcta. Dicha corrección debe estar certificada por la firma del cajero y el contador. No se permite rejuntar, borrar, etc. en el registro.

Al final del día, después de que se hayan eliminado los importes totales, el cajero entrega al departamento de contabilidad una copia desprendible de la hoja del libro de caja y toda la documentación que acredite las operaciones realizadas durante el día. Luego, el cajero ingresa en el registro el número de documentos enviados al departamento de contabilidad y los firma. El contador comprueba todos los datos y también firma el libro.

Cada nuevo día, en la caja registradora, se comienzan a realizar anotaciones desde una nueva hoja y se debe ingresar el número de hoja, fecha, saldo de caja al inicio del día y operaciones durante el día.

Al comienzo del año calendario, se inicia una nueva caja registradora, y al final, en la última página de la revista atada, ponen un sello y escriben “numerados y atados” e indican el número de hojas. En Internet puede encontrar una muestra de cómo llenar un libro de caja.

De acuerdo con las reglas establecidas, cada entidad comercial está obligada a adherirse a las reglas de disciplina de efectivo. Una de estas reglas obliga a los empresarios a llevar un libro de caja. Cabe señalar que en dos mil catorce, el Banco Central de la Federación de Rusia emitió un decreto eximiendo a los empresarios individuales de esta obligación. Esto significa que llevar una caja registradora es obligatorio solo para las personas jurídicas. En este artículo, proponemos considerar la cuestión de cómo se completa el libro de caja.

Todas las personas jurídicas tienen caja. individuos y empresarios individuales

¿Qué es un libro de caja y por qué es necesario?

Toda persona dedicada a los negocios está obligada a equipar una caja registradora. Es importante señalar que la mayoría de los recién llegados al campo empresarial no comprenden la diferencia entre caja registradora y equipo de caja registradora. KKT o equipo de caja registradora es un dispositivo especial que se utiliza al aceptar efectivo. De acuerdo con las reglas establecidas, estos dispositivos deben usarse al vender productos comercializables por dinero en efectivo. También debe mencionarse que esta regla tiene algunas excepciones. En algunas situaciones, un empresario puede utilizar formularios especiales en lugar de un cheque.

El término "efectivo" en sí mismo denota el monto total de todas las transacciones monetarias relacionadas con el efectivo. De esto podemos concluir que la caja registradora muestra tanto los gastos como las ganancias recibidas durante un período de tiempo específico. Los recursos financieros recibidos por la prestación de servicios o la venta de bienes deben necesariamente reflejarse en la caja. Al mismo tiempo, no importa en absoluto si el empresario utiliza KKT o formularios de informes estrictos.

Es importante tener en cuenta que incluso en ausencia de transacciones financieras relacionadas con el efectivo, un empresario debe mantener registros de efectivo.

Quién es responsable de completar el diario

Habiendo considerado la cuestión de qué es un libro de caja, deberíamos pasar a hablar de la responsabilidad de cumplimentar este registro. De acuerdo con la normativa emitida por el Banco Central en el dos mil catorce, los empresarios privados están exentos de la obligación de llevar el libro en cuestión. Todas las transacciones financieras se realizan mediante nóminas y órdenes de pago, que se utilizan para pagar salarios y otros incentivos monetarios. A diferencia de los empresarios individuales, las personas jurídicas deben mantener el diario en cuestión y redactar documentos adicionales cuando interactúan con efectivo. El cajero de la empresa es designado responsable de mantener el registro.

También debe tenerse en cuenta que los empresarios individuales tienen el derecho legal de seguir adhiriéndose a la disciplina del efectivo. Pero en este caso, las autoridades de control no pueden sancionar por falta de diario o llenado incorrecto. En términos simples, los propietarios únicos pueden utilizar las cajas registradoras para simplificar el procedimiento de cálculo de la base imponible.

El cajero es una colección de todas las transacciones en efectivo de un empresario u organización.

¿Es obligatorio llevar un libro de caja?

De acuerdo con el Decreto del Banco Central de 11 de marzo de dos mil catorce, todas las entidades comerciales registradas como personas jurídicas deben mantener registros especiales, donde se inscribirán todas las transacciones financieras relacionadas con el efectivo. Es importante prestar atención a la inadmisibilidad de utilizar copias o duplicados adicionales para informar. Cada página del registro debe estar marcada con el número de hoja correspondiente. Antes de poner en funcionamiento la caja registradora, es imperativo flashear todo el registro.

La caja registradora preparada para la puesta en servicio debe estar avalada por el director general o cualquier otro empleado con la autoridad necesaria. Los actos legales que rigen la conducta de los registros de caja indican que la información contenida en la caja registradora debe duplicarse utilizando una copia carbón. Es necesario transferir información a la parte desprendible de la hoja, que se utiliza para informar ... Un requisito importante de las autoridades de control es la coincidencia de los números de las páginas originales y las copias desmontables.

Teniendo en cuenta la cuestión de cómo llevar un libro de caja, es importante prestar atención a los cambios y ajustes de las entradas en el registro. Todas las correcciones realizadas a este registro deben ser confirmadas por la firma del cajero y el jefe del departamento de contabilidad. Hoy, todas las organizaciones tienen el derecho legal de llevar un diario electrónico. También hay aplicaciones informáticas especiales con la ayuda de las cuales los registros se compilan en una forma que cumple con los estándares estatales.

Es importante tener en cuenta que las estructuras comerciales no pueden gastar el efectivo guardado en la caja registradora sin pruebas documentales. Todas las transacciones monetarias deben confirmarse con un comprobante de gastos que contenga el recibo del destinatario. La ausencia de firma se considera una escasez de fondos, que asume la responsabilidad en forma de retención de parte de los ingresos de la persona responsable. Todos los fondos para los que no hay documentos relevantes se consideran ganancias de la empresa.

También es necesario prestar especial atención al equipo de la habitación que se utiliza como caja registradora de la empresa. La principal tarea de las personas responsables es garantizar el almacenamiento seguro del efectivo.... Se deben observar las reglas de seguridad al enviar dinero a una institución financiera. Esta obligación recae en el director de la empresa. Debe entenderse que la violación de las reglas anteriores puede conllevar responsabilidad tanto administrativa como penal. Las Instrucciones actuales del Banco Central contienen información detallada sobre las reglas para mantener los fondos. Es importante señalar aquí que no existe una regulación en la normativa vigente que obligue a los empresarios a instalar un sistema de alarma especial. Según los empleados del Banco Central, el propietario de la empresa solo necesita comprar una caja fuerte especial, cuya llave se entregará al cajero.

Antes de comenzar la jornada laboral, el cajero de la empresa debe examinar cuidadosamente la habitación y la caja fuerte con el fin de identificar signos de robo. Si hay rastros de un intento de abrir la caja fuerte, es necesario informar a la administración de la empresa e involucrar a las fuerzas del orden.

Es necesario cumplir con ciertos requisitos para el orden de registro del libro de caja.

Reglas para completar el documento.

Un libro de caja es una pequeña revista que contiene cincuenta o cien páginas. Este registro, además de las cajas registradoras, debe tener una carátula, que marque la fecha de puesta en funcionamiento del documento. Es importante señalar que no existen límites económicos para estas revistas.

Pagina del titulo

En la página principal, debe especificar la siguiente información:

1. Nombre y datos de la empresa, incluido el código TIN y OKPO.
2. Datos de pasaporte del director general.
3. El nombre del departamento de estructuras.
4. Datos del pasaporte, así como cargo del responsable de llevar el diario.
5. La fecha de puesta en funcionamiento del registro.

Caja registradora

El mantenimiento manual de un libro de caja requiere una preparación preliminar del diario para la puesta en servicio. Cada página debe estar numerada, después de lo cual se cose toda la revista. Cada entrada realizada en el registro debe estar duplicada en un comprobante. Para ello se utiliza papel carbón. El cajero responsable de completar el registro está obligado a compilar un cálculo de la rotación de dinero que pasó por el cajero durante el día y calcular el saldo de fondos al final del día. Se envían copias desprendibles de las páginas al departamento de contabilidad.

Cada entrada realizada en el libro de caja debe ser revisada por un contador. También se debe tener en cuenta que el número de registros debe corresponder estrictamente al número de hojas desmontables (pedidos). Luego de verificar la exactitud de la información ingresada, el contador deberá certificar el libro de su firma. Es importante señalar que las normas vigentes establecidas por el Banco Central permiten correcciones y ajustes. Todos los cambios realizados en el diario deben ser confirmados con la firma del jefe del departamento de contabilidad.

Teniendo en cuenta la cuestión de cómo llenar el libro de caja, se debe tener en cuenta que las entradas en este registro deben realizarse diariamente. Los días festivos y los fines de semana son las únicas excepciones. Cada día laborable se utiliza una nueva hoja de diario. A lo largo del día, indica todas las transacciones financieras y la rotación de dinero que ha pasado por el cajero. Al final del día, el resto se rellena y la página completa se certifica con la firma del cajero. La revista solo se puede utilizar durante un año. Al final del período de informe, el cajero está obligado a abrir un nuevo registro, que se pondrá en funcionamiento al comienzo del nuevo año calendario.

Veamos el procedimiento para llenar la caja registradora. En la parte superior de la página, debe indicar su número de serie, así como la fecha actual. La columna "Saldo al comienzo del día" contiene información sobre la cantidad de efectivo que se mantiene en la caja. Esta cantidad debe coincidir con la columna "Saldo al final del día" indicada en la hoja anterior. En la columna "número de documento" se indica el número ordinal del pedido.

En el siguiente apartado se indica el nombre de la empresa o el apellido, nombre y patronímico del titular de la IP. En las columnas "Número de cuenta correspondiente" y "Número de subcuenta", debe especificar el método específico para recibir o emitir fondos. Cada uno de los métodos se muestra mediante un cifrado especial. Es importante tener en cuenta que los propietarios únicos no necesitan completar esta sección.

En las columnas "Gastos" e "Ingresos", debe indicar la cantidad de dinero que ha pasado por el cajero. Los importes se indican en valores numéricos. No se permite redondear la suma al número completo. En la sección "Transferencia", debe indicar la cantidad total de fondos de las columnas anteriores. Pero sobre la base de la cantidad de volumen de negocios financiero, se completa la columna "Total del día". Al final de la jornada laboral, el cajero debe agregar nuevo efectivo a la cantidad sobrante del día anterior. De la cantidad resultante, debe restar el dinero registrado en la sección "Gastos". El resultado final debe corresponder a la cantidad total de fondos almacenados en la caja registradora de la empresa.

Los campos que se dejen en blanco deben estar tachados con la letra "Z". Estas acciones reducen la probabilidad de realizar modificaciones en la hoja completa. Cada página completa debe estar firmada con la firma del empleado, el cajero y el jefe del departamento de contabilidad.

El libro de caja es un documento que registra todas las operaciones para recibir y emitir efectivo desde la caja de la organización.

última página

Al final del período del informe, la persona responsable de llevar el diario debe encadenar el registro. En la última página se adjunta un inserto que contiene la siguiente información:

1. Letras “atadas y numeradas”.
2. Una marca sobre el número de hojas.
3. Firma del funcionario y del jefe de contabilidad.

Opciones de llenado

Como señalamos anteriormente, el registro en cuestión se puede completar manualmente o mediante aplicaciones especiales. En el último caso, el cajero debe imprimir los formularios completados y atarlos. También se permite llevar un libro de caja en formato electrónico. A continuación, sugerimos mirar los detalles de cada opción de registro.

A mano

Las órdenes de pago se utilizan como la principal fuente de información al completar el diario en cuestión. Es importante tener en cuenta que la información de las órdenes de crédito se indica en la sección "Ingresos" y de las órdenes de débito, en "Gastos". Durante el llenado del diario, se ingresa inicialmente la información de las órdenes de recepción, después de lo cual se transfiere la información de los documentos de gastos. Debe haber solo una marca por cada orden de pago en efectivo.

Antes de cerrar la caja registradora, el empleado debe verificar la exactitud de la información ingresada conciliando los pedidos y las entradas realizadas. El monto restante indicado en la columna "Saldo al final de la jornada" debe estar visado con la firma del trabajador. Posteriormente, los fondos recibidos se concilian con el monto indicado en el registro. Esta verificación debe realizarse con la participación del jefe del departamento de contabilidad.

A continuación se muestra un ejemplo de cómo completar un libro de caja manualmente:

El cajero (o una persona que lo reemplace) lleva el libro de caja

En la computadora

El libro de caja en formato electrónico se mantiene mediante aplicaciones informáticas especializadas. Hoy en día se permite utilizar aplicaciones como "Contribuyente LE" y "1C". El uso de la versión electrónica del reporte permite no solo sistematizar la información, sino también simplificar los cálculos. Por regla general, este enfoque lo practican las grandes organizaciones.

Al utilizar la versión electrónica de la revista, es muy importante proteger su computadora del acceso de terceros. Para ello, puede establecer una contraseña para la propia aplicación o proteger el formulario de cambios mediante una firma electrónica. También debe cuidar la seguridad de los datos de antemano. El almacenamiento de copias de seguridad en medios de almacenamiento confiables le permite minimizar el riesgo de perder el diario debido a fallas del sistema. También cabe señalar que es inaceptable realizar ajustes a los documentos certificados con firma digital.

Llenado "digitalizado"

El llenado digitalizado implica el uso de aplicaciones informáticas especiales con la posterior impresión del formulario completo. Al utilizar esta opción, es necesario formar dos formularios al inicio del turno de trabajo: "Informe de caja" y "Hoja de entrada". Estos formularios deben tener un texto idéntico en la forma de la cantidad de efectivo recibida en la caja.

El cajero está obligado a conservar los encartes hasta el final del año calendario. Los informes se envían diariamente al departamento de contabilidad. Al utilizar esta técnica, todas las páginas impresas se numeran en orden ascendente. Al final del mes, todos los formularios deben estar grapados y el número total de hojas debe indicarse en la última impresión.

Cómo corregir errores

Considerando el ejemplo de llenar un libro de caja, hay que decir que al completar el diario no se pueden cometer errores. Si se comete un error que no afecta el valor del monto total, debe tachar los datos incorrectos con una línea recta. La información correcta se indica encima de ellos, que está certificada por el cajero y el contador.

Los errores que violen el valor final durante un período determinado deben tacharse en diagonal. A continuación, debe marcar la casilla "Cancelado". A continuación, el cajero debe completar una nueva página con la información correcta. Si comete un error, debe redactar una nota, que se transferirá al contador o al director general de la empresa. En el texto de la nota, debe indicar la inexactitud. El acto compilado se utiliza como base para cobrar una comisión que hará ajustes al libro. Al final de este trámite, el cajero rellena un certificado indicando todas las correcciones realizadas.

El libro se puede guardar tanto en papel como en formato electrónico

Responsabilidad por la ausencia de un libro de caja

La función de controlar la corrección de la cumplimentación del diario en cuestión recae en los empleados de la inspección fiscal. En caso de revelar errores e infracciones graves, los funcionarios fiscales pueden imponer una multa. Cabe señalar aquí que las autoridades de control no pueden imponer una multa por aquellos errores que fueron descubiertos sesenta días después de la fecha de su comisión.

El monto de la multa para los propietarios de empresarios individuales varía de cuatro a cinco mil rublos. La multa para las personas jurídicas varía de cuarenta a cincuenta mil rublos. Es importante tener en cuenta que si se revela la falta de un libro de caja, las entidades comerciales también enfrentan un castigo. El artículo decimoquinto del Código de Infracciones Administrativas contiene información sobre el monto de las multas establecidas para los funcionarios.

Conclusiones (+ video)

Habiendo considerado una muestra de cómo completar un libro de caja, debe recordar que la formación de este registro es responsabilidad de todas las entidades legales. Antes de comenzar a completar la revista, debe estudiar cuidadosamente todas las sutilezas asociadas con la forma legal de una empresa en particular. Se recomienda que los gerentes de empresas privadas consulten con un especialista competente que comprenda este tema.

En contacto con