Головна » Інтернет » У чому призначення журналу реєстрації касових ордерів? Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів - зразок. Хто займається заповненням журналу реєстрації

У чому призначення журналу реєстрації касових ордерів? Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів - зразок. Хто займається заповненням журналу реєстрації

Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів або документів (скорочено ПКО та РКО) необхідний організаціям та індивідуальним підприємцям, які, згідно із законом, зобов'язані користуватися касовими апаратами для отримання та видачі грошей готівковим шляхом. Цей журнал використовують для заповнення таких необхідних даних, як дата та номер прибуткового чи видаткового ордера, точна цифра отримання в касу грошей або видачі з неї готівки. Простіше кажучи, книга реєстрації касових операцій покликана спростити ведення та облік бухгалтерського документообігу. Обчислити кінцеве сальдо на потрібний період юридичній особі чи ІП стає значно простіше.

Зазвичай, заповнює журнал касир чи призначений співробітник бухгалтерії, знає правила заповнення, призначені керівником організації. Ця особа є матеріально відповідальною, про що з нею наперед укладається договір. Неписьменне ведення, помилки у журналі реєстрації ПКО і РКО, які виявляються аудитором тягнуть у себе притягнення до адміністративної відповідальності (ст.15 п.1 КпАП РФ).

Правила ведення журналу мають на увазі внесення точних записів у поля, заповнення яких є обов'язковим.

Положення ФЗ «Про Центральний Банк РФ» №86, ст. 34 від 10.07.2002 р. доручає Банку Росії впорядкування касових операцій, які проводяться юридичними особами та підприємцями. Тим самим даний ФЗ встановлює уніфіковані правила, обов'язкові для виконання перерахованими особами.

Існує поняття касового ліміту для будь-якого підприємства. Розмір його визначає Центробанк – він також узгоджується в індивідуальному порядку з начальством організації. Грошова сума, що перевищує встановлений ліміт, підлягає зберіганню у банку.

Варто розглянути докладніше, що ж таке прибуткові та видаткові ордери, які підлягають реєстрації.

Прибутковий та видатковий касовий ордер: поняття та функції документа

За допомогою оформлення прибуткового касового ордера фіксується інформація про гроші, що надійшли в касу. Кожен новий ордер спочатку заноситься до журналу касових документів (форма № КО-3), а потім передається касиру. Після того як документ склали та зареєстрували, має бути проставлено підпис головного бухгалтера або уповноваженої особи з обов'язковим зазначенням його прізвища та ініціалів.

Далі ПКО отримує касир, який переглядає вірність складання документа, наявність необхідних додатків, а також справжність підпису уповноваженої особи. У разі виявлення помилки чи неточності касир має надіслати на доопрацювання отриманий документ.

Якщо ж дотримано всіх правил оформлення, останній приймає готівку, а також проставляє свій підпис та ініціали з прізвищем. Робити це належить як на самому ордері, так і на квитанції, що до нього додається. Касир зобов'язаний проставити на квитанції дату внесення до каси готівки та засвідчувальний друк свого підпису, крайня частина якого має «заходити за краї» прибуткового ордера.

Видатковий касовий ордер є касовим документом, виходячи з якого відбувається видача готівки. Цим займається також відділ бухгалтерії. Оформляється РКО на уніфікованому бланку, форма № КО-2. Цей бланк заповнюється бухгалтером чи іншим уповноваженою особою.

Складений за всіма правилами РКО також реєструють у журналі формою № КО-3. Підписує цей касовий документ бухгалтер/уповноважена особа, а також керівник організації. Якщо на документах, що додаються до видаткового ордера, проставлено резолюцію керівника, яка дає дозвіл на проведення грошової операції, тоді підпис останнього не потрібен.

РКО ніколи не підлягає передачі. Він знаходиться у касі.

Порядок заповнення книги РКО та ПКО

Журнал допускається вести у будь-якому зручному вигляді: електронному, друкованому, написаному від руки. На кожному аркуші проставляється його порядковий номер, а також друк організації. Суб'єкт ведення касового журналу сам визначає, на який період заводитиметься журнал (місяць, півроку, рік).

Журнал ведеться певний період, зазначений у статуті компанії. Кожна сторінка має бути прошита, пронумерована, а також містити друк.

Сам журнал складається із двох частин: титульний лист і власне сама облікова книга, її листи. Якщо наповнення походить від руки, то виключно ручкою синього кольору.

Заголовний (титульний) лист містить таку інформацію:

Конкретна назва документа.
Назва організації.
Код за загальним класифікатором (ОКПО).
Період початку та закінчення заповнення.
Дані працівника, який відповідає за журнал: його ПІБ, посада.

Самі облікові сторінки є таблицею з двох стовпців. Зліва фіксуються відомості про приходи, праворуч – про витрати.

Необхідно пам'ятати, що «витратник» на видачу зарплати реєструється лише за фактом отримання працівниками. Це правило виходить з того, що для отримання працівником зарплати може не вистачити готівки в касі. А у зв'язку з тим, що РКО діє лише в день його оформлення, може відбутися грубе порушення правил ведення журналу, якщо ордер буде внесено другого дня.

Ще одне важливе правило – дотримання точного нумерованого порядку касових документів. Якщо якийсь прибутковий чи видатковий ордер стає нікчемним, його слід позбутися. Інші по порядку ордери необхідно перенумерувати.

Штрафи, передбачені адміністративним законодавством за неписьменне ведення реєстрації касових ордерів, помилки та помилки, досить серйозні. Слід з більшою відповідальністю підходити до такого важливого моменту, як заповнення журналу реєстрації.

Всі грошові потоки повинні контролюватись і враховуватись, як відомо, гроші люблять рахунок. Цей процес було б неможливо здійснювати без документального підтвердження. У зв'язку з цим законодавством РФ встановлено форми документів, що супроводжують усі операції з фінансами та стандарти їх оформлення.

Єдині форми та бланки прийняті для так званої простоти спілкування між компаніями та різними державними структурами. Важко навіть уявити, скільки часу й сил знадобилося б витратити контролюючій особі, розбираючись у записах на полях старих газет та пошарпаних блокнотах.

Усі суттєві фінансові операції здійснюються через касу компанії, ґрунтуючись на письмовому розпорядженні з бухгалтерії. Касир наділений, за стан довіреної йому готівки та звітує за свої дії шляхом, які вважаються письмовим доказом здійснення будь-яких господарських операцій.

Прибуткова та видаткова касова документація: поняття та призначення

Кошти, що надійшли до каси підприємства, фіксуються (ПКО). А видані касиром (РКО) відповідно. Замість розхідника, розпорядженням до виплати готівки з каси, можуть послужити або заяви на видачу фінансів.

Кожен такий документ має своїм цифровим кодом, присвоєним йому згідно з Загальноросійським класифікатором управлінської документації (ОК 11-93):

Будь-які документи касової звітності містять наступні обов'язкові реквізити:

Назва та адреса компанії;
характер операції;
Сторони, які брали участь у правочині;
Дату та час складання (вчинення операції) та порядковий номер документа;
Сума готівки (цифрами та прописом);
ПІБ та підпис відповідальної особи.

Касова документація оформляється у бухгалтерії, співробітником, призначеним письмовим наказом керівництва. Потім вони вручаються касовому працівнику щодо операції. Він своєю чергою, перед видачею фінансів зобов'язаний переконатися у правильному оформленні документів та у справжності підпису розпорядника (главбуха, директора тощо.)

При отриманні готівки касиром корінець ПКО повинен бути підписаний і переданий особі, яка сплатила суму, а сам ордер, підписаний цією особою, залишиться у касира. Витратник підписується людиною, яка отримала кошти, та візується штампом «Оплачено», інакше довести факт виплати буде неможливо.

Перед закриттям трудової зміни, ґрунтуючись на розхідниках та приходниках, підраховується залишкова сума готівкиу касі компанії, за формулою:

ОНКС = ОННС + Прихід - Витрата,
де ОНКС – фінансовий залишок на кінець зміни,
ОННС – фінансовий залишок початку зміни.

Прихід – сумарна величина всіх ПКО за робочу зміну, витрата – всіх РКО відповідно.

Перерахована фактична готівка має збігатися з документальним залишком копійки в копійку, хоча в деяких установах допускається похибка, визначена . Переправлення та закреслення в таких документах не допустимі, за будь-яких помилок документ ліквідується і оформляється заново.

Про застосування ПКО розказано у наступному відеосюжеті:

Призначення журналу

Перед передачею касовому співробітнику той чи інший документ обов'язково реєструється в журналах прибуткових/видаткових касових документів. Фіксацію виконує співробітник бухгалтерії чи інша відповідальна особа, визначена наказом керівника компанії.

Робиться це з тією метою, щоб до рук касового працівника не потрапив підроблений документ, і капітал не був витрачений шахрайським шляхом. Наприкінці трудової зміни проводиться звіряння зареєстрованих паперів з ордерами, спираючись куди діяв касир протягом усього дня.

Для кожної організації встановлюється касовий лімітперевищувати який категорично заборонено. Усі готівка, понад цей ліміт, повинні зберігатися в банку. Визначається розмір ліміту Центробанком та обговорюється з керівництвом компанії, в індивідуальному порядку.

Ведення реєстраційного журналудозволяє визначити грошовий залишок у касі на будь-який момент, що полегшує та прискорює роботу контролюючих органів під час перевірки.

Регулювання фінансових розрахунківє прерогативою Центробанку РФ, ним затверджено нормативні акти, якими керуються всі установи, оформляючи касову документацію.

Це положення про:

порядок ведення касових операцій на РФ;
правила організації звернення готівки біля РФ.

Цільцих нормативних актів очевидна: визначення загальних правил щодо роботи з грошовим капіталом у межах РФ, а ведення реєстраційного журналу дозволяє дотримуватися встановленого порядку, спростити звітність, уникнути підробки та втрати первинних документів.

Якщо Ви ще не зареєстрували організацію, то найпростішеце зробити за допомогою онлайн сервісів, які допоможуть безкоштовно сформувати всі необхідні документи: Якщо у Вас вже є організація, і Ви думаєте над тим, як полегшити та автоматизувати бухгалтерський облік та звітність, то на допомогу приходять наступні онлайн-сервіси, які повністю замінять бухгалтера на Вашому підприємстві та заощадять багато грошей та часу. Вся звітність формується автоматично, підписується електронним підписом та надсилається автоматично онлайн. Він ідеально підходить для ІП або ТОВ на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все відбувається в кілька кліків, без черг та стресів. Спробуйте і Ви здивуєтесяЯк це стало просто!

Правила оформлення

Журнал заводиться на етап, визначений статутом компанії. Усі його сторінки повинні нумеруватися і закріплюватися печаткою підприємства.

включає в себедві основні частини: титульний лист та сторінки облікової книги. Його можна заповнювати друкованим чи електронним способом або заповнювати вручну, чорнилом або кульковою ручкою виключно синього кольору. Цей обліковий журнал має оформлятися згідно уніфікованій формі КО-3, Затвердженої на законодавчому рівні постановою Держкомстату РФ від 18/08/1998 р №88, Ф. по ОКУД 0310003.

Титульна сторінкаоблікової книги неодмінно містить певну інформацію:

Що стосується термінів зберігання, реєстраційна книга відноситься до типових управлінських архівних документів і повинна зберігатися на підприємстві протягом п'яти років після закінчення звітного періоду (кінцевої дати ведення журналу).

Згідно з Федеральним законом №402 від 06/12/11г компанія зобов'язана створити оптимальні умови для зберігання архівних документів і надати будь-який з них на першу вимогу контролюючого органу.

У разі виникнення спірних питань та судових розглядів подібні документи зберігаються в архіві до з'ясування всіх обставин та припинення судового діловодства.

Порушникам правилкасової дисципліни та ведення фінансових операцій загрожує адміністративна відповідальність у вигляді штрафу (ст15п1 КпАП РФ):

Посадовим особам від чотирьох до п'яти тисяч карбованців.
Організаціям та юридичним особам від сорока до п'ятдесяти тисяч рублів.

Дані цифри є переконливим закликом дотримуватись порядку в касових документах та уникати різних непорозумінь та помилок у веденні звітності.

Порядок заповнення Журналу в 1С розповів у цьому відео уроці:

Журнал реєстрації вхідної, вихідної касової документації – книга обліку, містить всі операції з готівкою, здійснюваними через касу організації. Відповідно до законодавства РФ прибуткові, і навіть видаткові документи би мало бути складено без помарок і помилок.

Журнал реєстрації видаткової та прибуткової документації та правила оформлення

Прибуткові та видаткові касові чеки, розрахунково-платіжні відомості, різні заяви на надання готівки реєструються співробітниками бухгалтерії у відповідній книзі. Касові ордери, сформовані на розрахунково-платіжних відомостях на надання заробітної плати та інших аналогічних платежів, фіксуються в журналі після їх видачі.

Кошти, внесені з цього приводу компанії через касу, реєструються з допомогою касових прибуткових ордерів (ПКО). А видані співробітником бухгалтерії відповідно видатковими чеками (РКО). Замість останніх документів можуть бути надані рахунки на оплату, платіжні відомості або заяви на надання готівки.

Усі документи мають свій ідентифікаційний номер, що міститься у класифікаторі загальноросійської документації:

0310001 – прибуткові папери;
0310002 – видаткові документи;
0301011 – платіжні ордери;
0301009 – видатково-платіжні документи.

Кожен папір касового обліку містить основні дані:

найменування, а також юридичну адресу підприємства;
тип операції;
учасники правочину;
час та дату операції;
номер видаткового ордера;
суму прописом, а також цифрами;
ініціали, підпис уповноваженого працівника організації.

Касова звітність складається у бухгалтерії, працівником підприємства, призначеним наказом директора. Після чого вона передається касовому співробітнику для здійснення видаткової чи прибуткової операції. Перед видачею коштів, касир повинен упевнитися у правильності складання відомості та у справжності підпису основного розпорядника (керівника, головного бухгалтера тощо).

При передачі готівки співробітнику бухгалтерії, корінець ордера повинен бути підписаний і відданий особі, яка внесла суму, а сам ПКО, засвідчений підпис цієї особи, залишитись у касового працівника. РКО засвідчується підписом людини, якій було видано на руки кошти, та візується печаткою «Оплачено», інакше довести факт здійсненої виплати буде просто неможливо.

Після закінчення робочого дня, ґрунтуючись на видаткових та прибуткових документах, визначається залишок готівки в касі підприємства, за такою формулою:

Сума коштів на кінець зміни = Залишок початку дня + отриманий прихід – сума виданої готівки

Перераховані кошти повинні співпадати із сумою, відображеною в документах до копійки, але деякі організації допускають невелику похибку, зафіксовану статутом. Виправлення не припустимі, за наявності помилок ордер знищується та складається заново.

Основне призначення книги обліку

Видаткові та прибуткові ордери, на підставі яких здійснюється видача, а також внесення готівки до каси підприємства, необхідно зафіксувати в окремій книзі, що називається журналом реєстрації ПКО та РКО документів.

Дана форма книги має бути у кожної організації, яка здійснює готівкові операції. Усі кошти, що вибувають, а також надходять на підприємство, повинні бути проведені через прибутково-витратні відомості, які у свою чергу співробітник бухгалтерії реєструє в спеціальному журналі. Сюди відносяться касові прибуткові чеки, видаткові документи, платіжні ордери тощо.

Контроль прибуткової та видаткової документації - обов'язкова умова для здійснення фінансово-господарської діяльності фірми. Усі операції з готівкою проводить відповідальна особа або головбух. РКО чи ПКО роздруковуються на пристрої чи заповнюються від руки. У видатковій документації відображаються дані посвідчення особи одержувача матеріальних коштів. На відомостях із заробітної плати допускається проставляти лише один номер РКО.

Як правильно оформити журнал?

Законодавство висуває основні вимоги до складання РКО та ПКО, серед яких варто виділити:

до відомості обов'язково додається первинна папір, виступає основою його формування;
виправлення, різні помилки не припустимі;
кожному виду відомостей надається наскрізна нумерація з початку звітного року;
всі ордери повинні бути без винятку зареєстровані у книзі обліку;
відомості дійсні лише у день формування.

При готівкових платежах між юридичними особами не варто забувати про максимально допустимий розмір договору, який допускає законодавство РФ. У 2016 році за однією угодою сума обмежувалася межами 100 тис. рублів (можливо, зараз вона дещо вища). За недотримання цього правила підприємству може загрожувати штраф.

Отримані з каси кошти компанія може використати на виплату заробітної плати та придбання куплених товарів. Інші суми, що перевищують встановлений ліміт, підприємство зобов'язане здавати у фінансову установу.

Як правильно заповнити книгу обліку?

Кожен документ починається з титульного листа. Журнал КО-3 повинен містити такі дані:

назва підприємства;
код з ОКПО;
конкретний підрозділ, якщо у книзі здійснюється реєстрація видаткових, прибуткових ордерів лише певної структури підприємства;
рік – журнал відкривається на початку звітного року та діє до його закінчення, тому дата актів не вказується;
уповноважена особа, відповідальна за ведення книги – ініціали, посада.

Сам журнал реєстрації ПКО і відповідно РКО складається з однотипних аркушів, а також основної таблиці, до якої заносяться всі вихідні та вхідні касові ордери протягом усього року. На кожній сторінці представлено 8 підрозділів: перші 4 призначені для реєстрації прибуткових документів, інші – для обліку інших актів.

Кожен рядок використовується для обліку однієї відомості, і включає такі пункти:

перший – дата формування прибуткового ордера;
другий – індивідуальний номер відомості;
третій – сума готівки, відображених у документі;
четвертий «примітка» – тут можна вказати від кого саме було отримано цю суму і за що;
п'ятий – дата складання видаткового ордера;
шостий – порядковий номер із початку року;
сьомий – сума, видана з каси підприємства;
восьмий "коментарі" - характер операції.

У журналі обліку відображаються всі необхідні відомості щодо ордерів, актів, що підтверджують рух матеріальних засобів, що дає змогу вільно відслідковувати витрати та прибуток компанії за різні проміжки їхньої фінансово-господарської діяльності, а також контролювати оборот документів.

Основні правила зберігання та заповнення журналу - штрафні санкції

Найчастіше книгу обліку веде працівник бухгалтерії організації, іноді касовий співробітник. Але в будь-якій ситуації це виконавець, який призначається письмовим наказом генерального директора компанії до виконання певних обов'язків. З цим співробітником також укладається угода матеріальної відповідальності.

Щодо періоду зберігання, реєстраційний журнал – типовий управлінський документ, тому перебуває в архіві організації протягом п'яти років (після закінчення кінцевої дати ведення книги). На підставі ФЗ від 2011 року №402 підприємство зобов'язане створити належну умову для зберігання звітності компанії, щоб надати її контролюючим органам на будь-яку їхню вимогу.

У разі виникнення можливих спірних ситуацій та розглядів у суді, подібні папери зберігаються на підприємстві до закриття справи або з'ясування певних обставин. Порушникам, які допустили порушення в обліку фінансових операцій та касової дисципліни, загрожує відповідальність:

співробітникам компанії - 4000 - 5000 рублів;
компаніям, і навіть всім підприємцям – 40 000 – 50 000 рублів.

Щоб уникнути можливих проблем та відповідальності щодо здійснення касових операцій з готівкою, необхідно чітко дотримуватись усіх інструкцій ведення журналу обліку прибуткових, видаткових документів.

Враховуючи, що ми живемо у правовій державі, нормативне регулювання охоплює всі сфери життя, у тому числі підприємницьке. Кожен підприємець чи керівник організації знає, що операції, пов'язані з обігом коштів, повинні фіксуватися.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Законодавство РФ передбачає низку нормативних правових актів, у яких передбачені форми обліку з фінансовими коштами, а також регламентують правила та порядок їх заповнення.

Розробка та впровадження єдиних форм та бланків обліку зроблено для спрощення регулювання взаємовідносин між підприємцями, а також органами державної влади.

Концепція

Будь-які кошти, що вносяться до каси або витрачаються на певні цілі, повинні фіксуватися в касових ордерах:

ПКО – прибутковий касовий ордер;

РКО – видатковий касовий ордер.

Як видатковий ордер може бути використано:

платіжна відомість;
рахунки на оплату;
заяву на видачу коштів.

Слід розуміти, що кожен розрахунковий документ має свій цифровий код, відповідно до Загальноросійського класифікатора документації.

Будь-яка документація, що має відношення до касової звітності, містить у собі обов'язкову інформацію:

найменування та юридичну адресу юридичної особи;
вид операції, що проводиться;
сторони;
порядкові номери, а також час та дату проведення фінансової операції.
дані осіб, які підписують документи;
реквізити.

Касові документи мають бути оформлені у бухгалтерії підприємства, та заповнюються відповідальним співробітником за наказом керівника організації. Після цього вони передаються касиру щодо операцій.

Перед проведенням будь-якої касової операції касир зобов'язаний перевірити достовірність та правильність заповнення наданої документації. Під час передачі готівкових коштів касиру, заповнений і підписаний відривний ПКО підлягає передачі особі, який вніс кошти рахунок оплати фінансової операції, а ордер залишається в касира. РКО має підписати особу, яка прийняла кошти з проставленням штампу, що підтверджує факт оплати, інакше можуть виникнути проблеми з доведенням вчиненого правочину.

Наприкінці робочої зміни касир зобов'язаний провести звіряння залишкової готівки з документацією з урахуванням усіх проведених операцій протягом дня.

Жодні виправлення чи помарки робити в касових документах не можна, інакше можуть виникнути проблеми з контролюючими органами, за що передбачена відповідальність.

Застосування

Будь-які передачі касових документів від бухгалтера касиру та у зворотному порядку реєструються у відповідному журналі реєстрації касових документів. Обов'язок щодо фіксації передачі касових документів покладено на головбуха або особу, уповноважену письмовим наказом керівника підприємства.

Така процедура необхідна для дотримання прозорості та законності проведення грошових операцій у рамках діяльності організації.

Закінчення кожного відпрацьованого дня має закінчуватися звіркою касовою документацією з грошовими коштами, що фактично залишилися в касі.

Закон встановлює касові ліміти, перевищення якого є неприпустимим. Кошти, що перевищують встановлений ліміт, повинні зберігатися в ліцензованих фінансових організаціях – банках.

Розмір ліміту встановлюється Центральним Банком РФ, та узгоджується з підприємцем в індивідуальному порядку.

Якщо говорити про наглядові та контролюючі органи, то ведення журналу обліку прибуткових та видаткових операцій спрощує процедуру проведення звірки документації та готівкових коштів за кожен відпрацьований день.

Серед нормативних правових актів, що визначають порядок ведення фінансових розрахунків, належать положення:

про порядок ведення касових операцій на РФ;
правила організації звернення готівки біля РФ.

Таким чином, питання, чи потрібен журнал реєстрації касових документів, відпадає саме собою.

Правила заповнення

Журнал обліку касових операцій ведеться у період, передбачений статутом підприємства.

Кожна сторінка журналу обов'язково має бути:

пронумеровано;
прошита;
скріплений друк;
підписано уповноваженою особою.

Сам документ є книгою, що складається з двох основних частин:

титульна сторінка;
листи обліку.

Вносити інформацію в журнал обліку можна як ручним способом, за допомогою звичайної кулькової ручки синього кольору, а також за допомогою комп'ютера за допомогою відповідного програмного забезпечення.

Журнал ведеться за уніфікованою.

На титульному листі міститься інформація про:

найменування підприємства;
ОКПО організації;
заповнене поле про дату початку та закінчення ведення документа;
дані співробітника, уповноваженого його вести та підписувати.

Аркуші обліку представлені у вигляді таблиці, до якої вносяться дані про вироблені касові операції протягом дня.

Кожен робочий день починається із заповнення нової сторінки обліку.
Важливо розуміти, якщо йдеться про видачу заробітної плати готівкою, то проведену операцію необхідно відображати в журналі тільки після фактичного отримання працівником коштів. З огляду на те, що ордер на виплату заробітної плати має терміновий характер, то наступного дня він стає недійсним, а відповідно внесена операція буде грубим порушенням порядку ведення журналу обліку касових операцій.

Автоматизація роботи під час заповнення журналу реєстрації касових документів

Нинішні розвиток онлайн-сервісів дозволяє суттєво економити свій час та автоматизувати процес заповнення бланків, а також зайвий раз підстрахуватися щодо наявності помилок.

Наприклад, підключившись до класу 365 можна отримати наступний спектр послуг:

автоматично заповнювати типові зразки бухгалтерської звітності;
друк документів з підписом та печаткою;
підготовка фірмових бланків з логотипом та реквізитами компанії;
підготовка комерційних пропозицій;
робота з документами у форматі офісних програм;
розсилання електронної пошти.

Штрафи

Порушення правил ведення касової документації тягне за собою притягнення до адміністративної відповідальності у вигляді штрафу:

посадові особи - 4-5 тис. рублів;
юридичних осіб – 40-50 тис. рублів.

Хто може вести

За загальним правилом журнал касових операцій заповнюється касиром чи уповноваженою особою, призначеним керівником виходячи з наказу, і навіть угоди про матеріальної ответственности.

Яка звітність підлягає реєстрації

До касової книги необхідно вносити всі факти руху коштів. РКО - документ, що оформляється при видачі грошей з каси. - Документ, що оформляється при отриманні коштів на баланс підприємства.

Вся облікова документація має бути перевірена та підписана уповноваженою особою. Виправлення або внесення змін до касової звітності є неприпустимим.

Прибуткові та видаткові ордери – це головні первинні документи в касі будь-якої організації. Яким чином слід вести облік та контроль цих важливих паперів і як заповнювати касовий журнал без помилок? Читайте у цій статті.

Заповнювати касові документи щодо приходу та витрати готівки зобов'язані абсолютно всі організації, у яких є каса та операції по ній. Таких переважна більшість, адже попри поширення електронних засобів для безготівкових розрахунків, готівка на дрібні господарські потреби зазвичай потрібна. Отже, більшості організацій необхідний і журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів. Тому познайомимося з ним детальніше.

Форма журналу

Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документівє обліковою книгою, до якої необхідно вносити інформацію та реквізити всіх виданих касиром документів. Його уніфікована форма затверджена постановою Держкомстату Російської Федерації від 18 серпня 1998 № 88 . Вона називається № КО-3, але за бажання організації можуть її використовувати і розробити власний варіант. Адже із 2013 року застосування таких уніфікованих форм первинних облікових документів є рекомендованим. Хоча решта касових паперів, зокрема ті ж касові одери, відповідно до інформації Мінфіну № ПЗ-10/2012 , є обов'язковими саме у затвердженій формі.

Журнал реєстрації є звичайним регістром зведеного обліку, тому його можна розробити самостійно. У силу статті 10 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік" затвердження облікових регістрів є прерогативою керівника організації за поданням головного бухгалтера. Головне, вказати варіант, що використовується в обліковій політиці. Але за бажання можна застосовувати й уніфіковану форму (про це також слід згадати в обліковій політиці). Однак це завжди книга, яка обов'язково має бути пронумерована наскрізним способом і прошита. Зазвичай усередині бланк журналу реєстрації прибуткових та видаткових ордерів складається з двох однакових за обсягом половин:

Для прибуткових ордерів.
Для видаткових ордерів.

Ведуться вони одночасно. Інформацію про прихід прийнято розташовувати праворуч, а про витрату — зліва. Вести регістр законодавство дозволяє як на папері, а й у електронній формі. У цьому випадку має бути можливість роздрукувати заповнений бланк і сформувати його за певний період часу. Крім того, можна не застосовувати паперові копії, якщо у відповідальної особи (бухгалтера або касира) є кваліфікований електронний підпис, яким він зможе завіряти записи.

Заповнення касового журналу: зразок

На титульній обкладинці, незалежно від того, застосовується самостійно розроблений або рекомендований бланк журналу реєстрації прибуткових та видаткових документів, має бути найменування організації, її структурного підрозділу, де розташована каса, та назва самої форми. Крім того, потрібно написати дату, коли розпочато ведення бланка, та дані відповідальної за нього особи (посада та ПІБ). Виглядатиме це так:

Усередині бланка необхідно передбачити графи для зазначення наступної інформації щодо кожного касового ордера:

номер ордера та дата його складання;
сума витрати чи приходу;
примітки, у якому буде зазначено коротке призначення виданої чи отриманої грошової суми.

Номери прибутковим та видатковим ордерам необхідно надавати окремо по кожному з цих видів касових паперів. Наскрізна нумерація приходу та витрати не допускається.

Онлайн-каси

На питання, чи потрібен касовий журнал для онлайн-кас,відповідь однозначна - ні. Фіксація операцій та присвоєння номерів чеків здійснює в автоматичному режимі фіскальний накопичувач пристрою. Тому жодних додаткових облікових регістрів у цій ситуації не передбачено. До впровадження контрольно-касової техніки з функцією передачі даних онлайн касири-операціоністи вели журнали реєстрації прибуткових та видаткових ордерів, у яких записували дані про виручку, тепер цей обов'язок для них скасовано. Відповідні роз'яснення щодо цього давав Мінфін Росії у листі від 16.06.2017 № 03-01-15/37692.

Відповідальність

Хоча цей обліковий регістр і є обов'язковим для всіх організацій, за його відсутність жодної окремої адміністративної відповідальності для керівників або бухгалтерів законодавством не передбачено. Але якщо він не ведеться, це вважатимуться порушенням порядку ведення бухобліку в організації.